社区社工室档案管理制度

PAGE社区社工室档案管理制度一、总则（一）目的为加强社区社工室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在社区服务、工作决策、经验总结等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于社区社工室在开展各类社区服务活动、日常工作、项目实施等过程中形成的所有档案资料。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映社区社工室的工作实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理和保存各类相关档案，确保无遗漏。3.系统性原则：对档案进行科学分类、编号和排列，保持内在联系。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息安全。（四）管理职责1.档案管理小组成立以社区社工室负责人为组长，各业务骨干为成员的档案管理小组，负责档案管理工作的统筹、指导和监督。2.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、归档、保管和查阅服务等具体工作。定期对档案进行清查、核对，确保档案的准确性和完整性。严格执行档案管理制度，保守档案机密。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.社区服务类：包括社区活动策划方案、活动记录、服务对象反馈等。2.日常工作类：如工作计划、工作总结、会议纪要、工作报表等。3.项目实施类：项目立项书、项目执行过程记录、项目评估报告等。4.人员管理类：员工档案、培训记录、考核资料等。5.财务类：经费预算、报销凭证、财务报表等。6.其他类：与社区社工室工作相关的各类文件、资料、图片、音像等。（二）收集要求1.各部门和岗位在工作过程中应及时将形成的档案资料移交档案管理人员，确保档案收集的及时性。2.档案资料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。（三）整理方法1.分类按照档案的性质和内容，分为社区服务档案、日常工作档案、项目实施档案、人员管理档案、财务档案等类别。2.编号为每一类档案编制唯一的编号，便于管理和查找。编号采用数字编码方式，例如：社区服务档案01，日常工作档案02等。3.装订对纸张较多的档案进行装订，确保整齐、牢固。4.编目编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，以便快速检索。三、档案的归档与保管（一）归档流程1.档案管理人员对收集到的档案资料进行初步审核，确保符合归档要求。2.将审核后的档案按照分类和编号顺序进行排列，装入档案盒或文件夹。3.在档案盒或文件夹上标明档案类别、编号、名称等信息，并填写档案归档登记表。（二）保管期限1.永久保管涉及社区重大事件、重要决策、长期保存有价值的档案，如社区发展规划、重要项目的长期跟踪资料等。2.定期保管30年保管：如社区服务活动的长期总结、重要人员的工作记录等。10年保管：一般性的社区活动资料、日常工作报表等。（三）保管要求1.存放环境档案应存放在专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.安全防护配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等。3.档案装具使用符合标准的档案盒、文件夹、档案柜等装具，确保档案存放有序、便于查找。4.定期清查每年对档案进行一次全面清查，核对档案数量、内容和保管情况，发现问题及时处理。四、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.社区社工室内部人员因工作需要查阅档案，可直接向档案管理人员提出申请，经批准后查阅。2.外部单位或个人查阅档案，需持有单位介绍信或相关证明文件，经社区社工室负责人批准，并在档案管理人员的陪同下查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称和编号等信息。2.档案管理人员根据查阅权限进行审批，批准后提供档案查阅服务。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。4.查阅过程中，档案管理人员应进行现场监督，确保档案安全。（三）借阅规定1.原则上档案不外借，如有特殊情况确需借阅的，需经社区社工室负责人批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得涂改、损坏、丢失。如发生上述情况，应及时报告档案管理人员，并承担相应责任。4.借阅归还时，档案管理人员应认真核对档案数量和内容，确保档案完整无损。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限和现实利用价值，确定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理小组成员和相关业务人员组成，负责档案鉴定工作。鉴定方法1.档案鉴定小组对档案进行逐卷审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，判断其价值。2.对于保管期限已满且确无保存价值的档案，填写档案销毁审批表。（三）销毁程序1.档案销毁审批表经社区社工室负责人审核、上级主管部门批准后，方可进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程中应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称和数量等，记录由档案管理人员和监销人员签字确认。4.销毁后的档案记录应长期保存，以备查考。六、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.与纸质档案同步收集电子文件，确保电子文件的完整性和准确性。2.对电子文件进行分类、编号、命名，建立电子档案目录。3.定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。（二）电子档案的保管与利用1.采用专门的电子档案管理软件进行存储和管理，设置不同的访问权限。