旗委办档案管理制度汇编

PAGE旗委办档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强旗委办档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合旗委办实际，制定本制度汇编。（二）适用范围本制度汇编适用于旗委办各科室及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则。旗委办档案由综合档案室集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实准确原则。档案内容应真实反映旗委办各项工作的实际情况，确保档案信息的准确性和可靠性。3.安全保密原则。加强档案安全防护措施，确保档案的安全与保密，防止档案信息泄露。4.方便利用原则。优化档案管理流程，提高档案利用效率，为旗委办各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定旗委办档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管旗委办各类档案，确保档案的完整与安全。3.对档案进行分类、编目、数字化处理等工作，建立健全档案检索体系，方便档案查阅利用。4.开展档案统计工作，及时准确地掌握档案数量、种类、利用情况等信息。5.组织档案鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。6.负责档案库房的日常管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全防护工作。7.对各科室档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）各科室职责1.负责本科室文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料齐全、完整、准确。2.按照档案管理要求，定期将本科室应归档的文件材料移交综合档案室，并办理交接手续。3.积极配合综合档案室做好档案的查阅利用工作，提供必要的协助和支持。4.明确一名兼职档案员，负责本科室档案管理的日常工作，接受综合档案室的业务指导。三、文件材料的形成与收集（一）文件材料形成要求1.旗委办各科室在工作中应形成规范、完整的文件材料，文件格式应符合国家有关标准和规定。2.文件内容应真实、准确、清晰，签署手续完备，确保文件的有效性和权威性。3.注重文件材料的原始性和完整性，避免事后补制或涂改文件。（二）文件材料收集范围1.上级机关下发的与旗委办工作相关的文件、指示、通知等。2.旗委办形成的各类文件、会议纪要、领导讲话、工作计划、总结、报告等。3.旗委办与其他单位往来的函件、协议、合同等。4.旗委办组织的各类会议、活动形成的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、照片、音像资料等。5.旗委办工作人员在工作中形成的重要业务文件、调研材料、统计报表等。6.其他具有保存价值的文件材料。（三）文件材料收集时间1.各科室应在文件材料形成后的[X]个工作日内，将文件材料收集齐全，并进行初步整理。2.对于重大活动、重要会议形成的文件材料，应在活动结束或会议闭幕之日起[X]个工作日内完成收集整理工作，并移交综合档案室。3.每年年终，各科室应将本年度形成的文件材料进行全面清理，确保无遗漏后移交综合档案室。四、档案整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类。年度划分以文件形成的自然年度为准；保管期限分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）；机构（问题）根据旗委办内部科室设置进行分类。2.会计档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类。3.电子档案：按照文件类型、年度、保管期限等进行分类，并建立相应的电子目录。4.声像档案：按照载体形式、内容主题、时间顺序等进行分类。（三）整理方法1.文书档案：对收集到的文件材料进行分类、排序、编目、装订等工作。同一事由的文件材料应集中排列，按照文件的重要程度和时间顺序进行编号。2.会计档案：对会计凭证、账簿、报表等进行分类整理，编制会计档案目录。会计凭证应按月装订成册，标明年度、月份、凭证种类、起止号码等信息。3.电子档案：对电子文件进行分类存储，建立电子文件数据库，并按照规定格式编制电子文件目录。定期对电子档案进行备份，确保数据安全。4.声像档案：对照片、录音、录像等声像资料进行整理，标注拍摄时间、地点、人物、事件等信息，并按照分类标准进行归档。五、档案保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点，并配备必要的安全防护设施，如消防器材、监控设备、温湿度调节设备等。2.档案库房应设置专门的档案架（柜），按照档案类别和保管期限进行分类存放，确保档案存放有序，便于查找。（二）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案是否有破损、霉变、褪色等情况，发现问题及时采取措施进行处理。2.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应保持在[X]%[X]%之间。3.做好档案的防虫、防鼠工作，定期投放防虫、防鼠药物，确保档案不受虫害和鼠害影响。4.对电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。（三）档案保密措施1.严格执行档案查阅利用制度，未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅档案。2.档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容。对涉及国家机密、工作秘密的档案，应按照相关规定进行管理。3.在档案整理、保管、利用过程中，应采取必要的保密措施，如对档案进行加密处理、限制查阅范围等。六、档案利用（一）利用范围1.旗委办工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、其他单位因工作需要查阅旗委办相关档案。3.因法律法规规定或其他特殊情况需要查阅档案的单位或个人。（二）利用手续1.旗委办工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅、借阅目的、档案名称、保管期限等信息，经所在科室负责人签字同意后，交综合档案室办理查阅、借阅手续。2.上级机关、其他单位查阅旗委办档案，应出具单位介绍信，注明查阅目的、档案名称、保管期限等信息，经旗委办分管领导批准后，由综合档案室办理查阅手续。3.因法律法规规定或其他特殊情况需要查阅档案的单位或个人，应提供相关证明材料，经旗委办主要领导批准后，由综合档案室办理查阅手续。（三）利用方式1.查阅档案：档案管理人员应按照查阅申请表或介绍信的要求，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅档案：借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案是否完好无损。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、慎重决定的原则，确保鉴定结果准确、客观。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、相关业务科室负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定标准1.文书档案：根据文件的重要性、时效性、完整性等因素，判断档案是否仍具有保存价值。对于已失去保存价值的档案，应予以销毁。2.会计档案：按照国家有关会计档案保管期限的规定，对会计档案进行鉴定。超过保管期限且确无保存价值的会计档案，可予以销毁。3.电子档案：根据电子文件的存储期限、利用价值等因素进行鉴定。对于已不再需要保存的电子档案，应进行删除或迁移处理。4.声像档案：根据声像资料的内容、保存状况等因素进行鉴定。对于已失去保存价值的声像档案，可予以销毁。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经旗委办分管领导审核批准后，由档案管理人员负责组织销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应指定专人监销，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁完毕后，将《档案销毁清册》永久保存。八、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的年度归档数量、累计库存数量等。2.档案利用情况统计：包括查阅、借阅档案的人次、卷次等。3.档案鉴定与销毁情况统计：包括鉴定档案数量、销毁档案数量等。（二）统计方法档案管理人员应定期对档案进行统计，填写《档案统计报表》，并及