卫生院会计档案管理制度

PAGE卫生院会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强卫生院会计档案管理，保证会计档案的安全、完整、有效，充分发挥会计档案在卫生院经济管理中的作用，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本卫生院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院各科室及全体财务工作人员在会计核算过程中形成的会计档案管理。（三）定义会计档案是指卫生院在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映卫生院经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理原则1.统一管理原则：卫生院会计档案由财务科统一管理，指定专人负责会计档案的收集、整理、保管、查阅和销毁等工作。2.真实完整原则：确保会计档案的内容真实、准确、完整，如实反映卫生院的经济业务活动。3.安全保密原则：采取有效措施，保证会计档案的安全，防止会计档案被篡改、损坏、丢失，严格遵守保密规定，防止会计信息泄露。4.便于利用原则：遵循方便查阅、高效利用的原则，建立健全会计档案查阅、借阅等管理制度，提高会计档案的利用效率。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证：包括外来原始凭证和自制原始凭证，如发票、收据、入库单、出库单、报销单等，是记录经济业务发生或完成情况的原始证明。2.记账凭证：根据审核无误的原始凭证编制，是登记账簿的直接依据，包括收款凭证、付款凭证和转账凭证。（二）会计账簿1.总账：按照总分类账户分类登记经济业务的账簿，是编制会计报表的主要依据。2.明细账：按照明细分类账户分类登记经济业务的账簿，详细反映各项经济业务的具体情况。3.日记账：包括现金日记账和银行存款日记账，逐日逐笔记录现金和银行存款的收支情况。4.其他辅助性账簿：如固定资产明细账、往来明细账等，用于补充记录特定经济业务的详细信息。（三）财务会计报告1.月度财务会计报告：包括资产负债表、利润表、现金流量表等，反映卫生院月度财务状况和经营成果。2.年度财务会计报告：除月度财务会计报告包含的内容外，还包括会计报表附注、财务情况说明书等，全面反映卫生院年度财务状况、经营成果和现金流量等情况。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表：用于核对银行存款日记账与银行对账单之间的差异，调整未达账项。2.银行对账单：反映卫生院银行账户资金收支情况的对账单。3.纳税申报表：记录卫生院各项税费申报缴纳情况的报表。4.会计档案移交清册：记录会计档案移交过程中相关信息的清册。5.会计档案保管清册：详细记录会计档案保管情况的清册。6.会计档案销毁清册：记录会计档案销毁过程中相关信息的清册。7.其他应当保存的会计核算专业资料：如财务分析报告、审计报告、验资报告等。三、会计档案的整理（一）分类标准1.按照会计档案的形成时间进行分类，分为年度会计档案。2.在年度内，按照会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料的类别进行细分。（二）编号方法1.会计凭证：按照月份和凭证编号顺序进行编号，如“20XX年X月001号20XX年X月XXX号”。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等分别编号，如总账编号为“1”，明细账根据科目类别分别编号，如“21（资产类明细账）”、“22（负债类明细账）”等，日记账编号为“3（现金日记账）”、“4（银行存款日记账）”等。3.财务会计报告：月度财务会计报告按照月份编号，如“20XX年X月财务会计报告”；年度财务会计报告单独编号，如“20XX年度财务会计报告”。4.其他会计资料：按照资料类别和形成时间顺序编号，如银行存款余额调节表编号为“51（20XX年X月）”，银行对账单编号为“52（20XX年X月）”等。（三）装订成册1.会计凭证：每月结账后，将当月的记账凭证及其所附原始凭证按照编号顺序整理整齐，折叠平整后，加具封面和封底，装订成册，并在装订线处加盖装订人员印章。封面应注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数等内容。2.会计账簿：年度终了，将各账簿进行整理，去除空白页和账页中的金属物，加具封面和封底，装订成册。封面应注明单位名称、账簿名称、年度等内容。3.财务会计报告：月度和年度财务会计报告编制完成后，按照规定格式打印，并依次编定页码，加具封面，装订成册。封面应注明单位名称、年度、月份、财务会计报告名称等内容。4.其他会计资料：对于零散的其他会计资料，如银行存款余额调节表、银行对账单等，应按照编号顺序整理，定期装订成册，并在封面上注明资料名称、年度、月份等内容。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证：保管期限为30年。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等保管期限为30年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告：月度、季度财务会计报告保管期限为10年；年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料：银行存款余额调节表、银行对账单等保管期限为10年；会计档案移交清册保管期限为30年；会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保管。（二）保管地点设立专门的会计档案保管库房，确保库房安全、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。库房内配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。（三）保管要求1.按照会计档案的类别、年度、编号顺序进行存放，便于查找和利用。2.定期对会计档案进行检查和核对，发现问题及时处理，确保会计档案的安全和完整。3.对电子会计档案，应定期进行备份，并存储在磁性介质、光盘等不同的存储介质上，分别存放于不同地点，以防数据丢失。同时，要定期对电子会计档案进行杀毒和维护，确保数据的安全性和可用性。五、会计档案的查阅（一）查阅范围本卫生院内部人员因工作需要查阅会计档案，包括财务工作人员查阅与自身工作相关的会计资料，以及其他科室人员查阅涉及本科室经济业务的会计档案。外部单位因审计、检查等工作需要查阅会计档案，必须按照规定办理相关手续。（二）查阅手续1.本卫生院内部人员查阅会计档案，需填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在科室负责人签字同意后，报财务科负责人审批。财务科负责人根据申请内容进行审核，批准后安排专人负责提供查阅服务，并做好查阅记录。2.外部单位查阅会计档案，需持单位介绍信、查阅人有效身份证件等相关证明材料，向卫生院财务科提出查阅申请。财务科负责人审核申请材料后，报卫生院分管领导审批。经批准后，由财务科安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人姓名、查阅内容、查阅用途等信息。（三）查阅方式1.查阅会计档案时，应在财务科指定的查阅地点进行，不得将会计档案携带出指定地点。2.查阅人员只能查阅与申请内容相关的会计档案，不得擅自翻阅、抄录、复制不属于查阅范围的会计档案。如需复制会计档案资料，应经财务科负责人批准，并按照规定办理相关手续。复制的会计档案资料应与原件一致，并加盖财务科印章。3.查阅过程中，查阅人员应爱护会计档案，不得在会计档案上涂画、标记、拆封和抽换。查阅结束后，查阅人员应将查阅的会计档案资料归还财务科，并由专人进行核对和清点。六、会计档案的借阅（一）借阅范围本卫生院内部人员因特殊工作需要借阅会计档案，如财务审计、项目申报等，经财务科负责人批准后可以借阅。外部单位一般不得借阅会计档案，如因特殊情况确需借阅的，需经卫生院主要领导批准。（二）借阅手续1.本卫生院内部人员借阅会计档案，需填写《会计档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等信息，经所在科室负责人签字同意后，报财务科负责人审批。财务科负责人根据申请情况进行审核，批准后办理借阅手续，并将会计档案交予借阅人。2.外部单位借阅会计档案，需持单位正式函件，说明借阅理由、借阅内容、借阅期限等，经卫生院主要领导批准后，由财务科办理借阅手续。借阅手续应包括借阅申请表、单位函件、领导批示等相关材料。财务科应留存复印件，并做好借阅登记。（三）借阅期限1.本卫生院内部人员借阅会计档案，一般不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，应提前向财务科提出申请，经批准后方可延期。2.外部单位借阅会计档案，借阅期限一般不得超过[X]天。特殊情况需要延长借阅期限的，需重新办理审批手续。（四）归还要求借阅人应在规定的借阅期限内归还会计档案，不得逾期。归还时，借阅人应确保会计档案的完整性和安全性，如发现会计档案有损坏、丢失等情况，应及时向财务科报告，并承担相应责任。财务科在接收归还的会计档案时，应认真核对档案的完整性和准确性，如发现问题应及时查明原因并处理。七、会计档案的销毁（一）销毁条件会计档案保管期满，需要销毁时，由财务科提出销毁意见，会同档案管理部门共同鉴定，严格审查档案的合法性、真实性和完整性。对保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。（二）销毁程序1.编制会计档案销毁清册：财务科负责编制会计档案销毁清册，详细列出拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。会计档案销毁清册应一式三份，分别由财务科、档案管理部门和卫生院留存。2.审批：会计档案销毁清册编制完成后，报卫生院分管领导审核，经卫生院主要领导批准后，方可进行销毁。3.销毁实施：由财务科和档案管理部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告卫生院主要领导