河长制档案管理规章制度

PAGE河长制档案管理规章制度一、总则（一）目的为加强河长制工作档案管理，确保河长制工作中形成的各类文件、资料、数据等档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅、利用和保存，为河长制工作的决策、管理和监督提供有力支持，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于本公司/组织在河长制工作中涉及的所有档案管理活动，包括但不限于河长巡查记录、水质监测报告、污染源排查资料、治理项目档案、公众参与记录等。（三）基本原则1.集中统一管理原则河长制档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映河长制工作的实际情况，数据准确、资料可靠。3.分类科学原则按照河长制工作的内容和特点，对档案进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则采取必要的安全保密措施，确保档案的安全，防止档案的泄露、损毁和丢失。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本公司/组织的档案管理规章制度。2.负责制定和完善河长制档案管理工作细则和流程。3.组织开展河长制档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。4.对河长制档案的管理情况进行监督检查，及时发现和解决问题。5.负责档案管理人员的培训和业务指导。6.定期向上级主管部门报告河长制档案管理工作情况。（二）河长职责1.督促所负责河流的档案管理工作，确保各项工作记录及时、准确、完整。2.对所形成的河长巡查记录、决策文件等档案资料进行审核，保证档案内容真实反映工作情况。3.配合档案管理部门做好相关档案的收集、整理和归档工作。（三）业务部门职责1.负责本部门在河长制工作中形成的各类档案的收集、整理和初步审核。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交归档。3.在工作中严格执行档案管理规定，确保档案的质量。（四）档案管理人员职责1.认真学习和掌握档案管理的法律法规和业务知识，不断提高业务水平。2.负责河长制档案的日常收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，确保档案安全。4.积极为利用者提供档案查阅、借阅等服务，严格执行档案利用制度。5.负责档案管理系统的维护和数据录入工作，保证档案信息的准确和完整。三、档案收集（一）收集范围1.河长巡查相关资料，包括巡查计划、巡查记录、问题交办单、整改跟踪记录等。2.水质监测数据及报告，涵盖地表水、地下水等不同水体的监测结果。3.污染源排查资料，如工业污染源、生活污染源、农业面源等排查情况。4.河流治理项目档案，包括项目立项文件、设计方案、施工过程资料、验收报告等。5.公众参与记录，如投诉举报处理情况、意见建议收集及反馈等。6.与河长制工作相关的会议纪要、文件、通知、领导批示等。7.其他与河长制工作有关的具有保存价值的资料。（二）收集要求1.各部门和人员应在工作完成后及时将相关档案资料收集齐全，不得遗漏。2.收集的档案资料应保持原始性和完整性，不得擅自修改、涂抹或伪造。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份。（三）收集时间1.日常工作形成的档案资料应在每月底前收集整理完毕，移交档案管理部门。2.重大事件、专项工作等形成的档案资料应在工作结束后一周内收集并移交。四、档案整理（一）分类标准1.河长工作类：按照河长级别、河流名称分类，包含巡查记录、决策文件等。2.水质监测类：根据监测水体类型、监测时间分类。3.污染源排查类：按污染源类型、排查区域分类。4.治理项目类：依据项目名称、项目阶段分类。5.公众参与类：按照投诉举报、意见建议等类别分类。6.综合管理类：包括会议纪要、文件通知等。（二）整理步骤1.对收集到的档案资料进行清理，剔除重复、无效的文件。2.按照分类标准进行分类，同类文件集中在一起。3.对每份文件进行编号，编制目录，注明文件名称、日期、来源等信息。4.按照档案装订要求，将文件进行装订，确保整齐、牢固。（三）整理质量要求1.分类准确，便于查找和利用。2.编号连续，目录清晰，内容完整。3.装订规范，无掉页、缺页现象。五、档案归档（一）归档流程1.档案管理人员对整理好的档案进行再次审核，确保符合归档要求。2.将审核通过的档案按照年度、类别等顺序排列，装入档案盒或档案柜。3.在档案盒或档案柜上标明档案类别、年度、起止日期等信息。4.建立档案台账，记录档案的归档情况，包括档案名称、编号、归档日期等。（二）归档时间每月收集整理的档案应在次月上旬完成归档工作。（三）归档存储要求1.档案应存放在专门的档案库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度符合规定要求。2.档案应分类存放，不同类别、年度的档案之间应留有适当的间隔，便于查找和管理。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期检查和更新，确保数据安全。六、档案保管（一）保管期限1.河长巡查记录、水质监测报告、污染源排查资料等重要档案应长期保管。2.河流治理项目档案等在项目结束后，按照相关规定确定保管期限，一般不少于项目运行周期。3.公众参与记录等档案根据实际情况确定保管期限，一般为35年。（二）保管措施1.档案库房应配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案安全。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.严格限制非档案管理人员进入档案库房，档案管理人员进入库房应做好登记。（三）档案鉴定与销毁1.定期对保管期满的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员共同参与。2.鉴定工作应遵循全面审查、慎重决定的原则，对仍具有保存价值的数据应继续保管。3.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清单，报经主管领导批准后进行销毁。4.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，确保销毁彻底，并做好销毁记录。七、档案利用（一）利用范围1.内部工作需要，如河长制工作决策参考、项目评估、问题追溯等。2.对外提供资料，如向政府部门、社会公众等提供河流治理情况、水质信息等。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案管理部门查阅档案原件或复印件。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经相关领导批准后办理借阅手续。3.复制：根据利用者需求，档案管理部门可提供档案的复制服务。（三）利用规定1.查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制档案应经档案管理部门审核，确保复制内容与原件一致。4.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损，如造成损坏应承担相应责任。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立河长制档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案的相关信息录入档案管理信息系统，确保数据准确、完整。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，保证数据的时效性。（三）系统安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.定期对系统进行备份，制定应急预案，确保在系统出现故障时能够及时恢复数据。九、监督与检查（一）监督检查主体公司/组织内部的审计部门或上级主管部门负责对河长制档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理规章制度的执行情况。2.档案收集、整理、归档、保管、利用等环节的工作质量。3.档案管理设施设备的配备和使用情况。4.档案信息化管理工作进展情况。（三）检查结果处理1.对监督检查中发现的问题，