总承包施工档案管理制度

PAGE总承包施工档案管理制度一、总则（一）目的为加强总承包施工项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，保障项目顺利进行，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司承接的所有总承包施工项目，包括项目前期准备、施工过程、竣工验收及交付使用等全过程形成的各类文件、资料、图纸等档案的管理。（三）管理原则1.统一领导、分级管理原则公司设立档案管理领导小组，全面领导和统筹项目档案管理工作；各项目设立档案管理小组，负责本项目档案的具体收集、整理、归档等工作，形成分级管理体系。2.真实性、完整性原则档案应如实反映项目建设全过程，确保文件材料齐全、完整，不得遗漏、篡改。3.及时性原则项目各部门及人员应及时将形成的档案材料移交档案管理部门，确保档案资料的时效性。4.保密性原则对涉及公司机密、商业秘密及国家秘密的档案，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理领导小组职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理规章制度。2.审定公司年度档案工作计划和总结，对档案管理工作进行宏观指导和监督检查。3.协调解决档案管理工作中的重大问题，保障档案管理工作所需的人员、经费、设备等条件。（二）项目档案管理小组职责1.负责本项目档案管理工作的具体组织实施，制定项目档案管理实施细则。2.组织项目各部门及人员学习档案管理知识，提高档案意识，指导和督促项目人员及时收集、整理、归档项目文件材料。3.负责项目档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案质量符合要求。4.建立项目档案台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细记录。5.按照规定向公司档案管理部门移交项目档案，并配合做好档案的验收、鉴定、销毁等工作。（三）项目各部门职责1.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门人员做好档案的收集、整理和移交工作。2.明确本部门兼职档案员，负责本部门日常档案材料的收集、初步整理，并定期移交项目档案管理小组。3.严格按照档案管理要求，对本部门形成的文件材料进行分类整理，确保文件材料的齐全、完整、准确。4.在项目建设过程中，及时将本部门产生的档案资料移交档案管理小组，不得积压、延误。（四）档案管理部门职责1.贯彻执行公司档案管理规章制度，负责公司档案的集中统一管理。2.制定公司档案管理工作流程和标准，指导项目档案管理小组开展工作。3.接收、整理、保管项目移交的档案，建立公司档案数据库，实现档案的信息化管理。4.对项目档案进行定期检查和不定期抽查，确保档案管理工作规范有序。5.负责档案的鉴定、销毁、统计等工作，按照规定向有关部门提供档案查阅、借阅服务。三、档案收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。2.施工过程文件施工技术文件：施工组织设计、施工方案、技术交底、图纸会审记录、工程变更通知、施工日志等。工程质量文件：原材料及构配件质量证明文件、检验检测报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。工程安全文件：安全技术措施、安全检查记录、安全教育培训记录、安全事故报告及处理文件等。工程进度文件：工程进度计划、进度报表、工程进度变更记录等。工程合同文件：工程总承包合同、分包合同及补充协议、物资采购合同等。工程监理文件：监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单等。3.竣工验收文件包括竣工验收报告、工程质量保修书、竣工图等。4.其他文件与项目建设有关的会议纪要、来往信函、声像资料、电子文件等。（二）收集要求1.项目各部门及人员应按照档案收集范围，及时收集本部门形成的各类文件材料，确保文件材料的真实性和完整性。2.对收集的文件材料应进行分类整理，做到字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应确保格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理方法1.分类按照项目前期、施工过程、竣工验收等阶段，结合文件材料的性质、内容进行分类。2.组卷将同一类别的文件材料按照形成时间顺序或重要程度进行组卷，每卷厚度不宜过厚，一般以20mm30mm为宜。3.编目对每卷档案编制卷内目录，包括序号、文件题名、日期、页号、备注等；同时编制案卷封面，注明项目名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案整齐牢固。四、档案归档与保管（一）归档程序1.项目档案管理小组在项目各部门完成文件材料收集整理后，对档案进行初审，检查档案的完整性、准确性和整理质量。2.初审合格的档案，由项目档案管理小组填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认后，一份留存项目档案管理小组，一份随档案移交公司档案管理部门。3.公司档案管理部门对接收的项目档案进行复审，对不符合要求的档案，退回项目档案管理小组重新整理。（二）保管期限根据项目档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等项目前期重要文件。工程竣工验收报告、工程质量保修书等反映项目建设成果和质量状况及后期维护的重要文件。2.长期保管的档案施工组织设计、施工方案、技术交底等施工技术文件。原材料及构配件质量证明文件、检验检测报告、隐蔽工程验收记录等工程质量文件。工程合同文件、工程监理文件等与项目建设有关的重要文件。保管期限一般为10年30年。3.短期保管的档案工程进度报表、工程进度变更记录等工程进度文件。安全检查记录、安全教育培训记录等工程安全文件。保管期限一般为3年5年。（三）保管要求1.公司档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全保管。2.档案应按照保管期限、类别、项目等进行分类存放，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整和安全。4.对电子档案应建立备份制度，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质进行备份，并异地存放，防止数据丢失。五、档案利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案信息不被泄露和不当使用。2.优先满足公司内部项目建设、生产经营、质量安全管理等工作需要。（二）利用方式1.查阅公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人、档案管理部门负责人及公司分管领导签字批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，档案管理人员应严格按照规定提供档案，不得擅自扩大查阅、借阅范围。2.查阅、借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等，确保档案的完整和安全。3.查阅、借阅人员如需复印、拍照档案资料，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定进行登记。4.查阅、借阅结束后，查阅、借阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时处理。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目档案管理小组负责人及相关专业技术人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核后，予以销毁。（三）销毁程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出销毁意见，填写档案销毁申请表，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因及日期等。2.档案销毁申请表经档案鉴定小组审核签字后，报公司分管领导批准。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门、项目档案管理小组及相关监督人员共同实施，确保销毁彻底。4.销毁过程中，应填写档案销毁记录，注明销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁人员等，销毁记录由档案管理部门留存备案。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司总承包施工项目档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描，形成电子档案，确保电子档案与纸质档案内容一致。扫描分辨率应不低于[X]dpi，图像格式应为通用的PDF格式。2.档案信息录入将档案的题名、日期、保管期限、密级等信息录入档案管理信息系统，建立档案数据库，实现档案信息的快速检索和查询。3.系统功能模块档案管理信息系统应具备档案收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等功能模块，实现档案管理全过程的信息化操作。（三）信息化