连体式会计档案管理制度

PAGE连体式会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，规范会计档案整理、保管、利用等工作，确保会计档案的完整、安全，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构的会计档案管理工作。（三）定义1.会计档案：是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。2.连体式管理：强调会计档案各组成部分之间紧密关联、相互依存的管理方式，从会计凭证、会计账簿到财务报告等各个环节，进行系统性、连贯性的管理，确保会计信息的完整性和准确性。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司总部负责制定统一的会计档案管理制度，各分支机构在总部制度框架下，负责本单位会计档案的具体管理工作。2.依法合规原则。严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保会计档案管理工作合法合规。3.完整准确原则。保证会计档案内容的完整性和准确性，如实反映公司经济业务活动。4.安全保密原则。采取有效措施确保会计档案的安全，防止会计档案泄露、损毁和丢失。二、会计档案的分类与编号（一）分类1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。3.财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明等。4.其他会计资料类：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。（二）编号1.会计档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则。2.会计凭证编号：按照年度和月份顺序，分册编号。例如，20XX年X月第X册，编号为20XX0XX。3.会计账簿编号：总账编号为ZZX，明细账编号为MXX，日记账编号为RJX，固定资产卡片编号为GZX，其中X为具体年份和顺序号。例如，20XX年总账编号为ZZ20XX，20XX年第一本明细账编号为MX20XX01。4.财务报告编号：按照年度进行编号，例如20XX年度财务报告编号为CB20XX。5.其他会计资料编号：根据资料类别分别编号，如银行存款余额调节表编号为YTX，其中X为年份；银行对账单编号为DZX，纳税申报表编号为NSX等。三、会计档案的整理（一）会计凭证整理1.每月末，会计人员应将当月的记账凭证及所附原始凭证进行整理。2.原始凭证应按照经济业务发生的先后顺序排列，同类原始凭证应集中在一起。3.记账凭证应按编号顺序排列，检查附件是否齐全、完整，对于破损或褪色的原始凭证应进行修补或复制。4.每册会计凭证应加具封面和封底，封面应注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止号码、凭证张数等内容。（二）会计账簿整理1.年度终了，各类会计账簿在结账后应进行整理。2.总账应将科目汇总表、记账凭证等相关资料整理齐全，按顺序装订成册。3.明细账应按账户顺序整理，对于活页账应去除空白页，并将账页连续编号，装订成册。4.日记账应按时间顺序整理，确保账页完整、连续。5.固定资产卡片应在年度终了后，将卡片分类整理，按固定资产类别和编号顺序排列，装订成册。（三）财务报告整理1.年度财务报告应在编制完成并审核无误后进行整理。2.将会计报表、附表、附注及文字说明等资料按顺序排列，装订成册。3.封面应注明单位名称、年度、财务报告名称等内容。（四）其他会计资料整理1.银行存款余额调节表、银行对账单等应按月或按季整理，装订成册。2.纳税申报表应按年度整理，确保申报资料完整、准确。3.会计档案移交清册、保管清册、销毁清册应按规定格式填写，妥善保管。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证保管期限为30年。2.会计账簿保管期限为30年，其中固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告保管期限为年度财务报告永久保管，月度、季度财务报告保管期限为10年。4.其他会计资料保管期限为10年或永久保管，如银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年，会计档案移交清册、保管清册、销毁清册永久保管。（二）保管地点1.公司应设立专门的会计档案保管库，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.会计档案保管库应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合规定要求。3.电子会计档案应存储在磁性介质或光盘等存储设备上，并定期进行备份，异地存放。（三）保管要求1.会计档案应分类存放，排列整齐，便于查找。2.建立会计档案保管台账，详细记录会计档案的种类、数量、保管期限、存放位置等信息。3.定期对会计档案进行检查和核对，发现问题及时处理。4.会计档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露会计档案内容。五、会计档案的利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅会计档案，需经所在部门负责人批准，并填写查阅申请表，注明查阅目的、内容、时间等。2.外部单位查阅会计档案，须持有单位介绍信，经公司财务负责人批准，并办理登记手续。查阅内容涉及国家机密的，应按照国家有关规定办理审批手续。（二）查阅程序1.查阅人员应在指定地点查阅会计档案，不得擅自将会计档案带出保管库。2.查阅时，应使用专门的查阅工具，不得在会计档案上涂改、标记、抽换或损坏。3.查阅结束后，查阅人员应将会计档案归还保管人员，并在查阅申请表上签字确认。（三）复制规定1.公司内部人员因工作需要复制会计档案，须经所在部门负责人批准，并填写复制申请表。2.外部单位复制会计档案，须经公司财务负责人批准，并按规定收取复制费用。3.复制会计档案应使用复印件，不得擅自复制原件。复制件应加盖公司公章，并注明“与原件核对无误”字样。六、会计档案的移交与销毁（一）移交1.单位之间交接会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续。2.移交会计档案时，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。3.交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。（二）销毁1.会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。3.销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。4.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。5.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。6.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对会计档案管理工作进行审计监督，检查会计档案管理制度的执行情况。2.财务部门应加强对会计档案整理、保管、利用等环节的日常监督，确保会计档案管理工作规范有序。（二）外部检查1.接受财政部门、审