农机站信息档案管理制度

PAGE农机站信息档案管理制度一、总则（一）目的为加强农机站信息档案管理，确保农机站信息档案的完整、准确、安全和有效利用，提高农机站工作效率和服务质量，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本农机站实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于农机站各部门及全体工作人员在信息档案管理方面的活动。（三）基本原则1.真实性原则：信息档案应如实反映农机站各项工作的实际情况。2.完整性原则：涵盖农机站工作的各个方面，确保档案资料的全面性。3.安全性原则：采取有效措施保障信息档案的安全，防止信息泄露、损坏和丢失。4.便利性原则：便于信息的查询、检索和利用，提高工作效率。二、信息档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善农机站信息档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理农机站各类信息档案，包括文件、资料、报表、图片、音像等。3.对信息档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。4.建立信息档案检索系统，方便查询和利用档案信息。5.定期对信息档案进行清查、核对，确保档案的准确性和完整性。6.负责档案的安全保管，做好防火、防潮防、防虫、防盗等工作，确保档案安全。7.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁等工作。（二）各部门职责1.负责本部门信息档案的收集、整理、保管和移交工作。2.明确专人负责信息档案管理，确保档案资料的及时归档和规范管理。3.配合档案管理部门做好信息档案的查询、利用等工作。4.严格遵守信息档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案资料。（三）工作人员职责1.严格遵守信息档案管理制度，自觉维护档案的安全和完整。2.在工作中形成的各类文件、资料等，应及时整理、归档，确保档案资料的时效性。3.不得私自留存、隐匿应归档的信息档案。4.按照规定的程序和要求，正确查询、利用信息档案。三、信息档案的收集与整理（一）收集范围1.上级部门下发的与农机站工作相关的文件、通知、指示等。2.农机站制定的各类规章制度、工作计划、工作总结、报告等。3.农机购置补贴相关资料，包括农户申请、审核审批文件、补贴发放记录等。4.农机技术推广资料，如推广项目方案、技术培训资料、示范基地建设资料等。5.农机安全监理资料，包括农机登记、检验、驾驶证核发、安全检查记录等。6.农机作业服务资料，如作业合同、作业面积统计、作业质量反馈等。7.财务资料，包括预算、决算、收支凭证、固定资产台账等。8.人事资料，如人员招聘、考核、晋升、培训等相关文件。9.其他与农机站工作有关的文件、资料、图片、音像等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责信息档案的收集工作，确保档案资料的及时、准确收集。2.收集的信息档案应保持原件的完整性，不得随意涂改、损坏。3.在收集过程中，如发现档案资料不完整或不符合要求，应及时补充或更正。（三）整理方法1.分类：按照信息档案的内容和性质，分为综合管理类、农机购置补贴类、农机技术推广类、农机安全监理类、农机作业服务类、财务类、人事类等类别。2.编号：对每一类信息档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。3.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于快速检索。四、信息档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家相关标准要求。3.档案库房应配备必要的办公设备，如电脑、打印机、复印机等，便于档案的管理和利用。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放在档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.音像档案应按照类别进行整理，存储在专门的音像设备中，并建立相应的目录索引。（三）保管期限1.农机站信息档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案包括：上级重要文件、农机站重大决策文件、财务决算等。3.长期保管的档案包括：农机购置补贴档案、农机技术推广项目档案、农机安全监理档案等，保管期限一般为10年至30年。4.短期保管的档案包括：一般性文件、临时性报表等，保管期限一般为1年至5年。（四）档案清查1.定期对信息档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、准确性、保管状况等。3.对清查中发现的问题，应及时进行处理，确保档案的安全和完整。五、信息档案的利用（一）利用范围1.为农机站内部工作提供参考，如制定工作计划、决策依据、技术支持等。2.向上级部门报送工作信息，如工作总结、统计报表等。3.为农户提供农机购置补贴政策咨询、技术指导等服务。4.接受社会监督，如公开农机购置补贴信息、农机安全监理信息等。（二）利用方式1.查阅：工作人员因工作需要可查阅相关信息档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅时间、查阅人、查阅内容等。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续，借阅期限不得超过规定时间。3.复制：根据利用需要，可对档案进行复制，但应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。（三）利用审批1.内部查阅档案，由查阅人所在部门负责人签字批准。2.借阅档案，需填写借阅申请表，并经档案管理部门负责人、农机站分管领导签字批准。3.对外提供档案复制件，需经农机站主要领导签字批准。六、信息档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据档案的保管期限和现实利用价值，对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循实事求是、全面审查的原则，确保鉴定结果的准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各相关部门负责人及业务骨干组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷审查，分析档案的内容、来源、形成时间等因素，确定其保管期限和现实利用价值。2.参考档案的利用情况，对利用率较低、已失去保存价值的档案进行重点鉴定。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制销毁清单。2.销毁清单经档案管理部门负责人、农机站分管领导签字确认。3.按照规定的程序，对档案进行销毁，销毁时应指定专人负责监销，并在销毁清单上签字。4.销毁后的档案清单应永久保存。七、信息档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的农机站信息档案管理信息系统，实现档案的电子化管理。2.通过信息化手段，提高档案管理的效率和准确性，方便信息的查询、检索和利用。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，建立电子档案数据库。2.信息录入：将档案的相关信息录入信息管理系统，包括档案编号、名称、日期、保管期限、内容摘要等。3.系统功能：信息管理系统应具备档案录入、查询、检索、借阅、统计等功能，方便档案的管理和利用。（三）信息化安全管理1.建立信息安全管理制度，加强对信息系统的安全防护，防止信息泄露、病毒感染等安全事故的发生。