风电场建设档案管理制度

PAGE风电场建设档案管理制度一、总则（一）目的为加强风电场建设档案管理，确保档案的完整、准确、系统和有效利用，为风电场建设、运营及维护提供可靠的信息支持，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司风电场建设项目从项目规划、可行性研究、设计、施工、调试到竣工验收全过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映风电场建设项目的实际情况，确保内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖项目建设全过程各个环节形成的文件材料，保证档案的全面性。3.系统性原则：对档案进行科学分类、整理和编号，使其具有内在的逻辑性和系统性。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。5.时效性原则：及时收集、整理、归档档案资料，保证档案信息的时效性，便于及时查阅和利用。（四）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善风电场建设档案管理制度，并监督执行。指导、协调各部门的档案收集、整理、归档工作。集中统一管理风电场建设项目档案，建立档案数据库，实现档案信息的数字化存储和共享。定期对档案进行鉴定、销毁和统计工作。2.项目建设部门负责本部门在风电场建设过程中形成的文件材料的收集、整理和初步归档工作，并按规定及时移交档案管理部门。协助档案管理部门做好项目档案的整理、归档和验收工作。3.勘察设计单位负责提供风电场建设项目前期勘察、设计阶段形成的各类文件资料，并保证其质量符合相关标准和要求。配合建设单位做好勘察设计文件的归档和移交工作。4.施工单位负责收集、整理和归档施工过程中形成的各类文件材料，包括施工技术文件、质量检验记录、工程变更资料等，并向建设单位移交完整的施工档案。按照档案管理要求，对施工档案进行分类、编号和装订，确保档案的规范性。5.监理单位负责对风电场建设项目施工过程中的档案资料进行监督和检查，审核施工单位提交的档案资料，确保其真实、准确、完整。整理监理过程中形成的文件资料，如监理规划、监理细则、监理月报、工程质量评估报告等，并移交建设单位归档。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件：包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目核准文件等。2.勘察设计文件：地质勘察报告、初步设计文件、施工图设计文件、设计变更通知等。3.施工文件：施工组织设计、施工方案、技术交底记录、工程测量记录、材料检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、工程变更签证等。4.设备文件：设备采购合同、设备安装说明书、设备调试记录、设备运行维护手册等。5.监理文件：监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。6.竣工验收文件：竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书、工程竣工图等。7.其他文件：与风电场建设项目有关的会议纪要、来往信函、请示报告、项目照片、录像等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、准确、完整地收集。2.收集的档案资料应原件齐全，如因特殊原因无法提供原件的，应提供清晰、完整的复印件，并注明原件存放处。3.对收集的档案资料应进行初步审核，确保其内容真实、格式规范、签字盖章齐全。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史衔接性。2.分类科学合理，便于保管和利用。3.同一卷内的文件应按照重要程度和时间顺序排列。（四）整理方法1.分类：按照风电场建设项目的阶段、专业、载体等进行分类。例如，可分为前期文件、勘察设计文件、施工文件、设备文件、监理文件、竣工验收文件等大类，每大类下再根据具体内容细分小类。2.编号：对每一份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用数字编码的方式，如“年份+项目编号+类别编号+顺序号”。3.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整，然后按照一定的顺序进行装订。装订应牢固、整齐，便于翻阅。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、页数等内容，确保目录清晰准确，便于查找。三、档案的归档与保管（一）归档时间1.项目前期文件应在项目审批完成后及时归档。2.勘察设计文件应在设计任务完成后归档。3.施工过程中的文件应随工程进度同步归档，每月或每季度进行一次集中整理归档。4.设备文件应在设备到货验收合格后归档。5.监理文件应按监理工作阶段及时归档。6.竣工验收文件应在项目竣工验收后三个月内归档。（二）归档程序1.各部门将整理好的档案资料按照档案管理部门规定的格式和要求填写移交清单，一式两份。2.档案管理部门对移交的档案资料进行审核，审核无误后在移交清单上签字确认，双方各执一份。3.档案管理部门将接收的档案资料按照分类编号顺序进行上架存放，建立档案台账。（三）保管期限1.永久保存：涉及风电场建设项目的重要决策、产权证明、项目审批文件、竣工验收报告等具有长期保存价值的档案。2.长期保存：保存期限为30年左右的档案，如项目设计文件、主要设备资料、重要施工记录等。3.短期保存：保存期限为10年左右的档案，如一般性的施工文件、监理文件等。（四）保管要求1.档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.对电子档案应进行备份存储，备份介质应异地存放，防止数据丢失。四、档案的利用与借阅（一）利用范围1.公司内部各部门在风电场建设、运营及维护过程中需要查阅档案资料的。2.公司外部相关单位因工作需要，按照规定程序查阅档案资料的。（二）利用方式1.查阅：档案管理部门设立档案查阅室，为利用者提供档案查阅服务。利用者应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等，经档案管理部门负责人批准后，在查阅室内查阅档案。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等，经档案管理部门负责人和公司分管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案资料，应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制件应加盖档案管理部门印章，并注明与原件核对无误。（三）利用要求1.利用者应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损、拆散或转借他人。2.查阅和借阅档案时，严禁将档案带出查阅室或公司办公区域。如需带出，应经公司分管领导特别批准，并采取严格的保护措施。3.利用结束后，利用者应及时归还档案资料，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定，确保保存的档案具有重要的历史和现实意义，销毁失去保存价值的档案。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目建设部门负责人、相关专业技术人员等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、形式等进行全面分析，判断其是否具有保存价值。2.参考档案的保管期限规定，结合风电场建设项目的实际情况，确定档案的存毁。3.征求相关部门和人员的意见，确保鉴定结果的客观性和准确性。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成鉴定报告，提出销毁意见。2.鉴定报告经公司分管领导批准后，由档案管理部门编制销毁清单，一式三份。3.档案管理部门组织专人对拟销毁的档案进行销毁，销毁过程应进行记录，参加销毁的人员应在销毁清单上签字确认。4.销毁清单一份留存档案管理部门，一份交公司财务部门进行账务处理，一份归档保存。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立风电场建设项目档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）数字化录入1.对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应不低于200dpi，确保扫描图像清晰可读。2.按照档案整理的分类编号规则，对扫描后的电子文件进行命名和存储，建立电子档案数据库。3.录入档案目录信息，确保目录信息与电子文件一一对应，便于快速检索。（三）信息系统功能1.档案录入：实现档案资料的在线录入、修改、删除等功能，确保档案信息的及时更新。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、责任者等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理：记录档案的借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等，实现借阅流程的信息化管理。4.权限管理：设置不同的用户权限，确保只有授权人员才能访问和操作相关档案信息，保证档案信息的安全性。5.统计分析：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。（四）数据安全与维护1.定期对电子档案数据进行备份，备份数据应异地存放，防