养老院档案跟踪管理制度

PAGE养老院档案跟踪管理制度一、总则（一）目的为加强养老院档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，实现档案的有效跟踪与利用，提高养老院服务质量和管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于养老院全体员工在档案管理工作中的行为规范和操作流程。（三）档案定义与分类1.档案定义：本制度所指档案是养老院在运营管理过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2.档案分类服务档案：包括老人入住档案、护理计划档案、健康档案、康复档案等。行政档案：涵盖养老院组织架构文件、人员档案、会议记录、工作计划与总结等。财务档案：包含财务报表、收支记录、预算决算资料等。设施设备档案：如房屋建筑档案、设施设备采购与维护记录等。其他档案：如合同协议档案、投诉处理档案等。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案管理制度，并监督执行。2.统一规划档案管理工作，指导各部门做好档案收集、整理、归档等工作。3.负责档案的集中保管，确保档案的安全与完整。4.组织开展档案的鉴定、销毁工作，定期对档案进行清查盘点。5.提供档案查阅、借阅服务，按照规定办理相关手续。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类和保管工作，确保档案资料的及时、准确归档。2.按照档案管理部门的要求，定期向档案管理部门移交档案。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，及时提供所需档案资料。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理部门职责，严格遵守档案管理各项规定。2.熟练掌握档案管理业务知识和技能，不断提高档案管理工作水平。3.负责档案的日常整理、编目、上架等工作，确保档案存放有序，便于查找利用。4.对档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索与共享。5.做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。三、档案收集与整理（一）收集范围1.养老院在日常运营过程中产生的各类文件、资料、记录等均应纳入档案收集范围。2.各部门应及时将工作中形成的具有保存价值的文件材料收集齐全，不得遗漏。（二）收集要求1.收集的档案应真实、完整、准确，不得擅自涂改、伪造。2.对收集到的档案材料应进行分类整理，确保每份材料都有明确的归属。3.对于重要的档案资料，应同时收集电子文档和纸质文档，确保信息的一致性和可追溯性。（三）整理流程1.分类：按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类，确定其所属类别。2.编号：为每份档案编制唯一的编号，便于管理和查询。编号应遵循一定的规则，如按照档案类别、年份、流水号等顺序编制。3.编目：对每份档案进行编目，包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，形成档案目录。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。装订时应注意保持档案内容的完整性，不得损坏档案材料。5.上架：将整理好的档案按照编号顺序上架存放，确保档案存放有序，便于查找利用。四、档案归档与保管（一）归档期限1.各部门兼职档案员应在档案形成后的[X]个工作日内，将整理好的档案移交至档案管理部门归档。2.对于一些时效性较强的档案，如月度工作计划与总结、财务报表等，应在规定时间内及时归档。（二）归档要求1.移交的档案应符合整理要求，档案目录应清晰、准确，与档案内容一致。2.档案管理部门在接收档案时，应认真核对档案的完整性和准确性，对不符合要求的档案应及时退回原部门进行补充或修正。3.档案应按照类别、年度等进行分类存放，建立档案索引，便于快速查找。（三）保管期限1.根据档案性质和重要程度，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。永久保管：涉及养老院重大权益、重要历史事件、长期保存具有重要价值的档案。长期保管：保管期限为[X]年，主要包括养老院运营管理过程中的重要文件、资料等。短期保管：保管期限为[X]年，一般为日常工作中形成的一般性文件、资料等。2.档案管理部门应定期对档案保管期限进行审核，对已到保管期限且无继续保存价值的档案，按照规定程序进行鉴定和销毁。（四）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。2.库房内应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案的安全保管。3.档案应存放在专用的档案柜架上，避免档案直接接触地面和墙壁，防止受潮、发霉。五、档案跟踪与利用（一）跟踪方式1.建立档案跟踪台账，详细记录档案的收集、整理、归档、借阅、归还等情况，及时掌握档案的动态信息。2.定期对档案进行清查盘点核对跟踪台账，确保档案的数量、质量与台账记录一致。3.利用信息化手段，对档案进行实时跟踪管理，实现档案信息的快速查询与统计分析。（二）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全、保密的原则，确保档案信息的正确使用。2.严格按照规定的程序办理档案查阅、借阅手续，未经批准不得擅自提供档案。（三）查阅与借阅手续1.查阅手续内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应在收到申请表后的[X]个工作日内提供查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等。2.借阅手续因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、档案名称、编号、预计归还时间等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得擅自转借、复印、涂改、损坏档案。归还档案时，档案管理部门应认真核对档案的完整性和准确性，如发现问题应及时查明原因并追究责任。（四）档案利用限制1.涉及养老院机密信息的档案，未经授权不得对外提供或公开。2.档案利用不得损害养老院的合法权益，不得用于非法目的。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，综合判断档案是否仍具有保存价值。2.对于已到保管期限但仍具有重要历史意义、参考价值或法律凭证作用的档案，应适当延长保管期限。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成《档案销毁清单》。清单应包括档案名称、编号、日期、保管期限、销毁理由等详细信息。2.将《档案销毁清单》报养老院领导审批，经批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在专门的场所进行。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、档案名称、数量等。4.销毁后的档案应在《档案销毁清单》上注明“已销毁”字样，并由销毁人员和监销人员签字确认。监销人员应由档案管理部门负责人或其他指定人员担任，确保销毁过程的合规性。七、档案安全与保密（一）安全措施1.档案库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，并定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。2.建立档案安全管理制度，明确档案管理人员的安全职责，加强对档案库房的日常管理。非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。3.定期对档案进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。同时，要做好备份数据的维护和管理，确保数据的可用性。（二）保密制度1.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密协议，明确保密责任。2.严格控制档案的查阅、借阅范围，对涉及养老院机密信息的档案，应采取特殊的保密措施，如加密存储、专人保管等。3.档案管理人员在工作中应严格遵守