工商联档案工作管理制度

PAGE工商联档案工作管理制度一、总则（一）目的为加强工商联档案工作的规范化、科学化管理，有效保护和利用档案资源，为工商联各项工作提供有力支持，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于工商联机关各部门及所属事业单位在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行集中统一领导，由办公室负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：归档的文件材料应真实反映工商联的工作活动和历史面貌，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集和整理各类档案，保证档案内容的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露，维护档案的安全。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以工商联主要领导为组长，各分管领导为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责审定档案工作计划、规章制度，协调解决档案工作中的重大问题，监督检查档案工作的执行情况。（二）办公室作为档案管理的职能部门，具体负责以下工作：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本单位档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案的质量。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查找和利用。4.负责档案库房的安全管理，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全保管。5.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.对各部门的档案工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高档案工作人员的业务素质。7.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。8.积极开发利用档案信息资源，为工商联的决策、工作研究、历史研究等提供档案资料支持。（三）各部门1.负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，确保文件材料的齐全完整，并定期移交办公室。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理和与办公室的沟通协调。3.配合办公室做好档案的整理、编目、数字化等工作，提供必要的档案信息和资料。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.上级机关下发的与工商联工作相关的文件、指示、通知等。2.工商联召开的各类会议文件、记录、纪要等。3.工商联制定的工作计划、总结、报告、统计报表等。4.工商联开展的各项业务活动形成的文件材料，如调研报告、工作方案、合同协议、项目资料等。5.工商联的人事档案，包括干部任免、考核、奖惩、培训等材料。6.工商联的财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.工商联的声像档案，如照片、录音、录像等，反映工商联重要活动、会议、领导视察等情况。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保文件材料的真实性、完整性和准确性。2.对重要文件材料应实行双套制归档，即同时保存纸质文件和电子文件，并确保两者内容一致。3.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，不符合要求的应及时进行整理和补充。（三）归档时间1.当年形成的文件材料，应在次年上半年完成归档工作。2.跨年度的文件材料，应在办结后的次年上半年归档。3.人事档案、财务档案等应按照相关规定及时归档。（四）归档程序1.各部门兼职档案员对收集到的文件材料进行初步整理，按照分类方案进行分类、排序、编目。2.填写档案移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交办公室。3.办公室档案管理人员对移交的档案进行审核、验收，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。4.审核验收合格后，办公室档案管理人员将档案进行统一编号、装订、上架，并录入档案管理系统。四、档案的整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）分类。年度分为自然年度，保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年），机构（问题）根据工商联的职能部门设置进行划分。2.人事档案：按照干部档案管理规定进行分类整理，分为履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免材料等十大类。3.财务档案：按照会计档案管理办法进行分类，分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等四类。4.声像档案：按照载体形式、内容主题等进行分类，如照片档案可分为会议照片、活动照片、领导视察照片等，录音录像档案可分为重要会议录音录像、大型活动录音录像等。（三）编号与编目1.文书档案：按照分类方案进行编号，编号采用“年度+保管期限代码+流水号”的形式，如“2023Y001”表示2023年永久保存的第1份文件。编目时，编制案卷目录、卷内文件目录等检索工具，详细记录档案的题名、责任者、日期、文号、页数等信息。2.人事档案：按照档案管理规定进行编号，编目时编制档案目录，记录档案材料的类别、序号、题名、日期、来源等信息。3.财务档案：按照会计档案管理办法进行编号，编目时编制会计档案目录，记录档案的类别、年度、保管期限、档号等信息。4.声像档案：按照分类方案进行编号，编目时编制声像档案目录，记录档案的题名、拍摄（录制）日期、地点、人物、内容简介等信息，并附上简要的文字说明。（四）装订与装盒1.文书档案：将每份文件材料按顺序排列整齐，左侧装订，采用三孔一线的装订方法，确保文件材料牢固、整齐。装订后，将档案装入档案盒，在档案盒封面填写全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等信息。2.人事档案：按照档案管理规定进行装订，装入专用档案盒，在档案盒封面填写档案编号、姓名、性别、民族、出生日期、籍贯、参加工作时间、入党时间、学历、学位等信息。3.财务档案：会计凭证应按月装订成册，加具封面、封底，在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数等信息，并由装订人员在封签处签名或盖章。会计账簿、财务报告等应分别装入档案盒，在档案盒封面填写相关信息。4.声像档案：照片应冲印或打印成标准规格，粘贴在照片档案册上，并在照片下方注明照片说明。录音录像带应装入专用盒带，在盒带上注明题名、录制日期、录制地点、录制人等信息，并附上文字说明。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的档案保管设备，如档案密集架、温湿度计、空调、除湿机、防虫药品、消防器材等。（二）档案上架1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找和利用。2.不同保管期限、不同类别、不同年度的档案应分开存放，不得混放。（三）库房管理1.建立库房管理制度，明确库房管理人员的职责，严格执行库房出入登记制度，非档案管理人员未经批准不得进入库房。2.定期对库房进行检查，检查档案的保管状况、设备运行情况等，发现问题及时处理，并做好记录。3.保持库房清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。4.做好库房温湿度的监测和调控工作，将库房温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（四）档案数字化1.积极推进档案数字化工作，将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。2.数字化档案应与纸质档案同步管理，确保两者内容一致。电子档案应进行备份存储，防止数据丢失。3.加强对电子档案的安全管理，设置防火墙、防病毒软件等安全防护措施，防止电子档案被篡改、丢失或泄露。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案利用规定，确保档案利用工作合法合规。2.服务大局原则：围绕工商联的中心工作，积极提供档案信息服务支撑。3.方便利用原则：简化利用手续，提高利用效率，为利用者提供便捷的服务。4.保密安全原则：在档案利用过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露，维护档案的安全。（二）利用范围1.本单位工作人员因工作需要查阅档案。2.上级机关、有关部门因工作需要查阅档案。3.司法机关、纪检监察机关等因办案需要查阅档案。4.其他经批准查阅档案的单位或个人。（三）利用手续1.本单位工作人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人签字同意后，到办公室办理查阅手续。2.外单位人员查阅档案，需持单位介绍信，注明查阅目的、内容、范围等，经工商联办公室负责人审核同意后，办理查阅手续。查阅重要档案需经分管领导批准。3.司法机关、纪检监察机关等因办案需要查阅档案，需出具相关法律文书，经工商联办公室负责人审核同意后，办理查阅手续。查阅重要档案需经主要领导批准。4.查阅档案时，利用者应在档案查阅登记薄上登记，如实填写查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容等信息。5.利用者应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房或转借他人。如需复印、摘抄档案内容，应经办公室同意，并按照规定办理相关手续。（四）利用反馈1.办公室应定期收集利用者对档案利用工作的意见和建议，及时改进服务质量。2.对档案利用过程中发现的问题，如档案内容不完整、不准确、难以查阅等，应及时进行整改和完善。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：每年定期对档案进行鉴定，确定档案的保管价值。2.全面审查原则：对档案的内容、来源、时间等进行全面审查，综合判断档案的价值。3.准确判定原则：准确判定档案是否已失去保存价值，避免误判。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由办公室负责人、档案管理人员、业务骨干等组成。负责对档案进行鉴定工作，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断其保管价值。2.分析比较法：将档案与同类档案进行分析比较，判断其价值高低。3.效益评估法：评估档案对工商联工作、历史研究等方面的效益，确定其保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意