实验室文件档案管理制度

PAGE实验室文件档案管理制度一、总则（一）目的为加强实验室文件档案管理，确保文件档案的完整性、准确性、系统性和安全性，提高实验室工作效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本实验室实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本实验室所有文件档案的管理，包括但不限于实验报告、技术资料、标准规范、仪器设备档案、人员档案等。（三）管理职责1.档案管理部门负责实验室文件档案的统一管理，制定和完善档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作，负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、利用和销毁等工作。2.各部门负责本部门文件档案的形成、积累和整理工作，并按照规定定期向档案管理部门移交。各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，应指定专人负责本部门档案的日常管理。二、文件档案的收集与整理（一）收集范围1.实验室开展各项实验活动所形成的实验报告、原始记录、数据图表等。2.实验室引进的新技术、新方法、新设备的相关资料，包括技术协议、操作手册、说明书等。3.国家和行业发布的与实验室业务相关的标准规范、法律法规等文件。4.实验室仪器设备的采购合同、验收报告、维修记录、校准证书等档案。5.实验室人员的基本信息、培训记录、考核成绩、科研成果等档案。6.实验室对外交流合作的文件，如合作协议、会议纪要、学术论文等。7.其他与实验室工作相关的文件资料。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门产生的文件资料，并确保其真实、完整、准确。2.对于外来文件，如上级部门下发的文件、合作单位提供的资料等，应及时登记并移交档案管理部门。3.收集的文件资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。（三）整理原则1.遵循文件资料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.按照文件资料的类别、时间顺序等进行分类整理，便于查找和利用。3.同一类文件资料应保持相对集中，避免分散存放。（四）整理方法1.分类将文件资料分为实验报告类、技术资料类、标准规范类、仪器设备档案类、人员档案类、对外交流合作类等类别。每类再根据具体内容进行细分，如实验报告类可分为化学实验报告、物理实验报告等；仪器设备档案类可分为大型仪器档案、小型仪器档案等。2.编号为便于管理和查找，对每一份文件资料进行编号。编号应具有唯一性，可采用顺序号、分类号等方式进行编制。例如，实验报告类文件编号可采用“实验报告年份流水号”的形式，如“实验报告2023001”。3.编目编制文件资料的目录，目录应包括文件编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。目录应打印或手写清晰，并装订成册。三、文件档案的归档（一）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的文件资料整理完毕，并移交档案管理部门归档。2.对于一些时效性较强的文件资料，应在文件产生后及时归档。（二）归档程序1.各部门将整理好的文件资料按照档案管理部门的要求进行分类、编号、编目后，填写《文件档案移交清单》，一式两份，一份由移交部门留存，一份随文件资料一并移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的文件资料进行核对、检查，确认无误后，在《文件档案移交清单》上签字盖章，并将文件资料存入档案库房。四、文件档案的保管（一）保管场所及设施1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并根据档案的类别、保管期限等进行合理存放。3.库房应安装温湿度调节设备，保持库房内温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。（二）保管期限1.文件档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括实验室的重要法规性文件存档、年度总结、重要会议记录、重大科研项目资料、涉及实验室权益的文件等。长期保管的档案期限为15年至50年，主要包括实验室的一般性技术文件、实验报告、仪器设备档案等。短期保管的档案期限为1年至15年，主要包括临时性文件、一般业务资料等。2.档案管理部门应根据文件档案的性质、重要程度等确定其保管期限，并在档案目录中注明。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.电子文件档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。4.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入库房。五、文件档案的借阅与利用（一）借阅范围1.因工作需要，本实验室内部人员可借阅与本人工作相关的文件档案。2.外单位因合作、交流等原因需要查阅本实验室文件档案的，须经实验室负责人批准。（二）借阅程序1.内部人员借阅文件档案时，应填写《文件档案借阅申请表》，注明借阅文件档案的名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.外单位人员借阅文件档案时，应持单位介绍信，填写《文件档案借阅申请表》，经实验室负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。3.档案管理部门对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，向借阅人提供所需文件档案，并在《文件档案借阅登记册》上登记借阅人姓名、单位、借阅文件档案名称、编号、借阅日期、归还日期等信息。（三）借阅期限1.内部人员借阅文件档案一般不得超过两周，如需延期使用，应办理续借手续。2.外单位人员借阅文件档案一般不得超过一周，如需延期使用，须重新办理审批手续。（四）借阅要求1.借阅人应妥善保管借阅的文件档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录、销毁文件档案内容。2.借阅人应按时归还借阅的文件档案，如因特殊原因不能按时归还的，应提前向档案管理部门说明情况，并办理续借手续。3.借阅人归还文件档案时，档案管理人员应认真核对文件档案的完整性和准确性，如有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应的责任。（五）文件档案的利用1.档案管理部门应积极为实验室内部人员和外单位提供文件档案利用服务，根据利用需求，及时准确地提供所需文件档案。2.鼓励实验室人员充分利用文件档案开展科研、教学、管理等工作，提高工作效率和质量。3.对于涉及实验室机密的文件档案，应严格按照保密制度进行管理，限制查阅和使用范围。六、文件档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对已到保管期限或失去保存价值的文件档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和准确性。2.鉴定工作应遵循全面审查、慎重决定的原则，充分考虑文件档案的历史价值、现实利用价值和潜在价值。（二）鉴定组织成立由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成的档案鉴定小组，负责对文件档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组根据文件档案的保管期限、内容性质、利用情况等，对文件档案进行逐份审查，确定其是否仍具有保存价值。2.对于涉及重要历史事件、重大科研成果、关键技术资料等具有重要价值的文件档案，应适当延长保管期限。3.对于已失去保存价值的文件档案，应填写《文件档案销毁申请表》，注明文件档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，经档案鉴定小组审核、实验室负责人批准后，进行销毁。（四）销毁程序1.档案管理部门负责组织实施文件档案的销毁工作，销毁时应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全、彻底。2.采用焚烧、粉碎等方式对文件档案进行销毁，销