学校培训档案工作制度汇编

PAGE学校培训档案工作制度汇编一、总则（一）目的为加强学校培训档案管理，确保培训档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥培训档案在学校教学、管理及决策中的作用，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于学校各类培训项目的档案管理工作，包括培训计划制定、培训实施、培训考核、培训总结等全过程所形成的文件材料。（三）基本原则1.真实性原则：培训档案应如实反映培训活动的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖培训工作的各个环节，全面收集相关文件材料，保证档案的完整性。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据、文字等表述清晰规范。4.保密性原则：对涉及学校机密、学员隐私等信息严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则：档案整理应科学合理，便于查询、借阅和使用，提高档案利用效率。二、培训档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善培训档案管理制度，指导和监督各部门培训档案的收集、整理、归档工作。2.集中统一管理学校培训档案，建立健全培训档案目录数据库，实现档案信息的数字化管理。3.定期对培训档案进行检查、鉴定和统计，确保档案质量。4.负责培训档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，防止档案损坏和丢失。5.按照规定向学校内部及外部有关单位提供培训档案查阅、借阅服务。（二）培训项目主办部门职责1.负责本部门培训项目档案的收集、整理和初步归档工作，确保档案材料的齐全、完整。2.在培训项目结束后，及时将整理好的档案移交档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门做好培训档案的查阅、借阅等工作，提供必要的档案利用信息。（三）培训教师职责1.负责收集和整理本人在培训教学过程中形成的各类文件材料，如教案、课件、考核试卷等，并及时移交培训项目主办部门。2.配合档案管理部门和培训项目主办部门做好培训档案的整理、归档和利用工作。三、培训档案的收集与整理（一）收集范围1.培训计划阶段：包括培训需求调研报告、培训方案、培训预算等。2.培训实施阶段：培训通知、学员报名登记表、学员名册。培训教材、讲义、课件、参考资料等。培训教师的教案、授课记录、考核记录等。培训现场照片、视频等资料。学员考勤记录、课堂表现记录等。3.培训考核阶段：考核方案、考核试卷、学员成绩登记表、考核总结等。4.培训总结阶段：培训总结报告、学员反馈意见、培训效果评估报告等。5.其他与培训项目相关的文件材料，如培训合同、协议、证书颁发记录等。（二）收集要求1.各部门和培训教师应按照档案收集范围，及时收集本部门和本人在培训过程中形成的文件材料，确保材料的真实性和完整性。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，纸张规格统一，不符合要求的应进行整理或复制。3.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行存储，并确保其可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照培训项目的类别、时间顺序等进行分类，可分为学历教育培训档案、职业技能培训档案、短期专题培训档案等。2.编号：对每一份培训档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制培训档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，确保目录清晰准确。4.装订：对纸质档案进行装订，保持档案的整齐美观，便于长期保存。四、培训档案的归档与保管（一）归档程序1.培训项目主办部门在培训项目结束后，应在规定时间内对本部门收集整理的培训档案进行初步审核，确保档案材料齐全、完整、准确。2.审核通过后，填写档案移交清单，将培训档案移交档案管理部门。3.档案管理部门对接收的培训档案进行再次审核，核对档案材料与移交清单是否一致，审核无误后办理归档手续。（二）保管期限1.培训档案的保管期限根据其重要程度和利用价值分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：主要包括培训合同、协议、重要培训总结报告、涉及学校重大利益的培训档案等。长期保管的档案：一般为10年至50年，包括学历教育培训档案、职业技能培训档案等。短期保管的档案：通常为1年至10年，如短期专题培训档案等。2.保管期限的确定应严格按照国家有关档案保管期限的规定执行，如有特殊情况需调整保管期限，应报学校档案管理部门批准。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全性和完整性。4.建立健全档案保管制度，定期对档案进行清查盘点，发现问题及时处理，并做好记录。五、培训档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.学校内部人员因工作需要查阅培训档案，应填写《培训档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请，提供相应的培训档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注，如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门同意。（二）借阅规定1.学校内部人员因工作需要借阅培训档案，应填写《培训档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的培训档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容，如发生档案丢失、损坏等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。4.外部单位因工作需要查阅或借阅培训档案，应按照国家有关规定办理相关手续，经学校主管领导批准后，方可查阅或借阅。六、培训档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理部门应定期对培训档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次全面鉴定。2.价值评估原则：根据培训档案的内容、重要性、利用价值等因素，对档案进行综合评估，确定其保管期限和销毁价值。3.严格审批原则：培训档案的鉴定和销毁工作应严格按照规定的程序进行审批，确保鉴定和销毁工作的合法性和严肃性。（二）鉴定方法1.成立鉴定小组：由档案管理部门负责人、培训项目主办部门代表、相关专家等组成鉴定小组，负责培训档案的鉴定工作。2.逐卷审查：鉴定小组对每一份培训档案进行逐卷审查，根据档案的内容、形式、来源等因素，判断其是否仍具有保存价值。3.形成鉴定意见：鉴定小组根据审查结果，形成培训档案鉴定意见，明确哪些档案需要继续保存，哪些档案可以销毁。（三）销毁程序1.编制销毁清单：对经鉴定可以销毁的培训档案，档案管理部门应编制《培训档案销毁清单》，清单应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。2.审批销毁：《培训档案销毁清单》经学校主管领导批准后，方可进行销毁。3.实施销毁：销毁工作应在指定地点进行，由专人负责监销，确保档案彻底销毁。4.记录销毁情况：销毁完成后，监销人员应在《培训档案销毁清单》上签字，并注明销毁日期、方式等，同时将销毁情况记录在档案管理台账中。七、培训档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的培训档案信息化管理系统，实现培训档案的电子化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。2.确保培训档案信息化管理系统的安全性和稳定性，防止档案信息泄露和丢失。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责培训档案信息化管理系统的数据录入工作，确保录入数据的准确性和完整性。2.定期对培训档案信息化管理系统中的数据进行维护和更新，及时删除过期或无效的数据，保证系统数据的时效性。（三）信息安全管理1.加强培训档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限管理，对不同用户的访问权限进行严格控制，防止未经授权的访问。2.定期对培训档案信息化管理系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。3.做好培训档案