测绘档案资料室管理制度

PAGE测绘档案资料室管理制度一、总则（一）目的为加强测绘档案资料室的管理，确保测绘档案资料的完整、准确、系统、安全，便于开发利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织测绘档案资料室的档案资料管理工作，包括测绘项目形成的各类文件、数据、图表、图纸等资料的收集、整理、归档、保管、借阅、利用及销毁等环节。（三）管理原则1.集中统一管理原则：测绘档案资料室对全公司/组织的测绘档案资料实行集中统一管理，确保档案资料的完整性和系统性。2.真实性原则：归档的测绘档案资料必须是真实反映测绘项目实际情况的原始记录，不得擅自篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集测绘项目各个阶段形成的各类档案资料，保证档案资料的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密的测绘档案资料进行妥善保管，防止失密、泄密。5.便于利用原则：优化档案资料的整理和存储方式，提高档案资料的检索效率，方便公司/组织内部人员查阅利用。二、档案资料收集（一）收集范围1.测绘项目前期文件：包括项目立项申请、可行性研究报告、项目设计书、技术设计书等。2.测绘过程中形成的文件：如测绘技术方案、观测记录、计算资料、质量检查报告、技术总结等。3.测绘成果资料：包括地形图、地籍图、房产图、地下管线图、控制测量成果、地形测量成果、摄影测量成果、遥感影像数据等各类纸质和电子资料。4.与测绘项目相关的其他资料：如项目合同、协议、往来函件、会议纪要、验收报告等。（二）收集要求1.项目负责人应及时组织收集本项目形成的各类档案资料，确保资料的齐全完整。2.收集的档案资料应字迹清晰、图表整洁、数据准确，签字盖章手续完备。3.对电子档案资料，应确保其格式规范、存储介质可靠，并与纸质档案资料内容一致。（三）收集流程1.项目实施过程中，各作业小组应定期将本小组形成的档案资料整理后交至项目负责人。2.项目负责人在项目完成后，对收集到的档案资料进行初步审核，确保资料符合要求后，填写《测绘档案资料移交清单》，将档案资料移交至测绘档案资料室。3.测绘档案资料室接收人员对移交的档案资料进行核对，如发现问题及时与项目负责人沟通解决。核对无误后，在《测绘档案资料移交清单》上签字确认，并将档案资料纳入档案资料室管理。三、档案资料整理（一）分类标准1.按照测绘专业分类：如大地测量、摄影测量与遥感、工程测量、地籍测绘、房产测绘、地理信息系统工程等。2.按照项目阶段分类：如项目前期、项目实施、项目验收等。3.按照档案资料的载体形式分类：如纸质档案、电子档案、声像档案等。（二）整理方法1.纸质档案整理：对收集到的纸质档案资料进行分类、排序，去除重复、无用的资料。按照档案资料的形成时间顺序或重要程度进行编号，编写档号。填写档案资料目录，包括档号、题名、日期、责任者、页数等信息。对档案资料进行装订，确保整齐牢固，便于查阅。2.电子档案整理：按照分类标准对电子档案资料进行分类存储，建立清晰的文件夹结构。对电子档案资料进行命名，命名规则应简洁明了，体现档案资料的主要内容和时间信息。建立电子档案资料索引数据库，录入档案资料的档号、题名、日期、责任者、存储路径等信息，方便检索利用。3.声像档案整理：对声像档案资料进行分类整理，如照片、录音、录像等。为声像档案资料编写文字说明，包括拍摄时间、地点人物、事件内容等信息。将声像档案资料存储在专用的存储设备上，并建立相应的索引目录。（三）整理要求1.整理后的档案资料应分类明确、排列有序、编号规范、目录清晰，便于查找和利用。2.档案资料的整理应遵循保持文件之间历史联系的原则，不得随意打乱或重新组合。3.对破损、褪色的档案资料应进行修复或复制，确保档案资料的完整性和可读性。四、档案资料归档（一）归档范围经整理后的测绘项目各类档案资料均应进行归档，确保档案资料的系统性和完整性。（二）归档时间1.测绘项目完成后[X]个工作日内，项目负责人应将整理好的档案资料移交至测绘档案资料室进行归档。2.对于跨年度的测绘项目，应在每年年底将本年度形成的档案资料进行归档。（三）归档流程1.测绘档案资料室接收归档的档案资料后，按照分类标准和编号顺序进行上架存放。2.对归档的档案资料进行登记，建立《测绘档案资料归档登记簿》，记录档案资料的档号、题名、日期、责任者、归档时间等信息。3.将归档的档案资料录入档案管理系统，建立电子档案目录，实现档案资料的信息化管理。五、档案资料保管（一）保管环境1.测绘档案资料室应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的房间作为库房，确保档案资料的安全存储。2.库房内配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等，定期检查维护，确保其正常运行。3.库房的温度应保持在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应保持在[X]%[X]%之间。（二）保管方式1.纸质档案应采用密集架或档案柜进行存放，按照分类顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放，防止数据丢失。3.声像档案应存储在专用的光盘、磁带等存储介质上，并建立相应的存储目录，注明档案资料的内容、存储时间等信息。（三）保管要求1.定期对档案资料进行检查和清点，如发现档案资料有损坏情况，应及时进行修复或复制。2.对磁性存储介质上的电子档案资料，应定期进行转存，防止数据丢失或损坏。3.严格遵守档案资料的保密规定,未经批准,任何人不得擅自进入档案资料室查阅、借阅档案资料。4.做好档案资料的防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案资料的安全。六、档案资料借阅（一）借阅范围本公司/组织内部人员因工作需要，可借阅测绘档案资料室的档案资料。（二）借阅流程1.借阅人填写《测绘档案资料借阅申请表》，注明借阅档案资料的档号、题名、借阅时间、借阅用途等信息。2.借阅人所在部门负责人对申请表进行审核，签字同意后报测绘档案资料室负责人审批。3.测绘档案资料室负责人根据借阅申请情况，对符合借阅条件的申请进行审批，并在申请表上签字批准。4.借阅人凭批准后的《测绘档案资料借阅申请表》到测绘档案资料室办理借阅手续，领取档案资料。5.借阅人应在规定的借阅时间内归还档案资料，如需延期归还，应提前办理续借手续。（三）借阅要求1.借阅人应爱护档案资料，不得擅自涂改、损坏、转借、丢失档案资料。2.借阅的档案资料仅限在本公司/组织内部使用，不得带出公司/组织。如需带出，应经测绘档案资料室负责人批准，并办理相关手续。3.借阅人归还档案资料时，应保证档案资料的完整性和整洁性，测绘档案资料室管理人员应对归还的档案资料进行检查，如发现问题及时与借阅人沟通解决。七、档案资料利用（一）利用方式1.查阅：公司/组织内部人员可到测绘档案资料室查阅档案资料，了解相关项目的历史情况和技术资料。2.复制：根据工作需要，经测绘档案资料室负责人批准，借阅人可对档案资料进行复制，但应保证复制件与原件内容一致，并注明复制日期和复制人。3.咨询：公司/组织内部人员可就测绘项目相关问题向测绘档案资料室管理人员进行咨询，获取相关信息和技术支持。（二）利用要求1.利用档案资料时，应严格遵守国家有关法律法规和公司/组织的保密规定，不得泄露档案资料中涉及的国家机密、商业秘密等信息。2.利用档案资料后，应及时将档案资料归还测绘档案资料室，不得擅自留存或转借他人。3.测绘档案资料室应积极为公司/组织内部人员提供档案资料利用服务，根据利用需求，及时提供相关档案资料，并做好利用记录。八,档案资料销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的测绘档案资料。2.因保管不善导致损坏、变质，无法修复且无利用价值的测绘档案资料。3.经鉴定确认属于应销毁的其他测绘档案资料。（二）销毁流程1.测绘档案资料室定期对库存档案资料进行清查，提出拟销毁档案资料清单，报公司/组织档案管理部门审核。2.公司/组织档案管理部门组织相关人员对拟销毁档案资料进行鉴定，确认是否符合销毁条件。3.经鉴定同意销毁的档案资料，由测绘档案资料室填写《测绘档案资料销毁申请表》，报公司/组织主管领导审批。4.经批准后，由测绘档案资料室指定专人负责销毁工作，并在销毁现场进行监销。销毁工作完成后，监销人员应在《测绘档案资料销毁清册》上签字