社区档案室工作人员制度

PAGE社区档案室工作人员制度一、总则（一）目的为加强社区档案室管理，规范工作人员行为，提高档案管理水平，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于社区档案室全体工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准。2.安全保密原则：确保档案信息的安全，防止档案泄露、丢失和损坏。3.高效服务原则：以服务社区居民和工作为宗旨，及时、准确地提供档案利用服务。二、人员职责（一）档案室主管职责1.全面负责社区档案室的管理工作，制定工作计划和规章制度，并组织实施。2.负责档案工作人员的业务培训和考核，提高工作人员的业务素质。3.定期检查档案管理工作，及时发现和解决问题，确保档案管理工作的正常开展。4.负责与上级档案管理部门和其他相关部门的沟通协调，争取支持和指导。5.组织开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。2.按照档案管理的有关规定和标准，对档案进行分类、编号、编目等工作，确保档案的规范化管理。3.做好档案的安全保密工作，定期检查档案保管情况，防止档案损坏、丢失和泄露。4.积极开展档案利用服务，为社区居民和工作提供准确、及时的档案信息。5.参与档案信息化建设，录入和维护档案信息，提高档案管理的效率和水平。（三）档案借阅人员职责1.遵守档案借阅制度，履行借阅手续，按时归还档案。2.爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换或擅自复印。3.未经档案室主管同意，不得将档案转借他人。4.借阅档案应在规定的地点查阅，不得带出档案室。三、档案收集与整理（一）收集范围1.社区各类文件、资料、报表、记录等。2.社区建设、管理、服务等方面的重要文件和资料。3.社区居民的个人档案，如户籍档案、婚姻档案、医疗档案等。4.其他与社区工作和居民生活相关的有保存价值的档案。（二）收集要求1.各部门和个人应及时将应归档的文件和资料移交档案室，不得积压。2.移交的档案应齐全、完整、准确，符合档案整理的要求。3.档案室应定期对档案收集情况进行检查，确保档案收集工作的顺利进行。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的信息化管理。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等进行分类。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案归档与保管（一）归档要求1.档案管理人员应及时对整理好的档案进行归档，确保档案的有序存放。2.归档的档案应按照分类编号顺序排列，便于查找和利用。3.对重要档案应进行备份，防止档案丢失。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要是反映社区历史和重要工作的档案。3.长期保管的档案一般是保存10年至50年的档案。4.短期保管的档案一般是保存1年至10年的档案。（三）保管条件1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案应存放在专用的档案柜中，排列整齐，便于查找。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。五、档案利用与借阅（一）利用范围1.为社区居民提供个人档案查询服务。2.为社区工作提供文件资料查阅服务。3.为其他相关部门和单位提供档案信息共享服务。（二）借阅程序1.借阅档案应填写借阅申请表，注明借阅目的、档案名称、借阅期限等。2.借阅申请表经档案室主管批准后，方可办理借阅手续。3.借阅人员应凭有效证件到档案室领取档案，并在借阅登记本上签字。4.借阅期限一般不得超过规定时间，如需延期，应办理续借手续。（三）利用服务1.档案室应积极为利用者提供档案查阅服务，及时、准确地提供所需档案信息。2.利用者查阅档案应在规定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。3.档案室工作人员应协助利用者查阅档案，解答疑问。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立社区档案信息管理系统，实现档案的数字化存储和管理。2.提高档案管理的效率和水平，方便档案的查询和利用。3.加强档案信息的安全保密管理，确保档案信息的安全。（二）信息化管理内容1.档案信息录入：将纸质档案中的信息录入到档案信息管理系统中。2.档案信息维护：及时更新档案信息管理系统中的档案信息，确保信息的准确性和完整性。3.档案信息查询：利用档案信息管理系统提供档案信息查询服务，方便利用者查阅档案。4.档案信息安全管理：采取安全技术措施，防止档案信息泄露、丢失和损坏。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.定期对档案信息管理系统进行维护和升级，提高系统的性能和安全性。3.加强对档案信息的备份管理，防止数据丢失。七、档案安全与保密（一）安全管理1.档案室应制定安全管理制度，加强安全防范措施。2.配备必要的安全设备，如灭火器、防盗报警装置等。3.定期对档案室进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。（二）保密管理1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案信息。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取特殊的保密措施。3.借阅档案应严格履行借阅手续，防止档案信息的非法传播。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和标准进行鉴定。2.从档案的历史、现实和未来利用价值等方面进行综合分析。3.确保鉴定结果的准确性和公正性。（二）鉴定方法1.成立档案鉴定小组，由档案室主管和相关业务人员组成。2.对档案进行逐卷审查，确定档案的保管期限。3.对失去保存价值的档案，提出销毁意见。（三）销毁程序1.档案鉴定小组提出的销毁意见经档案室主管审核后，报社区领导批准。2.销毁档案应填写销毁清单，注明档案名称、数量、销毁时间等。3.销毁档案应在指定的地点进行，由专人负责监销。4.监销人员应在销毁清单上签字，确保销毁工作的彻底性。九、监督与考核（一）监督检查1.社区应定期对档案室工作进行监督检查，确保档案管理制度的有效执行。2.监督检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、利用、安全保密等方面。3.对监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，限期整改。（二）考核评价1.建立档案工作人员考核评价制度，对工作人员的工作业绩、业务能