供销社财务档案管理制度

PAGE供销社财务档案管理制度一、总则（一）目的为了加强供销社财务档案管理，确保财务档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合供销社实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于供销社机关及所属各单位的财务档案管理工作。（三）基本原则1.统一管理原则。供销社财务档案由专门的档案管理机构或指定专人统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则。财务档案应如实反映供销社的财务活动，保证档案内容的真实性和完整性。3.安全保密原则。采取有效措施确保财务档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则。建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、使用和保管。二、财务档案的范围（一）会计凭证包括原始凭证和记账凭证，如发票、收据、报销单、转账凭证等。（二）会计账簿总账、明细账、日记账、辅助账等。（三）财务报告月度、季度、年度财务报表及相关附表、附注、财务情况说明书等。（四）财务预算资料预算编制、执行、调整等相关文件和数据。（五）财务审计资料审计报告、审计工作底稿、审计决定书等。（六）税务资料纳税申报表、税务发票存根联、税务审计报告等。（七）其他财务资料如银行对账单、余额调节表、财务合同、协议等。三、财务档案的整理（一）分类标准1.按年度分类，将每年形成的财务档案归为一类。2.按类别分类，将会计凭证、会计账簿、财务报告等分别归类。（二）编号规则1.会计凭证编号：按照月份和凭证顺序号进行编号，如“20XX年X月001号”。2.会计账簿编号：总账编号为“1”，明细账根据科目类别依次编号，日记账编号为“2”，辅助账根据具体内容编号。3.财务报告编号：按照年份和报告类型编号，如“20XX年年度财务报表”编号为“20XX1”。（三）装订要求1.会计凭证应按编号顺序整理，加上封面、封底，装订成册，并在装订处加盖骑缝章。2.会计账簿应按页次顺序连续编号，不得跳行、隔页，账页装订应牢固整齐。3.财务报告应按规定格式打印，装订成册，并加盖单位公章。四、财务档案的归档（一）归档时间1.会计凭证应在月度终了后15日内归档。2.会计账簿应在年度终了后30日内归档。3.财务报告应在年度终了后45日内归档。4.其他财务资料应在相关业务结束后及时归档。（二）归档程序1.财务部门整理好财务档案后，填写档案移交清单，注明档案名称、数量、起止日期等信息。2.档案管理机构或专人接收档案时，应认真核对移交清单，清点档案数量，检查档案质量，无误后双方签字确认。五、财务档案的保管（一）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿保管期限为30年。3.财务报告中，月度、季度财务报告保管期限为10年，年度财务报告永久保管。4.其他财务资料保管期限根据相关规定执行，但一般不少于1年。（二）保管地点应选择安全、干燥、防火、防潮、防虫的地点存放财务档案，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防虫药品等。（三）保管要求1.定期对财务档案进行检查和盘点，确保档案的安全和完整。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.电子财务档案应定期进行备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放。六、财务档案的查阅（一）查阅权限1.供销社内部人员查阅财务档案，需经财务部门负责人批准，并登记查阅时间、内容、用途等信息。2.外部单位查阅财务档案，需持有单位介绍信，并经供销社分管领导批准。查阅时，档案管理人员应在场监督。（二）查阅程序1.查阅人填写查阅申请表，注明查阅目的、范围、时间等。2.审批人根据权限进行审批。3.档案管理人员根据审批意见提供档案，并做好查阅记录。（三）查阅限制1.查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案原件。如需复印或摘录，应经档案管理人员同意。2.涉及国家机密、商业秘密的财务档案，应严格按照保密规定进行查阅。七、财务档案的借阅（一）借阅权限与查阅权限相同，内部人员借阅需经财务部门负责人批准，外部单位借阅需经供销社分管领导批准。（二）借阅程序1.借阅人填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等。2.审批人审批后，档案管理人员办理借阅手续，收取借阅保证金，并登记借阅信息。3.借阅结束后，借阅人应及时归还档案，档案管理人员检查档案是否完好，无误后退还借阅保证金。（三）借阅限制1.借阅期限一般不得超过10个工作日，如需延长，应重新办理借阅手续。2.借阅人员不得将财务档案转借他人。八、财务档案的销毁（一）销毁条件财务档案保管期满，经鉴定确无保存价值的，可以销毁。（二）鉴定程序1.财务部门提出销毁意见，编制财务档案销毁清册，注明档案名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.档案管理机构会同财务部门、审计部门等共同对销毁清册进行鉴定，提出鉴定意见。3.供销社分管领导对鉴定意见进行审核批准。（三）销毁程序1.经批准销毁的财务档案，由档案管理机构和财务部门共同派人监销。2.监销人员在销毁前应认真核对档案，销毁后应在销毁清册上签字确认。3.销毁清册应永久保存。九、财务档案的信息化管理（一）电子档案的收集财务部门应及时将电子财务档案收集整理，确保电子档案的完整性和准确性。（二）电子档案的存储采用安全可靠的存储设备和存储方式，定期对电子档案进行备份。（三）电子档案的利用建立电子档案查阅系统，方便内部人员查阅利用。同时，应设置权限管理，确