湖州单位档案管理制度表

PAGE湖州单位档案管理制度表一、总则（一）目的为加强湖州单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在单位各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于湖州单位各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：单位档案由综合档案室集中统一管理，任何部门和个人不得擅自留存、销毁档案。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映单位工作实际情况，确保档案信息的准确性。3.完整系统原则：保证档案的齐全完整，保持档案之间的有机联系，形成系统的档案体系。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善单位档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.集中统一管理单位各类档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案、电子档案等。3.对各部门形成的档案进行定期收集、整理、归档、保管和统计。4.负责档案的查阅、借阅服务，严格执行查阅、借阅手续。5.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为单位各项工作提供参考依据。6.负责档案库房的安全管理，配备必要的防护设备，确保档案安全。7.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。（二）各部门档案管理员1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类和临时保管工作，并定期向综合档案室移交。2.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等服务工作，及时提供本部门相关档案信息。3.对本部门形成的档案材料进行日常整理，确保档案的完整和规范。4.配合综合档案室开展档案清查、统计等工作，如实反映本部门档案管理情况。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关颁发的与本单位有关的文件、指示、规定、通知等。2.本单位形成的各类文件材料，包括请示、报告、批复、会议纪要、工作计划、工作总结、统计报表、合同协议、业务文件等。3.本单位召开的各类会议文件、记录、纪要等。4.本单位开展业务活动形成的各类资料档案，如项目申报材料、技术资料、科研成果、产品样本等。5.本单位人事管理工作中形成的档案材料，如员工入职登记表、履历表、考核材料、奖惩材料、工资变动表等。6.在财务活动中形成的会计凭证、账簿、报表等会计档案。7.反映本单位重要活动、重大事件的声像档案，如照片、录音、录像等。8.其他具有保存价值的文件材料和载体。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整地收集。2.对零散的文件材料，应及时进行整理、分类，定期移交综合档案室。3.对于重要文件和紧急文件，应在形成后及时送交综合档案室登记保管。4.收集的档案材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，严禁使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写工具。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和查阅，符合档案整理的有关标准和规范。（四）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，编制归档文件目录。2.科技档案：按照项目、专业、阶段等进行分类整理，建立项目档案卷内目录和备考表。3.会计档案：按照会计凭证、账簿、报表等类别进行整理，并按照年度、保管期限分别装订成册。4.人事档案：按照干部人事档案管理规定进行整理，建立档案目录和档案袋。5.声像档案：按照内容、时间顺序进行整理，注明拍摄时间、地点、人物、事由等，并配以文字说明。6.电子档案：按照文件类别、年度、保管期限等进行分类存储，建立电子档案目录，确保电子档案的可读性和可利用性。四、档案的归档与保管（一）归档期限1.文书档案：当年形成的文件材料，在次年上半年完成归档。2.科技档案：项目结束后三个月内完成归档。3.会计档案：年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交综合档案室保管。4.人事档案：员工离职后，其档案应在一个月内移交综合档案室或上级主管部门。5.声像档案：在相关活动结束后及时整理归档。6.电子档案：应定期进行备份，并按照规定的时间和要求进行归档。（二）归档程序1.各部门档案管理员对整理好的档案进行初步审核，确保档案材料齐全、完整、准确。2.填写档案移交清单，注明档案名称、数量、保管期限等信息，并与综合档案室档案管理人员进行交接。3.综合档案室档案管理人员对接收的档案进行再次审核，核对无误后办理签收手续，并将档案入库保管。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。1.永久保管的档案：本单位制定的法规性文件材料。本单位召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。本单位职能活动中形成的重要业务文件材料。本单位关于重要问题向有关部门的请示、报告、批复，重要的合同协议、资产凭证等。本单位机构演变、人事任免等文件材料。本单位房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。上级机关制发的属于本单位主管业务的重要文件材料。同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料。2.定期保管30年的档案：本单位职能活动中形成的一般性业务文件材料。本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。本单位人事管理工作中形成的一般性文件材料。本单位一般性往来文件材料。本单位一般性业务活动中形成的文件材料。3.定期保管10年的档案：本单位一般性事务管理文件材料。本单位短期形成的文件材料，在较短时间内对工作有参考价值，但过了一定期限后无需长期保存的文件。（四）保管要求1.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。2.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案安全。3.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。4.建立档案保管账目，定期对档案进行清查盘点，做到账物相符。5.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。五、档案的查阅与借阅（一）查阅范围1.本单位员工因工作需要查阅与其工作相关的档案。2.外单位因工作需要查阅本单位档案，需经本单位领导批准。3.司法机关、行政机关因办案需要查阅本单位档案，需出具相关证明文件，并经本单位领导批准。（二）查阅手续1.本单位员工查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.外单位查阅档案，需提前向本单位综合档案室提交《档案查阅申请表》，并附上单位介绍信、查阅人有效身份证件等材料，经本单位领导批准后，方可查阅。3.司法机关、行政机关查阅档案，需出具单位公函、办案人员工作证件等材料，经本单位领导批准后，由综合档案室指定专人陪同查阅。（三）查阅要求1.查阅档案应在综合档案室指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、批注等。3.如需复印档案材料，应经综合档案室同意，并按照规定的程序办理复印手续。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还综合档案室，并办理归还手续。（四）借阅范围1.本单位员工因工作需要借阅与其工作相关的档案，需经所在部门负责人签字同意，并在规定时间内归还。2.外单位借阅本单位档案，需经本单位领导批准，并签订借阅协议，明确借阅期限、归还时间、保密责任等。（五）借阅手续1.本单位员工借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容、时间等，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理借阅手续。2.外单位借阅档案，需提前向本单位综合档案室提交《档案借阅申请表》，并附上单位介绍信、查阅人有效身份证件等材料，经本单位领导批准后，签订借阅协议，办理借阅手续。（六）借阅要求1.借阅档案应严格按照借阅期限归还，如需延期，应提前办理续借手续。2.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围。3.借阅人员不得在档案上涂改、圈划、抽换、批注等，不得损坏档案。4.借阅人员归还档案时，应确保档案完整无损，如有损坏或丢失，应承担相应的赔偿责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理员及相关业务人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限和价值，按照国家有关规定和本制度的要求，对档案进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对到期档案进行清理，逐卷逐件地审查档案内容，确定档案的存毁。2.对拟销毁的档案，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等，经档案鉴定工作小组组长签字同意后，报单位领导审批。3.单位领导批准后，由综合档案室负责组织实施档案销毁工作。（四）销毁方式档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应指定专人负责监督，并填写《档案销毁清册》，注明档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息，由监销人员和销毁人员签字确认。（五）销毁记录档案销毁后，《档案销毁申请表》、《档案销毁清册》等相关材料应作为档案保存，永久保管。七、档案的统计与移交（一）统计内容1.档案的收进、移出数量。2.档案的整理、分类、编目情况。3.档案的查阅、借阅情况。4.档案的保管期限、数量分布情况。5.档案的鉴定、销毁情况。（二）统计要求1.综合档案室应建立档案统计台账，定期对档案管理情况