森林经营处档案管理制度

PAGE森林经营处档案管理制度一、总则（一）目的为加强森林经营处档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，为森林经营工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于森林经营处各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：森林经营处档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映森林经营活动的全过程，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集和保存与森林经营相关的各类文件材料，保证档案的完整性。4.系统性原则：按照一定的分类标准和方法，对档案进行科学分类、编号和排列，保持档案之间的有机联系和系统性。5.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理，确保档案信息安全。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门森林经营处设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责档案管理工作的组织、协调和实施。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本处档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案工作，对兼职档案员进行培训和业务指导。4.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。5.参与档案信息化建设，推进档案管理的现代化。6.做好档案的编研工作，为森林经营决策提供参考依据。（三）各部门职责1.各部门负责本部门档案的收集、整理和移交工作，指定专人作为兼职档案员，负责本部门档案工作的具体实施。2.兼职档案员应按照档案管理部门的要求，及时收集、整理本部门的文件材料，确保档案的齐全、完整，并按时移交档案管理部门。3.各部门应积极配合档案管理部门的工作，提供必要的支持和协助。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.森林资源调查、规划、设计等方面的文件材料。2.森林培育、抚育、采伐等生产经营活动中形成的文件材料。3.森林病虫害防治、森林防火等管理工作中产生的文件材料。4.森林经营处的行政管理文件，包括各类会议记录、工作计划、总结、报告等。5.财务、审计、人事等方面与森林经营相关的文件材料。6.对外签订的合同、协议、合作项目等文件材料。7.其他与森林经营有关的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确文件材料的收集范围和责任人，确保文件材料及时、完整地收集。2.兼职档案员应定期对本部门的文件材料进行清理和核对，发现问题及时解决。3.对于重要文件材料，应实行跟踪收集，确保不遗漏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素，将档案分为不同的类别，如森林资源类、生产经营类、行政管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查阅和统计。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药等。2.定期对保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案存放在档案柜或货架上，便于查找和管理。2.对于电子档案，应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量和质量准确无误。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应遵循全面、历史、发展的观点，确保档案的真实性和完整性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，确定其保存价值和保管期限。2.分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断其价值。（四）保管期限划分1.永久保管：凡是反映森林经营处主要职能活动和基本历史面貌的，对森林经营工作有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种期限。凡是在一定时期内对森林经营工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（五）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经森林经营处领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。监销人员应在销毁清册上签字，并注明销毁方式和时间。4.销毁后的档案应及时在档案目录中注销，并做好记录。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规利用原则：档案利用应严格遵守国家有关法律法规和本处档案管理制度。2.服务森林经营原则：档案利用工作应紧密围绕森林经营工作的需要，为各项工作提供有力支持。3.确保安全原则：在档案利用过程中，应确保档案的安全，防止档案信息泄露和损坏。（二）利用范围1.本处员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅、借阅与森林经营相关的档案，须经森林经营处领导批准，并办理相关手续。（三）利用方式1.查阅：员工可在档案管理部门指定的场所查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明用途。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细记录。2.登记内容包括利用日期、利用人姓名、部门、利用目的、档案名称、数量、归还日期等。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为森林经营工作提供更加便捷、高效的服务。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备和软件，建立档案数据库，对档案进行数字化录入和存储。2.制定档案信息化管理操作规程，规范档案数字化处理、数据录入、系统维护等工作流程。3.加强档案管理人员的信息化技能培训，提高其计算机操作水平和档案信息化管理能力。4.建立档案信息安全保障体系，采取数据备份、加密、防火墙等技术措施，确保档案信息的安全。（三）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案同步整理、归档，确保两者内容