档案收集与归档管理制度

PAGE档案收集与归档管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部负责档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则档案应如实反映公司各项工作活动的真实情况，确保档案内容完整、准确，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.及时归档原则各部门应按照规定的时间和要求，及时将本部门形成的档案整理归档，不得积压或拖延。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的使用价值。应建立健全档案检索工具，采用先进的管理手段和技术，提高档案管理的效率和水平。二、档案收集（一）收集范围1.行政管理类档案公司设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、股东会决议等。公司各项规章制度、办法、规定等文件。公司会议记录、纪要、决议等文件。公司工作计划、总结、报告等文件。公司人事档案，包括员工入职、离职、晋升、调动等相关材料。公司行政事务管理文件，如办公用品采购、车辆管理、办公设备维护等相关文件。2.业务经营类档案市场调研报告、市场分析资料、客户信息等文件。销售合同、订单、报价单、发票等文件。采购合同、供应商信息、采购订单等文件。生产计划、生产报表、质量检验报告等文件。研发项目资料，包括项目立项报告、研究成果、专利申请等文件。财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等文件。3.工程建设类档案工程项目立项文件，包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告等。工程设计文件，包括初步设计、施工图设计等文件。工程施工文件，包括施工组织设计、施工日志、工程变更通知等文件。工程监理文件，包括监理规划、监理月报、监理通知单等文件。工程竣工验收文件，包括竣工验收报告、竣工图等文件。4.其他类档案公司获得的荣誉证书、奖状、奖杯等文件。公司对外宣传资料、广告策划方案等文件。公司与外部单位签订的合作协议、租赁合同等文件。公司员工培训资料、学习心得等文件。（二）收集要求1.明确责任主体各部门负责人为本部门档案收集工作的第一责任人，应指定专人负责档案收集工作，并确保收集工作的顺利进行。2.确保文件齐全收集的档案应齐全完整，包括文件的正本、副本、草稿、附件等。对于重要文件，应收集多个版本，以备查阅和对比。3.保证文件质量收集的文件应字迹清晰、内容完整、格式规范。对于不符合要求的文件，应及时进行补充或修正。4.做好文件登记在收集档案时，应做好文件登记工作，记录文件的名称、编号、日期、来源、份数等信息。登记信息应准确无误，并妥善保存。（三）收集时间1.定期收集各部门应在每月末或每季度末，将本部门当月或当季度形成的档案整理后移交至公司综合管理部。2.即时收集对于重要文件或紧急文件，应在文件形成后及时收集，并移交至公司综合管理部。（四）收集方式1.主动收集档案管理人员应主动与各部门沟通联系，了解档案形成情况，及时收集档案。2.部门移交各部门应按照规定的时间和要求，将本部门形成的档案整理后移交至公司综合管理部。移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。三、档案整理（一）整理原则1.遵循文件形成规律按照文件的形成时间、来源、内容等规律，对档案进行分类整理，保持文件之间的有机联系。2.便于保管和利用整理后的档案应便于保管和查阅利用，提高档案管理的效率和水平。3.符合行业标准档案整理应符合国家和行业有关档案管理的标准和规范，确保档案管理工作的规范化和标准化。（二）分类方法1.年度分类法将档案按年度进行分类，即把同一年度形成的档案归为一类。2.机构分类法将档案按公司内部机构进行分类，即把同一机构形成的档案归为一类。3.问题分类法将档案按问题进行分类，即把反映同一问题的档案归为一类。（三）整理步骤1.区分全宗将公司形成的档案作为一个全宗进行管理，区分不同全宗的档案。2.分类编号按照分类方法，对档案进行分类编号。编号应科学合理，便于记忆和查找。3.装订编目对纸质档案进行装订，并编制档案目录。档案目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。4.装盒上架将整理好的档案装入档案盒，并上架存放。档案盒应标明档案编号、名称、保管期限等信息。四、档案归档（一）归档范围本制度规定的档案收集范围内的所有档案均应进行归档。（二）归档要求1.齐全完整归档的档案应齐全完整，符合档案收集要求。2.分类准确归档的档案应按照规定的分类方法进行分类，分类准确无误。3.编号规范归档的档案应按照规定的编号方法进行编号，编号规范统一。4.编目清晰归档的档案应编制清晰的档案目录，便于查阅和利用。（三）归档时间1.定期归档各部门应在每月末或每季度末，将本部门当月或当季度形成的档案整理后移交至公司综合管理部进行归档。2.即时归档对于重要文件或紧急文件，应在文件形成后及时整理归档。（四）归档程序1.移交审核各部门将整理好的档案移交至公司综合管理部时，公司综合管理部应进行审核，检查档案的齐全完整情况、分类编号情况、编目清晰情况等。2.签字确认审核无误后，双方应在档案移交清单上签字确认。3.入库上架公司综合管理部将审核通过的档案进行入库上架，妥善保管。五、档案保管（一）保管场所公司应设立专门的档案库房，用于存放档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。（二）保管设备1.档案架应配备足够数量的档案架，用于存放档案盒。档案架应坚固耐用，便于档案的存放和查找。2.温湿度调节设备应配备温湿度调节设备，保持档案库房内的温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。3.防火防盗设备应配备防火防盗设备，如灭火器、烟雾报警器、防盗门、防盗窗等，确保档案库房的安全。4.防虫防鼠设备应配备防虫防鼠设备，如防虫剂、鼠夹、鼠药等，防止档案受到虫害和鼠害。（三）保管期限1.永久保管凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种。凡是在一定时期内对公司工作有查考利用价值的档案，应定期保管。（四）保管措施1.建立档案管理制度公司应建立健全档案管理制度，明确档案保管责任，规范档案保管行为。2.定期检查档案公司综合管理部应定期对档案进行检查，检查档案的保管情况、完整情况、利用情况等。对于发现的问题，应及时采取措施进行处理。3.做好档案统计工作公司综合管理部应做好档案统计工作，及时掌握档案的数量、种类、保管期限等情况，为档案管理工作提供依据。4.加强档案安全保密工作公司应加强档案安全保密工作，严格控制档案的查阅和利用范围，防止档案信息泄露。六、档案利用（一）利用范围公司员工因工作需要，可以查阅、借阅公司档案。外部单位因工作需要查阅公司档案的，应按照规定办理相关手续。（二）利用要求1.填写申请表公司员工查阅、借阅档案时，应填写档案查阅申请表或档案借阅申请表，注明查阅或借阅的档案名称、编号、日期、用途等信息。2.审批签字档案查阅申请表或档案借阅申请表应经部门负责人审批签字后，方可到公司综合管理部办理查阅或借阅手续。3.遵守规定查阅、借阅档案时，应遵守公司档案管理制度，不得擅自涂改、伪造、销毁档案。如需复印档案，应经公司综合管理部同意，并注明复印用途。4.按时归还借阅档案的员工应按时归还档案，不得逾期不还。如需延期借阅，应办理延期手续。（三）利用方式1.查阅公司员工可以在公司综合管理部档案查阅室查阅档案。查阅时应保持安静，爱护档案，不得在档案上涂改、标记或损坏。2.借阅公司员工因工作需要借阅档案的，应经部门负责人审批签字后，到公司综合管理部办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期借阅，应办理延期手续。（四）利用登记公司综合管理部应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细登记。登记内容应包括查阅或借阅日期、查阅或借阅人姓名、部门、档案名称、编号、用途、归还日期等信息。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容价值、历史意义、现实作用等因素，确定档案的保管期限。2.准确判定原则准确判定档案的保管期限，避免误判或漏判。对于保管期限已满的档案，应及时进行鉴定和销毁。3.严格审批原则档案鉴定工作应严格按照规定的程序进行审批，确保鉴定结果的准确性和公正性。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由公司综合管理部负责人担任组长，各部门负责人为成员。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对档案进行逐件审查，根据档案的内容价值、历史意义、现实作用等因素，确定档案的保管期限。2.综合分析法综合考虑档案的形成时间、来源、内容、形式等因素，对档案进行综合分析，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.编制销毁清单档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一核对，编制档案销毁清单。档案销毁清单应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。2.审批签字档案销毁清单应经公司分管领导审批签字后，方可进行销毁。3.组织销毁公司综合管理部应组织专人对拟销毁的档案进行销毁。销毁时，应确保档案信息的彻底销毁，防止档案信息泄露。4.监销签字档案销毁过程中，应安排专人进行监销。监销人应在档案销毁清单上签字确认，确保销毁工作的真实