房屋中介档案管理制度制度

PAGE房屋中介档案管理制度制度一、总则（一）目的为加强公司房屋中介业务档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及房屋中介业务的部门及员工在业务活动中形成的各类档案资料管理。（三）档案定义房屋中介档案是指公司在房屋买卖、租赁、评估、咨询等中介服务过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司设立专门档案室，对各类房屋中介档案进行集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映房屋中介业务活动的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理业务活动中形成的各类档案，确保档案资料的齐全完整。4.保密性原则：对涉及客户隐私、商业机密等重要档案严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则：优化档案整理和分类，建立科学检索体系，方便档案的查询、调阅和使用。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善公司房屋中介档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司房屋中介业务档案，包括档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立档案管理信息系统，对档案进行数字化管理，实现档案信息的快速检索和共享。4.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。5.为公司各部门及员工提供档案查询、借阅等服务，并对档案利用情况进行登记和统计。6.组织开展档案管理培训，提高员工的档案管理意识和业务水平。（二）业务部门职责1.负责本部门房屋中介业务档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交档案室。2.明确专人负责档案管理工作，确保业务档案的及时形成和规范整理。3.在业务活动中，严格按照档案管理要求，妥善保管各类业务资料，防止档案丢失、损坏或泄密。4.根据工作需要，向档案室提出档案查询、借阅申请，并配合档案室做好相关档案利用工作。（三）员工个人职责1.员工在业务工作中应及时将形成的各类档案资料移交本部门档案管理人员，确保档案资料的完整性和准确性。2.严格遵守公司档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案资料。3.配合公司档案管理部门做好档案的整理、归档、查询等工作，提供必要的协助和信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.房屋买卖业务档案：包括房屋买卖合同、产权证书、购房客户信息、房源信息、交易过程中的各类文件（如看房记录、谈判记录、补充协议等）。2.房屋租赁业务档案：租赁合同、房屋权属证明、租赁双方身份证明、租金支付记录、房屋交接记录等。3.房屋评估业务档案：评估报告、评估委托书、房屋实地勘查记录、相关资料文件等。4.房屋中介咨询业务档案：咨询服务记录、客户需求分析报告、相关政策法规文件等。5.业务往来文件：与客户、业主、其他相关机构（如银行、公证处等）之间的信函、传真、电子邮件等。6.其他与房屋中介业务相关的重要文件和资料。（二）收集要求1.业务部门应在业务活动结束后[X]个工作日内，将相关档案资料收集齐全，并进行初步整理。确保档案资料内容完整、字迹清晰、签字盖章齐全。2.对于电子文件，应按照公司规定的格式和命名规则进行保存，并确保文件的可读性和完整性。同时，定期对电子文件进行备份，防止数据丢失。3.收集的档案资料应注明形成日期、来源、业务类别等关键信息，以便于后续整理和归档。（三）整理方法1.分类：按照房屋中介业务类型，将档案分为房屋买卖、房屋租赁、房屋评估与咨询等类别。每个类别再根据档案内容的性质和特点进行细分，如房屋买卖档案可分为合同类、产权类、客户资料类等。2.编号：为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性原则，采用[具体编号规则]进行编制。例如，房屋买卖档案编号格式为“FM年份流水号”，其中“FM”表示房屋买卖业务档案，“年份”为业务发生年份，“流水号”为该年份内该业务档案的顺序号。3.装订：对于纸质档案，应按照一定顺序进行排列，去除金属物后进行装订。装订应牢固整齐，便于翻阅和保存。4.编目：编制档案目录，目录内容应包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，另一份单独保存，作为档案检索的重要工具。四、档案的归档与保管（一）归档流程1.业务部门档案管理人员对初步整理好的档案进行核对和检查，确保档案资料齐全、整理规范后，填写《档案移交清单》。2.《档案移交清单》应详细列出移交档案的编号、题名、数量等信息，交接双方签字确认。3.业务部门将整理好的档案连同《档案移交清单》一并移交至档案室。档案室接收档案时，应对移交档案进行再次核对，如发现问题及时与业务部门沟通解决。4.档案室按照档案分类和编号规则，对接收的档案进行上架存放，并在档案管理信息系统中录入相关档案信息，完成归档工作。（二）保管期限1.房屋中介业务档案的保管期限根据其重要程度和性质分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：涉及房屋产权变更、重大交易纠纷等具有重要历史价值和法律意义的档案。长期保管的档案：一般房屋买卖、租赁业务档案，保管期限为[X]年。短期保管的档案：房屋中介咨询业务中一般性文件资料等，保管期限为[X]年。2.保管期限从档案形成年度的次年1月1日起计算。（三）保管要求1.档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备等。2.档案应按照类别和保管期限进行分类存放，排列有序，便于查找和管理。对于电子档案，应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行检查和维护。3.定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案数量、保管状况、存储位置等。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并采取相应措施进行处理。4.对超过保管期限的档案，应按照规定的鉴定程序进行鉴定，确定是否仍需继续保存。经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁清单》，报公司领导批准后进行销毁。档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和彻底性。五、档案的利用与借阅（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅房屋中介档案。外部单位或个人因法律法规规定或司法程序需要查阅、借阅档案的，应按照相关规定办理手续。（二）利用方式1.查阅：公司员工可在档案室现场查阅档案。查阅时，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅档案的编号、题名、查阅目的等信息。档案室工作人员应根据查阅需求，提供相应档案，并在现场监督查阅过程，确保档案安全。2.借阅：因工作需要确需将档案借出档案室的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的编号、题名、借阅期限、借阅用途等信息，并经部门负责人签字批准。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。（三）借阅要求1.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、转借、复印、摘录档案内容。如需复印或摘录档案，应经档案室同意，并按照规定办理相关手续。2.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案。如逾期未还，档案室应及时催还。对于逾期未还且无正当理由的借阅人，应暂停其借阅权限，并追究相关责任。3.借阅的档案归还时，档案室工作人员应认真检查档案的完整性和安全性。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应赔偿责任。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的房屋中介档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量，为公司业务发展提供有力的信息支持。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。扫描后的电子文件应按照档案分类和编号规则进行命名和存储。同时，对扫描图像进行图像处理，去除污渍、黑边等，提高图像质量。2.对于电子档案，应按照公司规定的格式和存储要求进行整理和存储。定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同介质上，并分别存放于不同地点，防止数据丢失。（三）信息系统功能1.档案录入：在档案管理信息系统中录入档案的基本信息，包括编号、题名、日期、来源、保管期限等，确保录入信息准确无误。同时，将扫描后的电子档案上传至系统，实现档案的数字化存储。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便用户快速准确地查询所需档案信息。系统应能实时显示档案检索结果，并提供档案详细信息的查看功能。3.借阅管理：记录档案借阅情况，包括借阅人、借阅时间、借阅期限、归还时间等信息。对逾期未还的档案进行自动提醒，方便档案室工作人员进行催还管理。4.统计分析：对档案管理数据进行统计分析，如档案数量统计、保管期限分析、利用情况统计等，为公司档案管理决策提供数据支持。5.安全管理：设置不同用户权限，确保只有授权人员才能访问和操作档案管理信息系统。对系统操作进行日志记录，以便及时发现和处理异常情况。同时，采取数据加密、防火墙等安全措施，保障档案信息的安全。七、档案管理的监督与考核（一）监督机制1.公司成立档案管理监督小组，由档案室负责人、业务部门代表等组成。监督小组定期对公司档案管理工作进行检查和监督，确保档案管理制度的有效执行。2.监督小组检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节，重点检查档案资料的完整性、准确性、规范性以及档案管理信息系统的运行情况。3.对检查中发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。整改情况应记录在案，作为档案管理考核的重要依据。（二）考核办法1.建立档案管理工作考核制度，将档案管理工作纳入公司各部门及员工的绩效考核体系。考核内容包括档案管理制度执行情况、档案管理工作质量、档案利用效果等