档案保密制度中泄密责任

PAGE档案保密制度中泄密责任一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案信息的安全与保密，防止因档案泄密给公司造成损失，特制定本制度，明确档案保密制度中泄密责任。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、临时工、实习生以及因工作需要接触公司档案的外部人员。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保档案保密工作合法合规。2.预防为主原则强化档案保密意识教育，建立健全保密制度和措施，从源头上预防泄密事件的发生。3.谁主管谁负责原则各部门负责人对本部门档案保密工作负总责，确保本部门员工严格遵守档案保密制度。4.责任追究原则对违反档案保密制度导致泄密的行为，依法依规追究相关人员的责任。二、档案保密范围（一）商业秘密类档案1.公司产品研发资料，包括产品设计图纸、技术配方、工艺流程、实验数据等。2.市场战略规划、营销策略、客户信息、销售数据等涉及公司市场竞争优势的档案。3.财务数据，如财务报表、预算方案、成本核算资料、资金运作信息等。（二）公司机密信息类档案1.公司内部管理制度、组织架构、人事档案等涉及公司运营管理的核心信息。2.重要会议记录、决策文件、内部沟通函件等反映公司重要决策过程和内部运作情况的档案。3.与合作伙伴签订的保密协议、合作合同等涉及公司商业合作关系的重要档案。（三）其他需保密的档案根据公司业务发展和实际情况，经公司保密委员会认定需保密的其他档案资料。三、档案管理流程中的保密要求（一）档案的收集与整理1.各部门在收集档案时，应明确专人负责，确保档案收集过程中的准确性和完整性。对于涉及保密内容的档案，收集人员应采取必要的保密措施，如密封包装、标注保密标识等。2.在档案整理过程中，整理人员应严格按照保密规定进行操作，不得擅自翻阅、摘抄、传播档案内容。对档案进行分类、编号、编目等处理时，要确保保密信息不被泄露。（二）档案的存储与保管1.公司设立专门的档案库房，配备必要的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案存储环境安全可靠。2.档案库房应实行专人管理，严格限制无关人员进入。管理人员应定期对档案进行检查和盘点，确保档案的安全存放。3.对于电子档案，应采用加密存储、访问控制等技术手段进行保护，确保电子档案信息的安全。同时，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。（三）档案的查阅与借阅1.严格控制档案的查阅与借阅范围，确因工作需要查阅或借阅档案的，必须履行审批手续。查阅人或借阅人应填写《档案查阅/借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、原因、期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批同意后，方可查阅或借阅。2.在查阅档案时，查阅人应在指定地点进行，不得擅自将档案带出查阅地点。查阅过程中，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复制、拍照、摄像档案内容。如需复制档案，必须另行申请，经审批同意后，由档案管理人员按照规定进行复制，并对复制件进行登记和编号。3.借阅档案时，借阅人应妥善保管档案，不得转借他人。借阅期限届满后，应及时归还档案。如因特殊原因需要延长借阅期限的，必须重新办理审批手续。（四）档案的传递与交接1.档案在公司内部传递时，应通过专门的渠道进行，如机要通信、专人送达等。传递过程中，传递人员应采取必要的保密措施，确保档案安全送达。2.涉及公司与外部单位之间档案传递的，必须签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。档案传递应按照协议约定的方式和程序进行，确保档案在传递过程中不被泄露。3.员工离职或岗位变动时，必须办理档案交接手续。交接双方应认真核对档案清单，确保档案资料的准确交接。交接过程中，如发现档案有缺失或损坏的情况，应及时查明原因，并进行处理。四、泄密责任认定（一）有下列情形之一的，认定为泄密行为1.故意或过失泄露公司档案保密范围内的信息，包括口头、书面、电子等形式。2.在未经授权的情况下，擅自查阅、摘抄、复制、传播公司档案内容。3.因保管不善，导致公司档案丢失、损坏或被他人获取，造成档案信息泄露。4.在与外部单位合作过程中，违反保密协议，将公司档案信息泄露给第三方。5.利用公司档案信息谋取个人私利，给公司造成经济损失或不良影响。（二）泄密责任的区分1.直接责任对直接实施泄密行为的人员，认定为直接责任人。直接责任人应承担主要的泄密责任。2.间接责任因管理不善、监督不力等原因，导致下属或相关人员发生泄密行为的部门负责人，认定为间接责任人。间接责任人应承担相应的管理责任。3.领导责任对公司整体档案保密工作负有领导责任，因决策失误或管理不到位，导致公司发生重大泄密事件的公司高层管理人员，认定为领导责任人。领导责任人应承担领导不力的责任。五、泄密责任追究措施（一）行政处分1.对于一般泄密行为，视情节轻重，给予警告、记过、记大过、降级、撤职等行政处分。2.对于严重泄密行为，给予开除处分，并依法解除劳动合同。（二）经济处罚1.对泄密责任人，根据泄密行为给公司造成的经济损失情况，处以一定金额的罚款。罚款金额最低不少于[X]元，最高不超过泄密行为所造成经济损失的[X]%。2.如泄密行为导致公司承担法律赔偿责任的，泄密责任人应承担相应的赔偿金额。（三）法律责任1.对于因泄密行为给公司造成重大损失或构成犯罪的，依法追究泄密责任人的法律责任。2.公司将积极配合司法机关的调查处理工作，提供相关证据和资料，维护公司的合法权益。六、保密教育与培训（一）培训内容1.国家法律法规中关于档案保密的规定，如《中华人民共和国保守国家秘密法》等。2.公司档案保密制度，包括档案保密范围、管理流程、泄密责任等内容。3.档案保密意识教育，如案例分析、保密技巧培训等，提高员工的保密意识和防范能力。（二）培训方式1.定期组织集中培训，邀请专业人员进行授课，讲解档案保密知识和技能。2.开展内部培训交流活动，由各部门负责人或保密专员分享保密工作经验和案例。3.通过在线学习平台、内部刊物、宣传栏等多种渠道，发布档案保密知识和信息，供员工自主学习。（三）培训要求1.新员工入职时，必须参加公司组织的档案保密培训，经考试合格后方可上岗。2.全体员工每年至少参加一次档案保密培训，确保员工及时了解和掌握最新的档案保密规定和要求。3.对于涉及档案保密工作的重点岗位人员，应定期进行专项培训，提高其保密业务水平。七、保密监督与检查（一）监督检查机制1.公司设立保密委员会，负责对公司档案保密工作进行全面监督和检查。保密委员会定期召开会议，研究解决档案保密工作中存在的问题。2.档案管理部门负责日常的档案保密监督检查工作，定期对档案库房、档案查阅借阅情况等进行检查，及时发现和纠正存在的问题。3.各部门负责人负责对本部门的档案保密工作进行自查自纠，确保本部门员工严格遵守档案保密制度。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、存储、查阅、借阅、传递、交接等环节是否符合规定。2.档案保密设施设备的配备和运行情况，如档案库房的安全防护设施、电子档案的加密存储设备等。3.员工的档案保密意识和行为规范，是否存在违规查阅、摘抄、传播档案信息等行为。（三）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知，明确整改要求和期限。2.责任部门应按照