小学生档案管理规章制度

PAGE小学生档案管理规章制度一、总则（一）目的为了加强小学生档案的科学管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在学校教育教学和管理工作中的作用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于本校全体小学生的档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映学生的实际情况。2.完整性原则：全面收集学生各方面的信息，确保档案资料的完整。3.保密性原则：严格保护学生档案信息，防止泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范。二、档案内容（一）学生基本信息1.个人基本情况：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、家庭住址、联系电话等。2.家庭成员信息：父母及其他主要家庭成员的姓名、职业、工作单位等。（二）学籍信息1.入学信息：入学时间、入学年级、班级等。2.学籍变动记录：转学、休学、复学等情况。3.毕业信息：毕业时间、毕业学校等。（三）学习成绩1.各学期期末考试成绩。2.平时测验、作业完成情况记录。3.学科竞赛成绩。（四）品德表现1.班主任评语及奖惩记录。2.同学评价及自我鉴定。3.参加学校或班级集体活动的表现记录。（五）健康状况1.体检报告：包括身高、体重、视力、听力、心肺功能等。2.疾病史及过敏史。3.体育达标情况。（六）综合素质评价1.思想道德素质评价。2.学业水平评价。3.身心健康评价。4.艺术素养评价。5.社会实践与创新能力评价。三、档案建立与收集（一）建立流程1.新生入学时，由班主任负责收集学生基本信息表，确保信息准确无误。2.各学科教师按照学校要求，定期将学生的学习成绩、作业情况等记录整理后交班主任。3.班主任根据学生日常表现，撰写品德表现评语，并收集同学评价和自我鉴定。4.学校医务室负责提供学生的体检报告及健康状况记录。5.综合素质评价相关资料由各负责部门或教师及时收集整理后交班主任汇总。（二）收集要求1.各部门和教师应及时、准确地收集相关资料，确保档案内容的时效性。2.收集的资料应真实可靠，并由相关责任人签字确认。3.对于重要资料，如获奖证书、体检报告等，应保留原件，并将复印件归档保存。四、档案整理与分类（一）整理原则1.按照档案内容的类别进行分类整理，便于查找和管理。2.保持档案资料的顺序，不得随意打乱或丢失。3.对于破损或褪色的资料，应进行修复或复制后再归档。（二）分类方法1.采用年度类别分类法，即按照入学年度将档案分为不同类别，每类再按照档案内容的具体项目进行细分。2.具体分为学生基本信息类、学籍信息类、学习成绩类、品德表现类、健康状况类、综合素质评价类等。（三）装订要求1.各类档案资料应使用统一规格的档案袋或文件夹进行装订。2.档案资料应按照顺序排列整齐，左侧装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅。3.在档案袋或文件夹封面应标明学生姓名、班级、档案类别等信息。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案保管室，确保档案存放环境安全、干燥、通风良好。2.档案保管室应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。2.纸质档案应按照分类顺序存放于档案柜中，并建立档案索引目录，便于查找。3.电子档案应定期进行备份，存储于安全的存储设备中，并建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、编号、检索等管理。（三）保管期限1.学生在校期间的档案应永久保存。2.学生毕业后，其档案应按照国家有关规定进行妥善保管，保管期限根据不同情况而定。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.本校教师因教育教学、管理工作需要查阅学生档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，方可查阅。2.学校领导因工作需要查阅学生档案的，可直接查阅。3.其他单位或个人因特殊原因需要查阅学生档案的，必须经学校主管领导批准，并办理相关查阅手续。（二）查阅要求1.查阅档案时，应在档案保管室内进行，不得将档案带出保管室。2.查阅人员应爱护档案资料，不得涂改、损坏、抽取或复制档案内容。3.查阅完毕后，应及时将档案归还原位，并在查阅登记表上签字确认。（三）借阅规定1.原则上不允许借阅学生档案，如有特殊情况需要借阅的，必须经学校主管领导批准，并办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人员应按时归还档案。3.借阅期间，借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人或泄露档案内容。七、档案更新与补充（一）更新周期1.学生基本信息、学籍信息等如有变动，应及时更新档案。2.学习成绩、品德表现、健康状况等信息应每学期更新一次。3.综合素质评价信息应根据实际情况及时更新。（二）补充要求1.对于学生新获得的荣誉证书、获奖情况等，应及时补充到档案中。2.学生参加重要活动、社会实践等表现突出的，相关部门或教师应及时整理资料补充到档案。八、档案安全与保密（一）安全措施1.加强档案保管室的安全保卫工作，配备必要的安全设施，如监控设备、防盗报警装置等。2.定期对档案保管室进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.对档案管理人员进行安全教育，提高安全意识，确保档案安全。（二）保密制度1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露学生档案信息。2.未经学校主管领导批准，任何人不得私自查阅、复制、传播学生档案内容。3.在档案管理工作中形成的各种文件、资料等，应按照保密规定进行管理。九、档案销毁（一）销毁条件1.学生档案超过保管期限，且已无保存价值的，可进行销毁。2.因自然灾害、意外事故等原因导致档案损坏无法修复的，可进行销毁。（二）销毁程序1.由档案管理人员提出档案销毁申请，填写档案销毁申请表，注明销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。2.经学校主管领导批准后，组织相关人员对拟销毁档案进行清点、核对。3.采用适当的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，并确保销毁彻底。