档案管理危险源管理制度

PAGE档案管理危险源管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理工作，有效识别、评估和控制档案管理过程中的危险源，预防安全事故的发生，确保档案的完整性、准确性和安全性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理活动中的危险源管理。（三）引用文件1.《中华人民共和国档案法》2.《机关档案工作条例》3.《企业档案管理规定》4.其他相关法律法规及行业标准（四）术语和定义1.档案管理危险源：指在档案管理过程中，可能导致人员伤亡、财产损失、档案损坏或丢失等不良后果的潜在危险因素。2.风险评估：对档案管理危险源发生的可能性及可能造成的后果进行分析和评价的过程。3.风险控制措施：为降低档案管理危险源风险而采取的技术、管理等方面的措施。二、档案管理危险源识别（一）档案收集阶段1.档案形成部门未及时移交档案，导致档案积压，增加丢失风险。2.收集过程中，档案管理人员未对档案进行认真核对，可能接收错误或不完整的档案。3.对于重要或机密档案，收集渠道不规范，存在信息泄露风险。（二）档案整理阶段1.分类标准不统一，导致档案整理混乱，查找困难。2.整理过程中，对档案的装订、编目等操作不规范，可能损坏档案。3.接触档案的人员未做好卫生防护，可能对档案造成污染。（三）档案存储阶段1.存储场所选址不当，如靠近火源、水源等，存在火灾、水灾风险。2.存储设备不符合要求，如档案柜质量差、防虫防潮措施不足等，影响档案保存。3.存储环境温湿度控制不当，导致档案纸张老化、字迹褪色等。4.档案存储区域未设置明显标识，人员进出混乱，增加档案丢失风险。5.对电子档案存储介质管理不善，如未定期备份、存储介质损坏等，导致数据丢失。（四）档案利用阶段1.借阅手续不严格，如未登记借阅人信息、借阅期限过长等，可能导致档案丢失或损坏。2.利用档案时，未采取必要的保密措施，造成档案信息泄露。3.对归还的档案未进行认真检查，无法及时发现档案是否有损坏或缺失。（五）档案销毁阶段1.销毁程序不规范，未经过严格审批，可能导致重要档案被误销毁。2.销毁过程中，未采取有效的销毁方式，如销毁不彻底，存在档案信息恢复风险。3.销毁现场管理混乱，未对销毁过程进行记录，无法保证销毁工作的真实性和完整性。三、风险评估（一）评估方法采用定性与定量相结合的方法，对档案管理危险源进行评估。定性评估主要考虑危险源发生的可能性大小、影响范围和后果严重程度等因素；定量评估可通过建立风险矩阵模型，对危险源进行量化分析，确定风险等级。（二）评估标准1.可能性等级：根据危险源发生的难易程度，分为高、中、低三个等级。高：在档案管理过程中经常发生或很容易发生的危险源。中：在一定条件下可能发生的危险源。低：发生可能性较小的危险源。2.影响范围等级：根据危险源可能影响的部门、人员数量及档案数量等，分为大、中、小三个等级。大：可能影响多个部门，涉及大量人员和重要档案。中：可能影响部分部门，涉及一定数量人员和档案。小：仅影响个别部门或少量人员和档案。3.后果严重程度等级：根据危险源可能造成的人员伤亡、财产损失、档案损坏或丢失等后果，分为严重、较严重、一般三个等级。严重：可能导致人员重伤或死亡、重大财产损失、重要档案永久性损坏或丢失。较严重：可能导致人员轻伤、一定财产损失、部分档案损坏或丢失。一般：可能造成轻微财产损失、少量档案损坏或丢失。（三）风险等级划分根据可能性等级、影响范围等级和后果严重程度等级，将档案管理危险源风险划分为重大风险、较大风险、一般风险和低风险四个等级。具体划分标准如下：|风险等级|可能性等级|影响范围等级|后果严重程度等级|||||||重大风险|高|大|严重||较大风险|高|中|较严重<br>或<br>中|大|严重||一般风险|中|中|一般<br>或<br>低|大|较严重<br>或<br>中|小|严重||低风险|低|小|一般|四、风险控制措施（一）档案收集阶段风险控制1.明确档案形成部门的档案移交职责和时间要求，建立档案移交清单，定期对移交情况进行检查。2.档案管理人员在收集档案时，应认真核对档案的完整性和准确性，对不符合要求的档案及时与形成部门沟通整改。3.规范重要或机密档案的收集渠道，要求通过专人传递、加密存储等方式进行收集，防止信息泄露。（二）档案整理阶段风险控制1.制定统一、规范的档案分类标准和整理流程，加强对档案管理人员的培训，确保整理工作的一致性。2.在整理档案过程中，严格按照装订、编目等操作规范进行，使用合适的工具和材料，避免损坏档案。3.接触档案的人员应做好个人卫生防护，如戴手套、口罩等，防止档案受到污染。（三）档案存储阶段风险控制1.选择安全、适宜的档案存储场所，远离火源、水源、污染源等，确保存储环境安全。2.配备符合质量要求的档案存储设备，如档案柜、货架等，并定期检查维护，保证其正常使用。3.安装温湿度控制设备，将存储环境的温湿度控制在适宜范围内，防止档案纸张老化、字迹褪色等。4.在档案存储区域设置明显的标识，划分不同的档案存放区域，规范人员进出，设置门禁系统或专人管理，防止无关人员进入。5.对电子档案存储介质进行定期备份，采用多种存储介质分别存储，并异地存放，防止数据丢失。同时，定期检查存储介质的状态，及时更换损坏的介质。（四）档案利用阶段风险控制1.严格借阅手续，要求借阅人填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经审批后方可借阅。借阅过程中，对借阅人进行身份核实，并登记其联系方式。2.利用档案时，根据档案的密级采取相应的保密措施，如限制查阅范围、使用保密设备等，防止档案信息泄露。3.对归还的档案进行认真检查，核对档案的数量、完整性和是否有损坏等情况，如有问题及时与借阅人沟通解决。（五）档案销毁阶段风险控制1.建立严格的档案销毁审批制度，明确销毁档案的范围、审批流程和责任人。销毁申请需经相关部门负责人、档案管理部门负责人及公司领导审批同意。2.选择安全、有效的销毁方式，如采用粉碎、焚烧等方式，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，安排专人监督，保证销毁工作彻底、真实。3.对销毁现场进行管理，设置明显的警示标识，防止无关人员进入。同时，对销毁过程进行详细记录，包括销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式、监督人员等信息，并存档备查。五、监督与检查（一）监督检查职责公司档案管理部门负责定期对各部门的档案管理危险源控制情况进行监督检查，各部门应配合档案管理部门开展工作，对本部门的档案管理工作进行自查自纠。（二）监督检查内容1.档案管理危险源识别情况，是否全面、准确地识别了档案管理过程中的潜在危险因素。2.风险评估工作开展情况，评估方法是否合理，评估结果是否准确。3.风险控制措施的落实情况，各项控制措施是否有效执行。4.档案管理工作记录情况，包括档案收集、整理、存储、利用、销毁等环节的记录是否完整、规范。（三）监督检查频率档案管理部门每季度至少组织一次全面的档案管理危险源监督检查，各部门每月进行一次自查。对于发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。（四）整改要求责任部门应针对监督检查中发现的问题，制定详细的整改措施，明确整改责任人、整改期限和整改目标。整改完成后，应及时向档案管理部门提交整改报告，档案管理部门对整改情况进行复查，确保问题得到彻底解决。六、培训与教育（一）培训内容1.档案管理法律法规和行业标准，提高员工的法律意识和合规意识。2.档案管理危险源识别、评估和控制方法，使员工掌握风险防控技能。3.档案管理业务知识，包括档案收集、整理、存储、利用、销毁等环节的操作规范和流程。（二）培训对象全体员工，重点是档案管理人员、档案形成部门负责人及相关业务人员。（三）培训方式1.定期组织内部培训课程，邀请专家或业务骨干进行授课。2.发放档案管理宣传资料，供员工自学。3.开展案例分析和经验交流活动，通过实际案例加深员工对档案管理危险源的认识。（四）培训计划档案管理部门应制定年度培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间和培训方式等。培训计划应根据公司档案管理工作实际情况和员工需求进行调整和完善。七、应急管理（一）应急预案制定针对可能发生的档案安全事故，如火灾、水灾、信息泄露等，制定相应的应急预案。应急预案应包括应急组织机构及职责、应急响应程序、应急处置措施、应急资源保障等内容。（二）应急演练定期组织应急演练，检验应急预案的可行性和有效性，提高员工的应急处置能力。应急演练应包