退役军人档案馆上墙制度

PAGE退役军人档案馆上墙制度一、总则（一）目的为加强退役军人档案馆的规范化管理，确保档案资料的安全、完整与有效利用，特制定本上墙制度。本制度旨在规范档案馆各项工作流程，保障退役军人档案管理工作依法依规进行，维护退役军人的合法权益，同时为相关工作决策提供可靠依据。（二）适用范围本制度适用于本退役军人档案馆全体工作人员及涉及档案查阅、利用等相关业务的部门与人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及退役军人事务领域的相关政策要求，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：高度重视档案安全，采取有效措施防止档案的损坏、丢失和泄密，确保退役军人个人信息及档案资料的保密性。3.真实完整原则：保证档案内容的真实性和完整性，如实记录退役军人的服役经历、奖惩情况等各类信息，不遗漏、不篡改。4.便捷高效原则：在确保安全保密和规范管理的前提下，优化工作流程，提高档案查阅、利用等服务效率，为退役军人及相关部门提供便利。二、档案收集与整理（一）收集范围1.退役军人入伍登记表、退伍证、服役期间的各类奖励证书、处分决定等反映其服役经历的原始材料。2.退役军人在退役后获得的各类荣誉证书、就业创业相关材料、培训记录等。3.涉及退役军人权益保障、信访、抚恤优待等方面的文件、资料及处理结果。4.其他与退役军人相关且具有保存价值的各类材料。（二）收集要求1.各相关部门应及时将涉及退役军人档案的材料移交至档案馆，移交时需填写《档案移交清单》，详细注明移交材料的名称、数量、日期等信息。2.对于接收的档案材料，档案馆工作人员应进行认真核对，确保材料真实、完整，符合归档要求。如发现材料不齐全或不符合要求，应及时与移交部门沟通，要求补充或更正。（三）整理规范1.按照退役军人的类别、时间顺序等进行分类整理，建立清晰的档案目录。2.每份档案材料应进行编号，并在档案盒上标注相应的编号、姓名、类别等信息。3.对破损、褪色的档案材料进行修复或复制，确保档案的可读性和完整性。4.电子档案应与纸质档案同步整理，建立电子档案数据库，按照规范的命名规则进行存储，便于查询和管理。三、档案保管（一）保管场所1.设立专门的退役军人档案馆库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房内配备必要的档案保管设备，如档案架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）档案上架1.档案应按照分类顺序上架存放，排列整齐，便于查找。库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。2.建立档案存放位置索引，标明各类档案在库房中的具体存放位置，方便快速定位查找。（三）温湿度控制1.库房内温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.配备温湿度调节设备，定期监测库房温湿度情况，并做好记录。如温湿度超出规定范围，应及时采取措施进行调节。（四）安全管理1.安装防火、防盗报警装置，配备必要的消防器材，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。2.设置专人负责库房安全管理，严格执行库房出入登记制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。3.定期对库房进行安全检查，发现安全隐患及时整改，确保档案的安全保管。四、档案查阅与利用（一）查阅权限1.退役军人本人有权查阅自己的档案，但需提前提交查阅申请，说明查阅目的和范围。2.因工作需要查阅退役军人档案的，需经相关部门负责人批准，并填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等信息。3.涉及国家安全、国防利益等特殊情况需要查阅档案的，按照国家有关规定执行。（二）查阅流程1.查阅申请人提交查阅申请后，档案馆工作人员对申请进行审核，符合条件的予以受理。2.工作人员根据查阅申请，在档案管理系统中检索相关档案信息，并确定档案存放位置。3.查阅人员在指定地点查阅档案，查阅过程中应保持安静，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。如需复印或摘录档案内容，应经档案馆工作人员同意，并按照规定进行操作。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还至原存放位置，由档案馆工作人员进行核对和整理。（三）利用规定1.档案利用应严格遵循保密规定，不得将档案内容泄露给无关人员。2.利用档案形成的各类资料，如需留存，应按照档案管理要求进行整理和归档。3.对涉及退役军人隐私或敏感信息的档案利用，应采取必要的保密措施，确保信息安全。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定标准1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合退役军人档案的实际情况，制定档案鉴定标准。2.对已超过保管期限、失去保存价值或涉及的退役军人已去世且无直系亲属等特殊情况的档案进行鉴定。（二）鉴定程序1.成立档案鉴定小组，由档案馆负责人、业务骨干等组成。2.鉴定小组对拟鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准确定档案的存毁意见。3.对鉴定结果进行记录，并形成《档案鉴定意见书》，经鉴定小组全体成员签字确认。（三）销毁流程1.经鉴定需要销毁的档案，编制《档案销毁清单》，详细列出档案的名称、数量（卷数）、销毁原因等信息。2.《档案销毁清单》经相关部门负责人审核批准后，按照规定的程序进行销毁。3.档案销毁应采用安全可靠的方式，如焚烧、粉碎等，并确保销毁彻底。销毁过程中应安排专人监销，监销人员在销毁完毕后在《档案销毁清单》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清单》应长期保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案信息化管理（一）系统建设1.建立退役军人档案信息化管理系统，实现档案的数字化录入、存储、查询、统计等功能。2.系统应具备完善的用户权限管理、数据备份与恢复、安全审计等功能，确保档案信息的安全可靠。（二）数据录入1.按照档案整理规范，将纸质档案内容准确录入信息化管理系统，建立电子档案数据库。2.对录入的数据进行严格审核，确保数据的准确性和完整性，并定期进行数据质量检查。（三）系统维护1.安排专人负责档案信息化管理系统的日常维护，及时处理系统故障和数据问题。2.定期对系统进行升级和优化，以适应档案管理工作的发展需求和技术进步。3.做好系统数据备份工作，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止数据丢失。七、人员职责（一）档案馆负责人职责1.全面负责退役军人档案馆的管理工作，制定工作计划和规章制度，并组织实施。2.协调与其他部门的关系，保障档案管理工作的顺利开展。3.定期检查档案管理工作情况，对发现的问题及时进行整改。4.负责档案管理人员的培训、考核和调配等工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、保管、查阅、利用等具体业务工作。2.严格遵守档案管理规定，确保档案的安全和完整。3.做好档案信息化管理工作，维护档案管理系统的正常运行。4.协助档案鉴定小组开展档案鉴定工作，按照规定进行档案销毁操作。5.完成领导交办的其他与档案管理相关的工作任务。（三）查阅利用部门职责1.按照规定的程序提交档案查阅、利用申请，并说明查阅目的和范围。2.在查阅利用档案过程中，严格遵守档案管理规定，不得违规操作。3.对利用档案形成的资料及时进行整理和归档，并按照要求移交至档案馆。八、监督与考核（一）监督机制1.建立内部监督机制，定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.接受上级主管部门、纪检监察部门等的监督检查，对提出的意见和建议认真落实。（二）考核办法1.制定档案管理工作考核指标体系，对档案馆工作人员及相关部门的档案管理工作进行考核。2.考核内容包括档案收集、整理、保管、查阅利用、鉴定销毁、信息化管理等工作的完成情况，以及