食品经营许可证档案制度

PAGE食品经营许可证档案制度一、总则（一）目的为加强食品经营许可档案管理，规范食品经营许可行为，保障食品安全，依据《食品经营许可管理办法》等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在食品经营许可申请、受理、审查、决定、发证、变更、延续、注销、撤销、撤回等全过程中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实、准确反映食品经营许可工作的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理食品经营许可过程中产生的各类档案，确保档案资料的完整性。3.规范性原则：档案的整理、保管、利用等工作应符合国家有关法律法规和行业标准的要求，做到规范有序。4.保密性原则：对涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善食品经营许可证档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理食品经营许可档案，建立档案管理台账，对档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等工作进行规范管理。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。4.负责档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。（二）业务部门职责1.按照档案管理要求，负责本部门食品经营许可业务档案的收集、整理、初步审核等工作，并及时移交档案管理部门。2.在办理食品经营许可业务过程中，应妥善保管相关文件、资料、记录等，确保其真实、完整、有效。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，具备良好的职业道德和责任心，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编号、装订、上架等工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失、霉变等情况发生。4.按照规定为档案查阅、借阅人员办理相关手续，做好档案查阅、借阅登记工作，及时催还借出的档案。5.协助档案管理部门开展档案信息化建设工作，录入、更新档案信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.食品经营许可申请书及相关申请材料，包括营业执照副本、食品经营和贮存场所的具体方位图、与食品经营相适应的经营设备、工具清单、食品安全管理制度文本、主要设备设施布局、操作流程等文件资料。2.食品经营许可受理通知书、补正材料通知书、不予受理决定书等受理环节产生的文件。3.食品经营许可现场核查记录、核查报告、整改报告等审查环节产生的文件。4.食品经营许可审批表、准予许可决定书、食品经营许可证副本等决定环节产生的文件。5.食品经营许可证变更、延续、注销、撤销、撤回等后续管理环节产生的文件，包括申请书、相关证明材料、决定书等。6.其他与食品经营许可相关的文件、资料、记录，如申请人提交的补充材料、沟通记录、会议纪要等。（二）收集要求1.业务部门应在食品经营许可业务办结后[X]个工作日内，将相关档案资料收集齐全，并进行初步整理，确保资料完整、清晰。2.收集的档案资料应使用原件，如无法提供原件，需提供经核对无误的复印件，并注明原件存放处。复印件应加盖申请人或相关部门公章。3.对电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行收集，并确保其真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.分类：按照食品经营许可业务流程，将档案分为申请类、受理类、审查类、决定类、后续管理类等类别。每个类别下再根据具体内容进行细分，如申请类可分为新办申请、变更申请、延续申请等。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用“年份+流水号”的形式，如“2023001”表示2023年第1份档案。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独成册保存。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，采用A4纸张规格，左侧装订，装订应牢固、整齐，便于查阅和保管。四、档案的归档与保管（一）归档1.业务部门整理好的档案资料，应在规定时间内移交档案管理部门。档案管理部门应对移交的档案进行认真核对，确保档案资料齐全、完整、整理规范。2.核对无误后，档案管理部门按照档案分类和编号规则，将档案进行归档存放。归档后的档案应排列有序，便于查找和利用。（二）保管期限1.食品经营许可档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案包括：食品经营许可决定书、食品经营许可证副本等重要文件。长期保管的档案包括：食品经营许可申请书、现场核查记录、核查报告等与食品经营许可业务相关的主要文件，保管期限为[X]年。短期保管的档案包括：受理通知书、补正材料通知书、不予受理决定书等一般性文件，保管期限为[X]年。2.档案保管期限从食品经营许可业务办结之日起计算。（三）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案应上架存放，排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。同时，应建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、编号、存储、检索等管理，确保电子档案的安全和有效利用。3.对涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应采取加密存储、限制访问等措施，确保信息安全。五、档案的查阅与借阅（一）查阅1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅食品经营许可档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据申请内容，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案资料，不得在档案上圈划、批注、污损等。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，档案管理人员应对档案资料进行检查，确保档案资料完整无损后办理归还手续。（二）借阅1.外单位人员因工作需要借阅食品经营许可档案的，应持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，经本公司/组织分管领导签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应根据申请内容，提供相应的档案资料，并与借阅人员签订《档案借阅承诺书》，明确借阅人员的权利和义务，以及应承担的保密责任。3.借阅人员应按照约定的时间归还档案资料，如需延期归还，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。档案管理部门应对借阅情况进行跟踪检查，及时催还借出的档案。4.借阅人员不得将档案资料转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如因特殊情况需要复制档案资料的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。六、档案的统计与鉴定（一）统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案数量、种类、保管期限、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供依据。2.档案统计报表应做到数据准确、内容完整、报送及时。统计报表应一式两份，一份留存档案管理部门，一份报送本公司/组织领导。（二）鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织业务部门、法务部门等相关人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行逐卷审查，提出存毁意见。对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报经本公司/组织领导批准后予以销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行。销毁过程应进行记录，记录内容包括档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等，并由监销人员签字确认。销毁记录应长期保存。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现食品经营许可档案的数字化管理，建立电子档案管理系统，实现档案信息的快速检索、高效利用和安全存储，提高档案管理工作的效率和服务水平。（二）电子档案的收集与整理1.在食品经营许可业务办理过程中，业务部门应按照规定的格式和命名规则，及时收集电子文件，并进行分类整理。电子文件应与纸质文件同步归档，确保电子文件与纸质文件内容一致。2.档案管理部门应负责对电子文件进行进一步的整理和编目，建立电子档案数据库，将电子档案信息录入数据库中，并进行备份存储。（三）电子档案的利用与安全管理1.建立电子档案管理系统，为档案查阅、借阅人员提供便捷的查询服务。查阅、借阅人员可通过系统查询电子档案信息，并根据需要进行在线浏览、下载等操作。2.加强电子档案的安全管理，设置