医院总务科档案管理制度

PAGE医院总务科档案管理制度一、总则（一）目的为加强医院总务科档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在总务科各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院总务科在日常工作中形成的各类档案，包括但不限于设备采购与管理档案、物资采购与库存档案、后勤维修档案、基建档案、能源管理档案等。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：总务科档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映总务科的工作实际情况。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询和利用。二、档案管理职责（一）总务科科长职责1.全面负责总务科档案管理工作，制定档案管理工作计划和目标。2.监督档案管理制度的执行情况，对档案管理工作进行指导和检查。3.协调解决档案管理工作中的重大问题，保障档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等具体工作。2.按照档案管理的有关规定，对档案进行分类、编号、编目等工作，建立健全档案检索体系。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。4.负责档案的信息化管理工作，将档案信息录入计算机系统，实现档案信息的快速查询和利用。5.严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露档案内容。（三）各科室兼职档案员职责1.负责本科室档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交总务科档案管理人员。2.协助档案管理人员做好档案的清查、核对等工作。3.按照档案管理要求，规范本科室档案的形成和保管。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.设备采购与管理档案：包括设备采购计划、采购合同、设备验收报告、设备维护记录、设备报废处理文件等。2.物资采购与库存档案：物资采购申请、采购合同、物资入库单、物资库存盘点表、物资领用记录等。3.后勤维修档案：维修申请单、维修工单、维修材料清单、维修费用结算单等。4.基建档案：基建项目立项文件、设计图纸、施工承包合同、工程竣工验收报告等。5.能源管理档案：能源消耗统计报表、能源设备运行记录、节能措施与效果评估文件等。6.其他与总务科工作相关的文件、资料、图表等。（二）收集要求1.各科室兼职档案员应及时将本科室形成的档案材料收集齐全，整理规范后移交总务科档案管理人员。2.对于重要文件和资料，应一式两份，一份留存本科室，一份移交总务科档案管理人员。3.档案材料应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域和内容，将档案分为设备管理类、物资管理类、后勤维修类、基建类、能源管理类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，以便快速查找档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.档案管理人员对收集到的档案材料进行审核，检查档案材料的完整性、准确性和规范性。2.对审核合格的档案材料进行分类、编号、编目等整理工作。3.将整理好的档案材料按照类别和保管期限进行归档，存入档案库房。（二）保管期限1.永久保管：反映医院总务科主要职能活动和历史面貌的，对医院工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管：分为30年、10年两种。定期保管的档案在保管期限届满后，经鉴定可以销毁的，按照规定程序进行销毁。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。五、档案的利用（一）利用范围1.医院内部各科室因工作需要查阅档案。2.医院外部相关单位因工作需要查阅档案，须经医院相关部门批准。3.涉及医院总务科工作的审计、纪检监察等部门查阅档案。（二）利用程序1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等。2.申请表经所在科室负责人签字同意后，提交总务科科长审批。3.档案管理人员根据审批意见，提供相应的档案供查阅，并做好查阅登记工作。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用登记档案管理人员应对档案的利用情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、利用目的等，以便对档案利用情况进行统计和分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由总务科科长担任组长，档案管理人员和相关科室负责人为成员。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，应及时进行销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组定期对档案进行鉴定，提出销毁意见。2.填写《档案销毁申请表》，经总务科科长审核，报医院分管领导批准。3.档案管理人员按照批准的销毁清单，对档案进行销毁，并在销毁清册上签字。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立医院总务科档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案信息录入档案管理信息系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.定期对电子档案进行维护和更新，保证档案信息的准确性和完整性。（三）系统安