贵州省档案室管理制度规定

PAGE贵州省档案室管理制度规定一、总则（一）目的为加强贵州省档案室的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，为各项工作提供有力的支持和保障，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本地区实际情况，制定本管理制度规定。（二）适用范围本规定适用于贵州省内各级各类机关、企事业单位、社会团体等组织的档案室管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案的集中保管和有效利用。2.真实性原则：档案应如实反映历史事实，保证档案内容的真实性和准确性。3.完整性原则：全面收集、整理和保存具有保存价值的文件材料，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为档案利用者提供便捷服务。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置各单位应根据工作需要设立档案室，配备必要的档案管理人员和设施设备。档案室应相对独立，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护条件。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责本单位各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督本单位各部门的文件材料收集、整理和归档工作，确保归档文件材料的质量。4.组织开展档案信息化建设，推进档案管理现代化。5.负责档案管理人员的业务培训和考核，提高档案管理队伍素质。6.参与本单位重大活动和重要项目的文件材料收集、整理和归档工作，提供档案服务。7.定期向上级主管部门报送档案工作情况报告，接受上级部门的业务指导和监督检查。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管、借阅登记等。3.对档案进行定期检查和清点，确保档案的安全和完整，发现问题及时报告并处理。4.积极开展档案利用工作，为利用者提供优质服务，及时准确地提供所需档案信息。5.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理。6.协助做好档案鉴定、销毁等工作，按照规定程序进行操作。7.完成领导交办的其他与档案管理相关的工作任务。三、档案收集与整理（一）文件材料收集范围1.本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.上级机关下发的与本单位工作相关的文件、指示、通知等。3.本单位对外签订的合同、协议、章程、报表等文件材料。4.本单位召开的重要会议、举办的重大活动形成的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要、照片、音像等。5.本单位机构设置、人员编制、干部任免、职工奖惩等文件材料。6.本单位科研、生产、经营等活动中形成的技术文件、产品资料、科研成果等。7.本单位财务、审计、统计等工作中形成的报表、账簿、凭证等文件材料。8.本单位与其他单位的往来文件、信函、记录等。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）文件材料收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。4.收集的文件材料应按照规定的分类方案进行分类整理，便于后续的归档工作。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）档案整理方法1.文书档案整理：按照年度保管期限机构（问题）进行分类，编制案卷目录、卷内文件目录等。2.科技档案整理：按照项目专业阶段进行分类，建立项目档案卷，编制项目档案目录、卷内文件目录等。3.会计档案整理：按照会计年度保管期限进行分类，分别装订成册，编制会计档案目录。4.电子档案整理：按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类存储，建立电子档案数据库，编制电子档案目录。四、档案归档与保管（一）档案归档1.各部门应在文件材料形成后及时整理，定期向档案室移交。移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案室应对接收的档案进行认真核对，检查档案的完整性、准确性和整理质量，符合要求的予以归档。3.归档后的档案应按照规定的排列顺序上架存放，便于查找和利用。（二）档案保管期限划分1.永久保管：凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种。凡是在相当长时期内本单位需要查考利用的档案，列为30年保管；凡是只在较短时期内本单位需要查考利用的档案，列为10年保管。（三）档案保管条件1.档案室应保持适宜的温度、湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案室应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等设施设备，定期进行检查和维护。3.档案应存放在专用的档案柜架上，排列整齐，便于查找。4.对磁性载体档案应采取防磁、防潮、防尘等保护措施，定期进行检测和维护。（四）档案保管期限变更与鉴定1.档案保管期限确需变更的，应由档案室提出申请，经本单位档案鉴定小组审核，报主管领导批准后进行调整。2.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案鉴定小组负责组织实施。鉴定工作应遵循全面审查、逐卷鉴定的原则，确保鉴定结果的准确性。3.经鉴定确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册，报主管领导批准后予以销毁。档案销毁时应指定专人负责监销，确保档案信息的安全销毁。五、档案利用与借阅（一）档案利用原则1.依法利用原则：档案利用应严格遵守国家法律法规和本单位档案管理制度的规定。2.服务大局原则：档案利用工作应围绕本单位中心工作，为各项业务活动提供有力支持。3.方便快捷原则：优化档案利用流程，提高服务效率，为利用者提供便捷、高效的服务。（二）档案利用方式1.查阅：利用者可到档案室查阅档案原件或复印件，档案室应提供必要的查阅场所和设备。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经批准后办理借阅手续。借阅期限一般不超过[具体期限]，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制：利用者可根据需要复制档案内容，复制时应经档案室同意，并按照规定进行登记。（三）档案利用审批程序1.查阅档案的，由利用者填写查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.借阅档案的，利用者应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、期限等，经所在部门负责人审核，报档案管理部门负责人审批。3.涉及重要档案或机密档案的利用，应经本单位主管领导批准。（四）档案利用登记与归还制度1.档案室应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、档案名称、数量、利用目的等。2.借阅档案的利用者应按时归还档案，如遇特殊情况不能按时归还的，应提前办理续借手续。归还档案时，档案室应认真检查档案的完整性和安全性，如有损坏或丢失，应及时查明原因并追究责任。六、档案信息化建设（一）档案信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化管理和网络化利用。2.提高档案管理效率和服务质量，为利用者提供更加便捷、高效的档案信息服务。3.加强档案信息资源的整合和共享，促进档案信息的有效利用。（二）档案数字化工作1.制定档案数字化工作计划，明确数字化范围、标准、流程等。2.对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合国家相关标准要求，确保扫描图像清晰可读。3.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接、目录录入等工作，建立电子档案数据库。4.定期对数字化档案进行备份，确保电子档案数据的安全。（三）档案信息管理系统建设1.选择适合本单位档案管理需求的档案信息管理系统，确保系统的功能完善、操作简便、安全可靠。2.对档案信息管理系统进行定制化开发，满足本单位档案管理的个性化需求。3.建立档案信息管理系统的用户权限管理制度，确保档案信息的安全。4.加强档案信息管理系统的维护和升级，及时解决系统运行中出现的问题，保证系统的正常运行。（四）档案信息化安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息系统、网络设备、存储设备等的安全管理。2.采取防火墙、入侵检测、加密存储等安全技术措施，防止档案信息泄露、篡改和丢失。3.定期对档案信息化系统进行安全检查和评估，及时发现和消除安全隐患。4.加强对档案信息化工作人员的安全培训，提高安全意识和操作技能。七、监督与检查（一）监督检查主体1.本单位档案管理部门负责对本单位各部门的档案工作进行日常监督检查。2.上级主管部门负责对本单位档案工作进行定期或不定期的监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、归档、保管、利用等环节的工作规范。2.档案管理机构和人员配备情况，档案管理人员的业务素质和工作能力。3.档案保管条件和设施设备情况，档案的安全保护措施落实情况。4.档案信息化建设情况，档案信息管理系统的运行和维护情况。5.档案利用工作情况，档案利用服务质量和效率。（三）监督检查方式1.定期检查：每年组织一次全面的档案工作检查，对档案管理各项工作进行详细检查和评估。2.不定期抽查：根据工作需要，不定期对部分部门的档案工作进行抽查，及时发现问题并督促整改。3.专项检查：针对档案管理中的重点问题或薄弱环节开展专项检查，如档案安全检查、档案信息化建设检查等。（四）检查结果处理1.对监督检查中发现的