农村公路档案单合一制度

PAGE农村公路档案单合一制度一、总则（一）目的为加强农村公路档案管理，提高档案管理效率和质量，确保农村公路建设、养护、管理等工作的档案资料完整、准确、系统，依据相关法律法规和行业标准，结合本地区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本地区农村公路规划、建设、养护、管理等工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.统一管理原则农村公路档案实行集中统一管理，确保档案资料的完整性和系统性。2.真实准确原则档案资料应真实反映农村公路建设、养护、管理等工作的实际情况，数据准确、内容完整。3.规范有序原则档案管理应遵循相关法律法规和行业标准，建立规范的档案管理制度和工作流程，确保档案管理工作有序进行。4.安全保密原则加强档案安全保密工作，确保档案资料不泄露、不丢失，保障档案信息安全。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定本地区农村公路档案管理制度和工作流程。2.负责农村公路档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作，确保档案资料的完整、准确、系统。3.指导和监督农村公路建设、养护、管理等部门的档案管理工作，定期组织档案业务培训和检查。4.负责农村公路档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的数字化管理和共享利用。5.做好档案安全保密工作，制定档案安全保密制度，加强档案保管场所的安全防范措施，确保档案资料的安全。（二）农村公路建设、养护、管理等部门职责1.负责本部门农村公路建设、养护、管理等工作中形成的档案资料的收集、整理、归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.按照档案管理部门的要求，做好档案资料的分类、编号、装订等工作，确保档案资料的规范有序。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的档案信息和资料。4.加强对本部门档案管理工作的领导，明确专人负责档案管理工作，确保档案管理工作的顺利开展。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.农村公路规划文件、规划图纸、规划报告等。2.农村公路建设项目前期文件，包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、初步设计文件、施工图设计文件等。3.农村公路建设项目施工过程中的文件，包括施工组织设计、施工日志、工程变更文件、工程质量检验报告、工程试验检测报告、工程计量支付文件等。4.农村公路建设项目竣工验收文件，包括竣工验收报告、竣工验收鉴定书、工程决算报告等。5.农村公路养护管理文件，包括养护计划、养护记录、养护工程文件、路况检测报告等。6.农村公路路政管理文件，包括路政巡查记录、路政处罚决定书、路政许可文件等。7.农村公路其他相关文件，包括农村公路建设、养护、管理工作中的会议纪要、领导批示、统计报表等。（二）档案收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门工作中形成的档案资料，并确保档案资料的真实、完整、准确。2.档案资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体进行记录。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照档案管理部门的要求进行存储和备份。（三）档案整理原则1.遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于档案的整理、保管、查阅和统计。（四）档案整理方法1.分类按照农村公路档案的形成领域和内容性质，将档案分为规划类、建设类、养护类、路政类等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.装订将档案资料按照一定的顺序进行装订，确保档案资料的整齐、牢固。4.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于档案的查阅和利用。四、档案归档与保管（一）档案归档要求1.各部门应定期将整理好的档案资料移交档案管理部门进行归档，归档时间不得超过次年上半年。2.档案管理部门应按照档案整理要求对移交的档案资料进行审核验收，对不符合要求的档案资料应及时退回原部门进行补充完善。3.档案归档应填写档案移交清单，双方签字确认，确保档案资料的交接手续齐全。（二）档案保管期限农村公路档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案涉及农村公路建设、养护、管理等工作的重要决策、重大事件、重要文件等，如农村公路规划文件、建设项目前期文件、竣工验收文件等。2.长期保管的档案涉及农村公路建设、养护、管理等工作的一般性文件和资料，如施工过程中的文件、养护管理文件、路政管理文件等，保管期限为30年。3.短期保管的档案涉及农村公路建设、养护、管理等工作的临时性文件和资料，如会议纪要、统计报表等，保管期限为10年。（三）档案保管方式1.纸质档案应采用专门的档案柜进行存放，并按照档案类别和保管期限进行分类排列，便于查找和管理。2.电子档案应建立档案数据库，采用磁盘、磁带、光盘等存储介质进行存储，并定期进行备份，确保电子档案的安全。3.声像档案应采用专门的设备进行存储，并按照档案类别和保管期限进行分类整理，建立相应的目录和索引，便于查找和利用。（四）档案保管场所要求1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案资料的安全。2.档案保管场所应配备必要的档案管理设备，如档案柜、电脑、打印机、复印机、扫描仪等，便于档案的整理、保管、查阅和利用。3.档案保管场所应建立档案管理制度，明确档案管理人员的职责和工作流程，确保档案管理工作的规范有序。五、档案查阅与利用（一）档案查阅范围本地区农村公路建设、养护、管理等部门及相关单位因工作需要，可以查阅农村公路档案。（二）档案查阅程序1.查阅单位应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、内容、用途等信息，并加盖单位公章。2.档案管理部门对查阅申请表进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并开具档案查阅介绍信。3.查阅人员凭档案查阅介绍信到档案保管场所查阅档案，查阅过程中应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、损毁、抽取、撤换档案资料。4.查阅人员如需复印、拍照档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）档案利用规定1.档案利用应遵循合法、合理、必要的原则，不得将档案资料用于与工作无关的目的。2.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、复印、拍照等利用情况进行详细记录，确保档案利用的规范有序。3.档案利用过程中如发现档案资料有损坏、丢失等情况，查阅人员应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。六、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标建立农村公路档案数据库，实现档案信息的数字化管理和共享利用，提高档案管理工作效率和质量。（二）档案信息化建设内容1.档案数字化对农村公路纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，并建立相应的目录和索引，便于档案的查阅和利用。2.档案数据库建设建立农村公路档案数据库，将数字化档案资料录入数据库，并按照档案类别、保管期限、形成时间等进行分类存储，实现档案信息的集中管理和共享利用。3.档案管理系统开发开发农村公路档案管理系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用等业务流程的信息化管理，提高档案管理工作效率和质量。（三）档案信息化管理要求1.档案管理部门应加强档案信息化建设的组织领导，明确专人负责档案信息化管理工作，确保档案信息化建设工作的顺利开展。2.档案信息化建设应遵循相关法律法规和行业标准，确保档案信息的安全保密。3.档案管理部门应定期对档案数据库进行备份，确保档案信息的安全。4.档案管理部门应加强对档案管理人员的信息化培训，提高档案管理人员的信息化水平和业务能力。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、区别对待、准确判定的原则，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。（二）档案鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对农村公路档案进行鉴定。（三）档案鉴定方法1.审查档案内容对档案资料的真实性、完整性、准确性进行审查，判断档案资料是否具有保存价值。2.分析档案价值根据档案资料的形成领域、内容性质、保管期限等因素，分析档案资料的价值大小，确定档案资料的保管期限。3.征求意见征求档案形成部门和相关业务部门的意见，了解档案资料的利用情况和保存价值，确保档案鉴定工作的客观公正。（四）档案销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见