村委会档案归档管理制度

PAGE村委会档案归档管理制度一、总则（一）目的为加强村委会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在村委会工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于村委会各类档案的归档管理工作，包括但不限于村务管理、财务收支、村民信息、政策文件、会议记录等方面形成的文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则村委会档案由专人负责集中管理，确保档案管理工作的规范性和系统性。2.真实准确原则归档的档案应真实反映村委会工作的实际情况，数据准确无误，内容完整可靠。3.分类科学原则按照档案的来源、内容、形式等特征进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则采取必要的安全防护措施，确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、档案管理职责（一）村委会主任职责1.领导和监督村委会档案管理工作，将档案管理纳入村委会整体工作规划。2.协调解决档案管理工作中存在的问题，保障档案管理工作所需的人员、经费和设备等条件。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等具体工作。2.制定档案管理工作计划和规章制度，组织实施档案管理工作流程。3.对档案进行分类、编号、编目等处理，建立健全档案检索工具。4.定期检查档案的保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。5.严格遵守档案保密制度，防止档案信息泄露。6.积极为村委会各项工作提供档案查阅服务，根据需要编制档案参考资料。（三）各部门职责1.负责本部门工作中形成的文件材料的收集、整理，并定期移交档案管理人员。2.配合档案管理人员做好档案的整理、归档和利用等工作，提供必要的协助和支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级党委、政府及有关部门下发的与村委会工作相关的文件、指示、通知等。2.村委会制定的工作计划、总结、报告、决议、规章制度等文件材料。3.村务管理方面的文件，如村民自治章程、村规民约、选举资料、土地承包合同、宅基地审批文件等。4.财务收支方面的凭证、报表、账目等资料。5.村民信息档案，包括村民基本情况登记表、家庭成员信息、社会保障信息等。6.会议记录、纪要，包括村委会会议、村民代表会议、党员大会等会议形成的记录。7.各类统计报表、调查资料、调研报告等。8.反映村委会工作活动的照片、音像资料等。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应在工作结束后及时将本部门形成的文件材料收集齐全，整理分类，移交档案管理人员。2.收集的文件材料应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁。3.对于重要文件材料，应同时收集其电子文档，确保电子文档与纸质文档内容一致。（三）整理方法1.分类按照档案的内容和性质，将档案分为党群工作类、村务管理类、财务管理类、社会保障类、文化教育类、医疗卫生类、其他类等类别。每个类别下再根据具体情况进行细分。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用年度流水号或分类流水号等方式，便于档案的查找和管理。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和利用。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，不得压字、掉页。对于纸张规格不一致的档案，应进行裱糊或折叠处理，使其规格统一。四、档案的归档与保管（一）归档期限1.当年形成的文件材料，应在次年上半年完成归档工作。2.对于一些重大活动或专项工作形成的文件材料，应在活动结束或工作完成后及时归档。（二）归档程序1.档案管理人员对收集到的文件材料进行审核，检查其完整性、准确性和规范性。2.对审核合格的文件材料进行分类、编号、编目等整理工作。3.将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、题名等信息。4.将档案盒存放在档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案柜应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。3.对档案应定期进行检查和清点，发现问题及时处理。4.档案库房应配备必要的安全防护设备，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施。5.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应经档案管理人员同意，并进行登记。五、档案的利用与借阅（一）利用范围1.村委会工作人员因工作需要查阅档案。2.村民因个人事务需要查阅与其自身相关的档案。3.上级有关部门因工作需要查阅村委会档案。4.其他经村委会批准的单位或个人查阅档案。（二）利用方式1.查阅档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅。查阅档案时，利用者应在档案查阅登记簿上登记，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经村委会主任批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，档案管理人员应向借阅者当面清点档案数量，并提醒借阅者注意保护档案安全，不得擅自转借、涂改、损毁档案。（三）利用要求1.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损等。2.查阅档案时，应在档案管理人员指定的地点进行，不得将档案带出档案库房。3.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并登记复印或摘录的内容、份数等信息。4.利用结束后，利用者应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时查明原因并处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合村委会工作实际，确定档案的保管期限。2.对已过保管期限且确无保存价值的档案进行鉴定销毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由村委会主任担任组长，档案管理人员、各部门负责人等为成员。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，确定其保管期限。2.参考国家有关档案保管期限的规定和标准，结合村委会工作特点，制定适合本村委会的档案保管期限表。3.根据档案保管期限表，对已过保管期限且确无保存价值的档案进行登记造册，填写档案销毁清册。（四）销毁程序1.档案销毁清册经村委会主任批准后，方可进行销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册存档。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现村委会档案的信息化管理，建立档案数据库，提高档案管理工作的效率和水平，方便档案的查阅和利用。（二）信息化管理内容1.档案数字化对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。电子档案应与纸质档案内容一致，并进行备份存储。2.档案信息系统建设建立档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节的信息化管理。档案信息系统应具备档案录入、查询、统计、借阅管理等功能。3.数据安全管理加强档案信息化数据的安全管理，采取数据加密、访问控制、备份恢复等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统和相关设备的操作技能，确保信息化管理工作的正常开展。