万厦物业档案管理制度规定

PAGE万厦物业档案管理制度规定一、总则（一）目的为加强万厦物业档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在物业管理中的作用，特制定本制度规定。（二）适用范围本制度适用于万厦物业各部门及全体员工在物业管理活动中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指万厦物业在物业管理、服务、经营等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：档案工作由公司综合管理部集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映物业管理活动的实际情况，数据准确无误。3.分类科学原则：按照档案的形成领域、内容性质等进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，对涉及机密的档案严格保密。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。3.指导和监督各部门的档案工作，定期对各部门档案管理情况进行检查和考核。4.负责档案信息化建设，建立和维护档案管理信息系统，提高档案管理效率和服务水平。5.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理人员的专业素质。（二）各部门职责1.负责本部门在物业管理活动中形成的各类档案的收集、整理和初步归档工作，并定期移交综合管理部。2.明确一名档案兼职管理员，负责本部门档案工作的日常管理，确保档案的完整和安全。3.配合综合管理部做好档案的查阅、利用等工作，按照规定提供相关档案资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理档案：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务档案等。2.物业管理档案：包括物业项目规划资料、房屋及设施设备档案、业主档案、物业服务合同等。3.客户服务档案：包括客户投诉记录、维修服务记录、回访记录等。4.工程管理档案：包括工程建设资料、设备维护保养记录、工程维修档案等。5.安全管理档案：包括安全检查记录、应急预案、事故处理档案等。6.其他与物业管理活动相关的档案。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作中形成的各类档案，确保档案的齐全完整。2.档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、伪造、销毁档案。3.对于电子文件，应同时收集其对应的纸质文件或进行电子文件的备份，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目清晰。（四）整理方法1.行政管理档案：按照文件的种类、年度、保管期限等进行分类整理，编制文件目录。2.物业管理档案：按照物业项目、房屋及设施设备类别、业主信息等进行分类整理，建立档案台账。3.客户服务档案：按照客户投诉、维修服务、回访等业务类型进行分类整理，记录详细的服务过程。4.工程管理档案：按照工程建设阶段、设备类型等进行分类整理，建立工程档案索引。5.安全管理档案：按照安全检查项目、应急预案类别、事故处理情况等进行分类整理，确保档案的系统性。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案整理完毕，移交综合管理部归档。2.对于重大项目或紧急事件形成的档案，应在项目结束或事件处理完毕后及时归档。（二）归档流程1.各部门档案兼职管理员对本部门整理好的档案进行初步审核，确保档案的质量。2.填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、年度等信息，一式两份，双方签字确认。3.将档案移交综合管理部，综合管理部档案管理人员对移交的档案进行再次审核，符合要求的予以接收归档。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（四）保管要求1.综合管理部应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案应按照类别、保管期限等进行分类存放，排列整齐，便于查找。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整和安全。4.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和更新，防止数据丢失。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部查阅。2.因工作需要查阅机密档案的，需经公司分管领导批准。3.外部单位或个人查阅档案，需持有单位介绍信或相关证明材料，经公司综合管理部负责人审核，报公司分管领导批准后查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、目的、查阅时间等信息。2.申请表经审批后，查阅人员到综合管理部档案管理人员处查阅档案，档案管理人员应按照规定提供档案，并做好查阅记录。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并登记备案。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员应认真核对档案，确保档案的完整和安全。（三）利用规定1.档案的利用应遵循合法、合理、有效的原则，不得损害公司利益和他人权益。2.利用档案形成的资料，如需对外提供或公开，应经公司相关部门审核，报公司领导批准。3.综合管理部应定期对档案的利用情况进行统计分析，为公司决策提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织由综合管理部牵头，组织相关部门人员组成档案鉴定小组，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定，确定档案是否仍有保存必要。2.对已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，编制档案销毁清单，注明档案的名称、数量、年度、保管期限等信息。2.档案销毁清单经公司分管领导批准后，由综合管理部组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将档案销毁清单归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案管理信息系统,实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.综合管理部应及时将纸质档案进行数字化处理，录入档案管理信息系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，保证数据的准确性和完整性