行政档案管理制度优化措施

PAGE行政档案管理制度优化措施一、总则（一）目的为加强公司行政档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在行政事务活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司行政档案由行政部门集中统一管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司行政事务活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司行政事务活动的各个方面，不得遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案，应严格保密，防止泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）行政部门职责1.负责制定和完善公司行政档案管理制度，并组织实施。2.负责公司行政档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.负责对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。4.负责档案管理设施设备的配备、维护和管理。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化。（二）各部门职责1.负责本部门行政档案的收集、整理和移交工作，并指定专人负责档案管理。2.严格按照公司行政档案管理制度的要求进行档案管理，确保档案的完整、准确和安全。3.积极配合行政部门做好档案的查阅、借阅和利用工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，忠于职守，遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、归档、保管、统计等。3.熟悉档案内容，掌握档案利用情况，为公司各项工作提供及时、准确的档案信息服务。4.严格遵守档案保密制度，确保档案安全。5.积极参加档案业务培训，不断提高业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司各类行政文件，包括通知、报告、请示、批复、决定、决议等。2.公司会议文件，包括会议通知、议程、纪要、决议等。3.公司工作计划、总结、统计报表等。4.公司合同、协议、章程、制度等。5.公司人事档案，包括员工入职登记表、劳动合同、培训记录、考核记录、奖惩记录等。6.公司财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.公司固定资产档案，包括固定资产清单、购置合同、验收报告、维修记录等。8.公司资质证书、荣誉证书、营业执照等相关证照档案。9.公司对外交往活动中形成的文件、资料、照片、音像等档案。10.其他与公司行政事务活动有关的档案。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案材料收集齐全，并定期移交行政部门。2.档案材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对重要的档案材料，应进行备份或复制，以防丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于整理、编目、检索和统计。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等进行分类，一般分为综合类、人事类、财务类、固定资产类、证照类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对零散的档案材料进行装订，使其整齐、牢固。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应在规定的时间内将整理好的档案移交行政部门归档。2.行政部门应按照档案管理的要求，对归档的档案进行认真审核，确保档案的质量。3.归档的档案应编制归档目录，一式两份，一份随档案保存，一份交档案室备查。（二）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司发展有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为1年至15年。（三）保管方式1.纸质档案：应存放在专门的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找。2.电子档案：应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。电子档案应按照纸质档案的分类和编号进行命名和存储，确保与纸质档案的一致性。3.音像档案：应按照类别和时间顺序进行整理，存储在专用的存储设备上，并进行备份。音像档案应注明拍摄时间、地点、内容等信息。（四）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，确保档案的安全。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，方可查阅。2.查阅重要档案，需经公司分管领导签字同意。3.涉及公司机密的档案，未经公司主要领导批准，不得查阅。（二）查阅程序1.查阅人员应提前向行政部门提交《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、日期、内容等信息。2.行政部门根据查阅人员的申请，审核查阅权限，并安排档案管理人员提供档案。3.查阅人员应在档案管理人员指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.公司内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅重要档案，需经公司分管领导签字同意。3.涉及公司机密的档案，未经公司主要领导批准，不得借阅。（四）借阅程序1.借阅人员应提前向行政部门提交《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、日期、内容等信息。2.行政部门根据借阅人员的申请，审核借阅权限，并安排档案管理人员办理借阅手续。3.档案管理人员应向借阅人员发放《档案借阅登记表》，并将档案交借阅人员签收。4.借阅人员应在规定的时间内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。5.借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏。6.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时报告并处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：行政部门应定期对档案进行鉴定，确定档案是否仍有保存价值。2.全面审查原则：鉴定工作应全面审查档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的价值。3.集体鉴定原则：鉴定工作应由行政部门组织，相关部门人员参加，共同进行鉴定。（二）鉴定程序1.行政部门应成立档案鉴定小组，负责档案的鉴定工作。2.档案鉴定小组应根据档案的保管期限和实际利用情况，对档案进行逐一审查。3.档案鉴定小组应根据审查结果，提出档案的存毁意见，并填写《档案鉴定意见书》。4.《档案鉴定意见书》应经公司分管领导审核批准。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，行政部门应填写《档案销毁申请表》，经公司分管领导审核批准。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁登记表》上签字确认。5.档案销毁记录应长期保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司行政档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，降低档案管理成本。3.加强档案信息的安全保护，确保档案信息的安全可靠。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对公司现有的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的档案管理信息系统，实现档案的录入、检索、借阅、统计等功能。3.网络建设：建立公司内部档案管理网络，实现档案信息的共享和传输。4.安全保障体系建设：建立档案信息安全保障体系，包括防火墙、入侵检测、数据加密、用户认证等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，确保系