开发区部门档案管理制度

PAGE开发区部门档案管理制度一、总则（一）目的为加强开发区部门档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为开发区各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于开发区内各部门在工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则开发区设立专门的档案管理机构，对各部门档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实性原则档案内容必须真实反映部门工作实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集、整理部门工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件资料。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便部门工作人员和其他授权人员查阅和利用档案。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置开发区设立档案管理中心，负责统筹管理全区档案工作。各部门设立档案管理岗位，配备专（兼）职档案管理人员，负责本部门档案的收集、整理、保管和利用等工作。（二）档案管理中心职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定开发区档案管理规章制度并组织实施。2.负责开发区各类档案的集中统一管理，接收、整理、保管和统计各部门移交的档案。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和远程查阅利用，提高档案管理工作效率和服务水平。4.开展档案业务培训和指导工作，提高各部门档案管理人员的业务素质和工作能力。5.组织档案鉴定、销毁工作，确保档案的安全保管和合理利用。6.开发利用档案信息资源，为开发区领导决策、工作研究、项目申报等提供档案资料支持。（三）部门档案管理岗位职责1.负责本部门各类文件材料的收集、整理、分类和归档工作，确保档案的齐全完整。2.按照档案管理中心的要求，定期将整理好的档案移交至档案管理中心，并办理交接手续。3.负责本部门档案的日常保管工作，维护档案的安全和完整，防止档案损坏、丢失和泄密。4.积极配合档案管理中心开展档案查阅利用工作，为部门工作人员和其他授权人员提供档案查阅服务，并做好登记记录。5.协助档案管理中心开展档案鉴定、销毁等工作，提供相关档案资料信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本部门工作相关的文件、指示、通知、通报等。2.本部门形成的各类文件材料，包括工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、纪要、合同协议、统计报表、业务文件等。3.本部门开展各类活动形成的照片、音像资料、实物等。4.本部门工作人员在工作中形成的个人业务档案资料，如培训记录、考核材料、获奖证书复印件等。5.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、准确、完整地收集齐全。2.对于重要文件材料，应及时进行收集和整理，不得延误或遗漏。3.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、损毁或丢失。4.对收集到的文件材料，应进行初步分类和筛选，剔除无关或重复的文件。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，确定保管期限。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.文书档案整理按照年度机构（问题）保管期限的分类方法进行整理。将同一年度内各部门形成的文件材料，按照机构（问题）进行分类，如综合管理、业务工作等。根据文件的重要程度和保存价值，确定保管期限，分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）。对每份文件进行编号、编目，填写卷内文件目录和备考表，装订成卷，并在卷皮上填写相关信息。2.科技档案整理按照项目阶段保管期限的分类方法进行整理。对开发区内的各类建设项目、科研项目等，按照项目名称进行分类。每个项目按照项目前期、项目实施、项目验收等阶段进行整理。确定保管期限后，对项目文件进行编号、编目，建立项目档案卷册，并编制项目档案目录。科技档案应包括项目立项文件、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、技术变更文件、竣工验收文件等。3.会计档案整理按照会计年度类别保管期限的分类方法进行整理。将会计凭证、会计账簿、财务报告等按照类别进行区分。确定保管期限，会计凭证保管期限为[X]年，会计账簿保管期限为[X]年，财务报告永久保管。对会计档案进行编号、编目，装订成册，并填写会计档案封面和备考表。4.声像档案整理按照载体形式时间内容的分类方法进行整理。将照片、录像带、录音带等按照载体形式进行分类。根据形成时间顺序排列，并注明拍摄（录制）时间、地点、内容等信息。对声像档案进行编号、编目，建立声像档案目录，并配以文字说明。5.实物档案整理按照实物名称时间来源的分类方法进行整理。将开发区获得的奖杯、奖牌、证书、纪念品等实物进行分类。注明实物的获得时间、来源、颁发单位等信息。对实物档案进行编号、编目，建立实物档案目录，并拍照留存。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理中心应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.根据档案的类别和保管期限，设置不同的档案架、柜，对档案进行分类存放。3.库房内应配备温湿度调节设备、消防设备、防虫药品、防盗报警装置等必要的设施设备，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.按照档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定，确定存毁，并报经批准后进行处理。4.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和更新，防止数据丢失。5.严格执行档案借阅制度，对借出的档案要及时催还，确保档案按时归还入库。五、档案的利用（一）利用范围1.开发区内各部门工作人员因工作需要查阅本部门档案。2.外单位因工作联系、项目合作等需要查阅开发区相关档案，须经档案管理中心负责人批准。3.司法机关、行政机关因办案需要查阅开发区档案，应按照法定程序办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅档案查阅人员应填写档案查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。档案管理人员根据查阅登记表，为查阅人员提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并进行登记。2.借阅档案因工作需要长期使用档案的，可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应填写档案借阅申请表，经部门负责人审批后，到档案管理中心办理借阅手续。档案管理人员应对借阅档案进行登记，注明借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息，并向借阅人员发放档案。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，确保档案的安全和完整，并按时归还。（三）利用监督1.档案管理中心应对档案利用情况进行定期统计和分析，及时掌握档案利用动态。2.对档案利用过程中出现的违规行为，档案管理中心应及时制止，并按照有关规定进行处理。情节严重的，应依法追究相关人员的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理中心负责人担任组长，各部门档案管理人员和相关业务人员为成员。（二）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合开发区实际情况，对档案进行科学鉴定。2.全面分析档案的内容、来源、形式等因素，准确判断档案的保存价值。3.确保鉴定工作的公正性和客观性，防止主观随意性。（三）鉴定方法1.逐卷逐件审查档案内容，分析其历史价值、现实利用价值和科学研究价值。2.参考档案的形成时间、重要程度、保管状况等因素，综合确定档案的保管期限。3.对于保管期限已满且确无保存价值的档案，填写档案鉴定销毁审批表，提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，签署意见后报档案管理中心负责人审批。2.经批准后，档案管理中心指定专人负责销毁工作，并在销毁现场进行监销。3.销毁档案应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复，如粉碎、焚烧等。4.销毁完毕后，监销人员应在档案鉴定销毁审批表上签字确认，并将销毁情况记录存档。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立开发区档案管理信息系统，实现档案的数字化采集存储、检索利用、统计分析等功能。2.提高档案管理工作效率，降低管理成本，为开发区各项工作提供更加便捷高效的档案信息服务。（二）数字化加工1.对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接、目录录入等工作，建立完整的电子档案数据库。3.按照档案分类标准，对电子档案进行分类存储，确保电子档案与纸质档案的对应关系准确无误。（三）信息系统功能1.档案录入功能支持多种格式的电子文件录入，包括文档、表格、图片、音频、视频等。能够自动识别文件类型，并按照档案分类规则进行分类存储。2.检索功能提供多种检索方式，如全文检索、分类检索、关键词检索等，方便用户快速查找所需档案。能够根据用户输入的检索条件，实时显示检索结果，并提供详细的档案信息预览。3.利用功能支持档案在线查阅、下载、打印等功能，满足用户不同的利用需求。对档案利用情况进行记录和统计，为档案管理决策提供数据支持。4.安全管理功能采用安全可靠的网络架构和数据存储方式，保障档案信息系统的安全稳定运行。建立用户权限管理机制，对不同用户设置不同的访问权限，防止档案信息泄露。定期