档案管理员追究管理制度

PAGE档案管理员追究管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，规范档案管理员行为，确保档案的完整性、准确性和安全性，特制定本追究管理制度。本制度旨在明确档案管理过程中各环节的责任，对违反规定的档案管理员进行责任追究，以保障公司档案工作的正常开展，维护公司的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司全体档案管理员，包括专职档案管理员和兼职档案管理员。涵盖公司各类档案，如行政档案、财务档案、业务档案、人事档案等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保制度的合法性和合规性。2.责任明确原则：明确档案管理各环节的具体责任，做到责任到人，便于追究和管理。3.客观公正原则：在追究责任时，以事实为依据，客观公正地认定责任，确保处理结果公平合理。4.教育与惩戒相结合原则：通过追究责任，起到教育档案管理员的作用，同时促使其改进工作，避免类似问题再次发生。二、档案管理职责与要求（一）档案收集1.职责档案管理员负责按照公司档案分类标准，及时、全面地收集各类应归档的文件、资料。主动与各部门沟通协调，督促其按时移交档案，并对收集的档案进行初步审核，确保档案的完整性和准确性。2.要求收集的档案应涵盖公司运营过程中的各种文件，包括但不限于合同协议、会议纪要、工作计划、工作总结、财务报表等。对于重要文件，应确保原件收集；如无法收集原件，需收集清晰、完整的复印件，并注明原件存放处。收集的档案应保持原始状态，不得擅自修改、涂抹或删除。（二）档案整理1.职责按照档案分类规则，对收集的档案进行分类、编号、编目和装订。编制档案检索工具，如目录、索引等，方便档案的查找和利用。对破损或褪色的档案进行修复和复制，确保档案的可读性。2.要求档案分类应科学合理，便于管理和查询。分类标准应保持一致，不得随意变更。编号应连续、唯一，编目应准确、清晰，注明档案的名称、日期、来源、保管期限等信息。装订应整齐规范，确保档案牢固、不易散落。（三）档案保管1.职责负责档案库房的日常管理，确保库房环境符合档案保管要求，如温度、湿度适宜，防火、防潮、防虫、防盗等设施齐全有效。定期对档案进行清点、核对，确保档案数量准确、存放位置无误。对到期档案进行鉴定，提出存毁意见，并按照规定程序进行处理。2.要求档案库房应保持清洁、通风良好，配备必要的消防器材和温湿度调节设备。档案应按照类别、年度、保管期限等有序存放，便于查找和管理。建立档案保管台账，详细记录档案的出入库情况、保管状况等信息。（四）档案利用1.职责根据公司内部规定，为各部门和员工提供档案查阅、借阅服务，并做好登记手续。对涉及公司机密的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。根据公司需求，对档案进行整理、汇编，提供专题档案信息服务。2.要求查阅、借阅档案应履行审批手续，明确查阅、借阅目的和范围，确保档案的合理使用。档案查阅、借阅过程中，应严格遵守保密制度，不得擅自复印、拍照、传播档案内容。对于归还的档案，应认真检查，确保档案完整无损。三、责任追究情形（一）档案收集环节1.未按照规定及时收集应归档的文件、资料，导致档案缺失或不完整的。2.对收集的档案审核不严，接收不符合要求的档案，影响档案质量的。3.故意拖延或拒绝收集重要档案，给公司造成损失或不良影响的。（二）档案整理环节1.未按照档案分类规则进行整理，导致档案分类混乱，查找困难的。2.编号、编目错误，影响档案正常使用的。3.装订不规范，造成档案损坏或丢失的。（三）档案保管环节1.未妥善保管档案，导致档案受潮、发霉、虫蛀、破损或丢失的。2.档案库房管理不善，存在安全隐患，如发生火灾、被盗等事故的。3.未定期对档案进行清点、核对，导致档案数量不符或存放位置错误的。4.对到期档案未及时鉴定或处理，造成档案积压或浪费的。（四）档案利用环节1.违反档案查阅、借阅规定，擅自为无关人员提供档案查阅、借阅服务的。2.在档案查阅、借阅过程中，未履行登记手续或登记信息不实的。3.泄露公司机密档案信息，给公司造成损失的。4.未按照公司需求提供档案信息服务，影响公司工作正常开展的。（五）其他情形1.违反档案管理相关法律法规或行业标准，给公司带来法律风险的。2.对档案管理工作敷衍塞责，多次出现工作失误，经提醒仍不改正的。3.故意篡改、伪造档案，以谋取个人私利或损害公司利益的。四、责任追究方式（一）警告适用于初次违反档案管理制度，情节较轻，未造成明显损失或不良影响的档案管理员。警告以书面形式通知档案管理员，指出其错误行为，责令其立即改正，并记录在个人档案中。（二）罚款1.根据违规行为的严重程度和造成的损失大小，确定罚款金额。罚款额度为[X]元至[X]元不等。2.罚款从档案管理员当月工资中扣除，罚款所得用于补充档案管理工作所需费用或作为对因档案管理问题造成损失的部分赔偿。（三）降职或降薪1.对于多次违反档案管理制度，情节较为严重，对档案管理工作造成较大影响的档案管理员，给予降职或降薪处理。2.降职后，档案管理员的工作职责和权限相应降低；降薪幅度根据具体情况确定，一般为原工资的[X]%至[X]%。（四）辞退1.若档案管理员故意违反档案管理制度，情节恶劣，给公司造成重大损失或严重不良影响的，予以辞退处理。2.辞退决定应提前通知档案管理员，并按照公司相关规定办理离职手续。（五）法律责任追究对于违反法律法规的档案管理员行为，公司将依法追究其法律责任，配合司法机关进行调查处理。五、责任追究程序（一）发现与报告1.公司内部任何人员发现档案管理员存在违规行为，应及时向档案管理部门负责人或上级领导报告。报告内容应包括违规行为的具体情况、发现时间、涉及档案等信息。2.档案管理部门负责人在接到报告后，应立即进行初步核实，确认违规行为的真实性和严重性。（二）调查与取证1.成立调查小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和法务人员组成。调查小组负责对违规行为进行全面、深入的调查。2.调查过程中，调查小组应收集相关证据，如档案记录、文件资料、证人证言等，以证明违规行为的事实和情节。3.调查小组应与被调查的档案管理员进行沟通，听取其陈述和申辩，并做好记录。（三）责任认定1.根据调查结果，调查小组对档案管理员的违规行为进行责任认定，明确责任性质、责任程度以及应承担的责任追究方式。2.责任认定报告应详细说明违规行为的事实依据、责任认定理由以及处理建议，并提交给公司管理层审核。（四）处理决定1.公司管理层根据责任认定报告，做出最终的处理决定。处理决定应以书面形式通知档案管理员，明确处理结果和生效时间。2.档案管理员如对处理决定不服，可在接到通知后的[X]个工作日内，向公司提出申诉。公司将对申诉进行复查，并在[X]个工作日内给予答复。（五）执行与监督1.档案管理部门负责按照处理决定执行责任追究措施，如发放警告通知、扣除罚款、调整岗位或薪资等。2.公司内部审计部门负责对责任追究执行情况进行监督，确保处理决定得到有效执行。对于执行过程中出现的问题，及时向公司管理层报告并提出改进建议。六、附则（一）解释权本制度由公司档案管理部门负责解释。在执行过程中，如遇有未尽事宜或需要进一步明确的问题