档案室管理规章制度范本

PAGE档案室管理规章制度范本一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本规章制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由档案室集中统一管理，各部门不得擅自留存、销毁档案。2.真实性原则：档案内容应真实、准确、完整，如实反映公司各项工作的实际情况。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行保密管理。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和利用。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，包括文书档案、科技档案、财务档案、人事档案等。3.对档案进行分类、编号、整理、装订、编目等工作，确保档案的规范化管理。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和维护。5.按照规定的程序和要求，为公司内部各部门及员工提供档案查阅、借阅服务。6.对已超过保管期限的档案进行鉴定和销毁工作。7.开展档案管理的业务培训和指导工作，提高公司员工的档案管理意识和技能。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的收集、整理、归档工作，并定期移交档案室。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理工作的日常事务，协助档案室做好档案的整理、归档和移交工作。3.严格遵守公司档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案。4.在工作中需要查阅、借阅档案时,应按照规定的程序办理相关手续。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和业务素质。2.严格遵守档案管理的各项规章制度，认真履行岗位职责。3.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、查阅、借阅等。4.定期对档案进行清点和核对，确保档案的帐物相符。5.保守档案机密，不得泄露档案内容。6.积极参加档案管理业务培训，不断提高自身业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.上级机关颁发的与公司有关的文件、指示、规定等。3.公司对外签订的合同、协议、章程、投标书等文件材料。4.公司内部的工作计划、总结、报告、会议记录、统计报表等。5.公司重要活动的照片、录像、录音等声像材料。6.公司员工的人事档案、工资档案、培训档案等。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的文件材料进行收集、整理，并在规定时间内移交档案室。2.收集到的文件材料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制，确保档案的质量。（三）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、问题等进行分类，编制案卷目录。2.科技档案：按照项目、专业、阶段等进行分类，建立科技档案案卷目录和项目档案索引。3.财务档案：按照会计年度、类别等进行分类，装订成册，编制财务档案目录。4.人事档案：按照员工类别、档案内容等进行分类，建立人事档案目录。5.声像档案：按照内容、时间等进行分类，编制声像档案目录，并注明载体形式、拍摄时间、拍摄地点等信息。四、档案的保管（一）保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。2.科技档案的保管期限根据项目的重要程度和实际需要确定。3.财务档案的保管期限按照国家有关财务档案管理的规定执行。4.人事档案的保管期限按照国家有关人事档案管理的规定执行。（二）保管条件1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。4.对磁性载体档案，应定期进行检查和复制，防止信息丢失。（三）档案的存放1.按照档案的类别、保管期限等进行分类存放，便于管理和查找。2.同一类别的档案应按照时间顺序排列，编号清晰。3.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密保管等。（四）档案的清点与核对1.档案室应定期对档案进行清点和核对，确保档案的帐物相符。2.每年年底应对档案进行全面清点，发现问题及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。五、档案的查阅与借阅（一）查阅范围公司内部员工因工作需要，可查阅与其工作相关的档案。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、查阅目的等，经所在部门负责人签字同意后，提交档案室。2.档案室对《档案查阅申请表》进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排专人协助查阅。3.查阅人应在档案室指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。查阅过程中，应爱护档案，不得涂改、损坏、圈划、抽取、撤换档案材料。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案室，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅范围1.因工作需要，确需将档案借出档案室的，须经档案室负责人批准。2.涉及公司机密的档案，原则上不得借出档案室。如因特殊情况需要借出的，须经公司分管领导批准，并严格履行借阅手续。（四）借阅程序1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、内容、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，提交档案室。2.档案室对《档案借阅申请表》进行审核，符合借阅条件的，予以批准，并办理借阅手续。3.借阅人应按照规定的期限归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。4.借阅人在借阅期间应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，应承担相应的赔偿责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关部门负责人及档案管理人员组成。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定和公司档案管理的实际情况，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限的档案，经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的，予以销毁。3.对保管期限未满，但已失去利用价值的档案，经鉴定小组鉴定后，可提前销毁。（三）鉴定程序1.档案室定期对档案进行清理，提出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对经鉴定需要销毁的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等。4.《档案销毁清册》经公司分管领导批准后，方可进行销毁。（四）销毁方法1.档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。3.销毁完毕后，监销人应将《档案销毁清册》归档保存。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和公司领导报送档案管理工作情况。3.档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。（二）移交工作1.公司内部机构调整、人员变动时，应及时办理档案移交