小学贫困生档案管理制度

PAGE小学贫困生档案管理制度一、总则（一）目的为了全面、准确、及时地掌握小学贫困生的基本情况，规范贫困生档案管理工作，确保贫困生资助政策的公平、公正、公开实施，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体贫困生档案的建立、管理、使用和维护。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映贫困生的实际情况，确保信息准确无误。2.完整性原则：全面收集贫困生的各类相关信息，保证档案资料的完整性。3.保密性原则：严格保护贫困生个人隐私，对档案信息予以保密，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据贫困生家庭经济状况的变化，及时更新档案信息，实行动态管理。二、档案内容（一）学生基本信息1.个人基本情况：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、家庭住址、联系电话等。2.学籍信息：所在班级、学号、入学时间、学制等。（二）家庭经济状况证明材料1.低保证：提供家庭享受最低生活保障的证明文件。2.特困人员救助供养证：若学生家庭属于特困人员，需提供相应证明。3.残疾证：学生本人或家庭成员有残疾情况的，提供残疾证明。4.重大疾病诊断证明：家庭因重大疾病导致经济困难的，出具相关诊断证明。5.受灾证明：因自然灾害等原因造成家庭经济损失的，提供受灾情况证明。6.其他相关证明材料：如扶贫手册、烈士证明等能够证明家庭经济困难的材料。（三）学生申请材料1.贫困生资助申请表：学生本人填写的申请资助的表格，包括申请资助项目、家庭经济情况说明等。2.个人承诺：学生对所提供信息真实性的承诺。（四）学校审核材料1.班级民主评议记录：记录班级对贫困生申请进行民主评议的过程和结果。2.学校审核意见：学校对贫困生申请的审核结论，明确是否给予资助及资助等级。（五）资助情况记录1.获得资助项目及金额：详细记录学生获得的各类资助项目及具体金额。2.资助发放凭证：如银行转账记录、现金签收单等。3.资助效果跟踪记录：对学生获得资助后的学习、生活情况变化进行跟踪记录。三、档案建立（一）申请受理1.每学年开学初，学校向学生宣传贫困生资助政策，符合条件的学生向所在班级提出书面申请，并提交相关证明材料。2.班级班主任负责接收学生申请材料，对材料的完整性进行初步审核，不符合要求的及时告知学生补充完善。（二）班级民主评议1.班主任组织班级成立民主评议小组，成员包括班主任、任课教师代表、学生代表等。2.民主评议小组根据学生提交的申请材料，结合学生日常表现、家庭实际情况等，对申请学生进行民主评议，确定初步名单。3.民主评议过程应做好记录，记录内容包括评议时间、地点、参与人员、评议情况及结果等。（三）学校审核1.班级将民主评议确定的初步名单及相关材料报送学校资助管理部门。2.学校资助管理部门对上报材料进行审核，可通过家访、电话核实等方式进一步了解学生家庭经济状况。3.根据审核情况，提出审核意见，确定最终的贫困生名单及资助等级，并在学校内进行公示，公示期不少于[X]个工作日。（四）档案录入与整理1.学校资助管理部门指定专人负责贫困生档案的录入工作，将审核通过的贫困生信息准确录入电子档案系统。2.按照档案内容分类，对纸质材料进行整理、装订，建立纸质档案。纸质档案应一式两份，一份学校留存，一份报送上级教育主管部门备案。四、档案管理（一）档案保管1.设立专门的档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮防虫设施等。2.纸质档案应按照年度、年级、班级顺序进行分类存放，便于查找和管理。3.电子档案应定期进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并分别存储在不同地点。（二）档案借阅1.因工作需要查阅贫困生档案的，须填写档案借阅申请表，注明借阅原因、借阅内容、借阅时间等，经学校资助管理部门负责人批准后方可借阅。2.借阅人员应严格遵守档案保密制度，不得擅自复制、转借、泄露档案内容。借阅结束后，应及时归还档案，由档案管理人员进行核对、清点。（三）档案保密1.参与贫困生档案管理工作的人员应签订保密协议，严格遵守保密规定。2.未经学校批准，任何人不得对外公布贫困生档案信息。对违反保密规定的行为，将依法依规追究责任。（四）档案更新1.每学期末，学校资助管理部门应对贫困生档案进行更新，重点核实学生家庭经济状况是否发生变化。2.如学生家庭经济状况好转，不再符合贫困生条件的，应及时调整档案信息，并停止相关资助。如学生家庭经济状况恶化，应及时补充相关证明材料，调整资助等级。3.因毕业、转学等原因离校的学生，其档案应及时整理归档，单独存放。五、档案使用（一）资助评定依据贫困生档案是学校进行贫困生资助评定的重要依据，确保资助工作公平、公正地开展。（二）跟踪教育管理通过档案中的资助效果跟踪记录，了解贫困生受助后的发展情况，为学校开展针对性的教育管理工作提供参考。（三）数据分析与决策支持定期对贫困生档案数据进行分析，总结贫困生群体的特点和需求，为学校制定资助政策、改进教育教学工作提供决策支持。六、监督与检查（一）内部监督1.学校成立贫困生档案管理监督小组，定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理规范、信息准确。2.对档案管理过程中发现的问题，及时督促相关人员进行整改。（二）外部监督接受上级教育主管部门、纪检监察部门及社会公众的监督，对提出的意见和建议及时进行处理和反馈。七、责任追究（一）对违反档案管理制度行为的界定1.未按规定程序建立、管理贫困生档案的。2.擅自更改、伪造档案信息的。3.在档案管理工作中泄露学生隐私信息的。4.未按要求及时更新档案信息的。（二）责任追究方式1.对违反档案管理制度的直接责任人，视情节轻重给予批评教育、警告、记过等处分。