武威推行流动人员档案管理制度

PAGE武威推行流动人员档案管理制度一、总则（一）目的为加强武威市流动人员档案管理，规范档案管理工作流程，维护流动人员合法权益，促进人才合理流动，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于武威市行政区域内流动人员档案的管理，包括但不限于各类企业、事业单位、社会团体、个体经济组织等用人单位招用的流动人员，以及辞职、辞退、解除劳动合同、除名、开除等人员的档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：流动人员档案内容应真实、准确、完整，如实反映流动人员的经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况。2.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对流动人员档案信息予以保密，防止档案信息泄露。3.服务性原则：以服务流动人员为宗旨，提供便捷、高效的档案管理服务，保障流动人员档案的正常流转和使用。4.集中统一管理原则：流动人员档案实行集中统一管理，由专门的档案管理机构负责接收、保管和提供利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构成立武威市流动人员档案管理中心，负责全市流动人员档案的集中统一管理。档案管理中心应具备必要的办公场所、设施设备和专业管理人员，确保档案管理工作的正常开展。（二）职责分工1.档案管理中心职责负责制定和完善流动人员档案管理制度、工作流程和操作规范。接收、审核、整理、保管流动人员档案，确保档案的安全和完整。为流动人员提供档案查阅、借阅、转递等服务，出具相关证明材料。负责与用人单位、人才市场、社会保障部门等相关单位的沟通协调，做好流动人员档案的管理和服务工作。定期对流动人员档案管理工作进行总结、分析和评估，不断改进工作方法和提高服务质量。2.工作人员职责档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉国家相关法律法规和政策规定，遵守档案管理工作纪律。负责档案的接收、登记、整理、编目、上架、保管等日常工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。按照规定为流动人员提供档案查阅、借阅、转递等服务，认真做好登记和记录工作，及时反馈办理结果。严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案信息，确保档案信息安全。定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取相应措施进行处理。三、档案的接收与审核（一）档案接收范围1.新就业人员档案：用人单位招用的流动人员，其档案应及时转至档案管理中心。2.辞职、辞退、解除劳动合同等人员档案：原用人单位应在规定时间内将相关人员档案转至档案管理中心。3.自主择业人员档案：军队转业干部、退役士兵等自主择业人员的档案，按照国家有关规定转至档案管理中心。4.其他流动人员档案：符合档案接收条件的其他流动人员档案，档案管理中心应予以接收。（二）档案接收程序1.用人单位或原用人单位应填写《流动人员档案转递通知单》，并将档案密封后及时转至档案管理中心。2.档案管理中心收到档案后，应认真核对档案转递通知单与档案内容是否一致，档案材料是否齐全、完整，档案密封是否完好。3.经审核无误后，档案管理中心应在《流动人员档案转递通知单》上签字盖章，并将档案编号、登记造册，妥善保管。（三）档案审核内容1.档案材料的真实性：审核档案中各项材料是否真实有效，有无伪造、篡改等情况。2.档案材料的完整性：审核档案中是否包含规定的各类材料，如履历材料、学历学位材料、工作经历材料、奖惩材料等，材料是否齐全。3.档案材料的规范性：审核档案材料的格式、内容填写是否符合规范要求，签字盖章是否齐全。4.档案材料的关联性：审核档案材料与流动人员身份、经历等是否相关，是否能够准确反映流动人员的情况。四、档案的整理与保管（一）档案整理1.档案管理中心应按照档案管理的有关规定，对接收的流动人员档案进行整理。整理工作应遵循档案形成的规律，保持档案之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.档案整理的主要内容包括：对档案材料进行分类、排序、编目、装订等。分类应按照档案材料的性质、内容等进行划分，排序应按照档案材料的形成时间或重要程度进行排列，编目应编制档案目录，装订应将档案材料整齐装订成册。3.档案整理过程中，应注意保护档案材料的原貌，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。对破损、褪色的档案材料，应进行修复或复制；对字迹模糊或易褪色的档案材料，应进行复制或摘抄。（二）档案保管1.档案管理中心应设立专门的档案库房，配备必要的安全防护设施，如防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设备，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。档案管理人员应定期对档案库房进行检查，及时发现和处理问题。3.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，建立档案检索目录，便于查找和利用。档案管理人员应定期对档案进行清查、核对，确保档案的准确无误。4.对电子档案，应按照国家有关规定进行存储和管理，确保电子档案的安全、完整和有效利用。电子档案应与纸质档案同步整理、同步保管，并建立相应的备份制度。五、档案的查阅与借阅（一）查阅范围流动人员本人、用人单位、司法机关、社会保障部门等因工作需要，可以查阅流动人员档案。（二）查阅程序1.查阅人应填写《流动人员档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等，并提交相关证明材料。2.档案管理中心对查阅申请表及证明材料进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排专人负责查阅。3.查阅人应在档案管理中心指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出档案管理中心。查阅过程中，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换档案材料。4.查阅人查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理中心，并在《流动人员档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅范围流动人员本人因特殊原因需要借阅档案的，经档案管理中心批准，可以借阅档案。（四）借阅程序1.借阅人应填写《流动人员档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，并提交相关证明材料。2.档案管理中心对借阅申请表及证明材料进行审核，符合借阅条件的，予以批准，并办理借阅手续。3.借阅人应按照规定的借阅期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅人在借阅期间应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.借阅人归还档案时，档案管理中心应认真核对档案是否完整、有无损坏等情况，如发现问题，应及时查明原因并追究借阅人的责任。六、档案的转递（一）转递范围流动人员因工作调动、升学、出国等原因需要转递档案的，档案管理中心应按照规定办理档案转递手续。（二）转递程序1.流动人员或用人单位应填写《流动人员档案转递通知单》，注明转递原因、转递单位、转递地址等信息，并提交相关证明材料。2.档案管理中心对转递通知单及证明材料进行审核，符合转递条件的，予以批准，并按照规定的转递方式将档案转至接收单位。3.档案转递应通过机要交通或专人送取等方式进行，严禁个人自带档案转递。档案管理中心应及时将档案转递情况告知流动人员或用人单位，并要求接收单位在收到档案后及时反馈回执。4.接收单位收到档案后，应认真核对档案转递通知单与档案内容是否一致，档案材料是否齐全、完整，档案密封是否完好。如发现问题，应及时与档案管理中心联系，协商解决。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立武威市流动人员档案管理信息系统，实现档案管理工作的信息化、规范化和科学化，提高档案管理工作效率和服务质量。（二）信息化管理内容1.档案信息录入：将流动人员档案中的基本信息、履历信息、学历学位信息、工作经历信息、奖惩信息等录入档案管理信息系统，建立电子档案数据库。2.档案信息查询：通过档案管理信息系统，为流动人员本人、用人单位、司法机关、社会保障部门等提供档案信息查询服务，方便快捷地获取档案信息。3.档案信息统计分析：利用档案管理信息系统，对流动人员档案信息进行统计分析，为人才政策制定、人才资源开发等提供数据支持。4.档案信息安全管理：建立健全档案管理信息系统安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护，防止档案信息泄露、篡改等安全事故的发生。（三）信息化管理要求1.档案管理信息系统应具备完善的数据录入、查询、统计、分析、备份等功能，确保系统的稳定性和可靠性。2.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，严格按照系统操作规程进行操作，确保档案信息录入的准确性和完整性。3.加强对档案管理信息系统的安全管理，设置用户权限，定期对系统进行维护和更新，防止病毒入侵和数据丢失。4.建立档案管理信息系统数据备份制度，定期对档案数据进行备份，并将备份数据存储在安全可靠的地方，防止数据丢失。八、监督与检查（一）监督检查主体武威市人力资源和社会保障部门负责对全市流动人员档案管理工作进行监督检查。档案管理中心应定期对本单位的档案管理工作进行自查自纠，及时发现和解决问题。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况：检查档案管理中心是否严格执行本制度及相关法律法规和政策规定，档案管理工作流程是否规范。2.档案管理工作质量：检查档案管理中心档案整理、保管、查阅、借阅、转递等工作是否符合要求，档案材料是否真实、完整、规范。3.档案信息安全管理情况：检查档案管理中心是否建立健全档案信息安全管理制度，档案信息系统是否安全可靠，档案信息是否保密。4.档案管理人员工作纪律：检查档案管理人员是否遵守档案管理工作纪律，有无违规操作、泄露档案信息等行为。（三）监督检查方式1.定期检查：武威市人力资源和社会保障部门定期对档案管理中心的档案管理工作进行检查，每年不少于一次。2.不定期抽查：档案管理中心不定期对本单位的档案管理工作进行抽查，及时发现和解决问题。3.专项检查：根据工作需要，对档案管理工作中的重点环节、重点问题进行专项检查。（四）问题处理