档案局日常管理工作制度

PAGE档案局日常管理工作制度一、总则（一）目的为加强档案局日常管理工作，确保档案管理工作的规范化、科学化、制度化，提高档案管理水平和服务质量，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于档案局全体工作人员及本局所管理的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则本局各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.依法管理原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展档案管理工作。3.科学规范原则运用科学的管理方法和技术手段，规范档案管理流程，提高档案管理效率。4.服务利用原则充分发挥档案的作用，为社会各界提供优质、高效的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责本局档案管理工作的组织、协调和实施。（二）档案管理人员职责1.档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管和统计等工作。对档案进行分类、编号、编目，建立健全档案检索工具。定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。办理档案的借阅、查阅、利用等手续，做好档案利用登记工作。参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理。2.档案部门负责人负责制定档案管理工作计划和规章制度，并组织实施。组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。对档案管理工作进行监督、检查和指导，及时解决工作中存在的问题。协调与其他部门的关系，保障档案管理工作的顺利开展。定期向上级主管部门汇报档案管理工作情况。三、档案收集与整理（一）收集范围本局在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等不同形式和载体的材料，均属收集范围。具体包括：1.上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知等。2.本局制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.本局召开的重要会议的文件、记录、纪要等。4.本局开展业务工作形成的文件、合同、协议、项目资料等。5.本局机构设置、人员任免、职称评定、工资调整等方面的文件材料。6.本局获得的荣誉证书、奖状、奖杯等实物档案。7.本局在对外交往中形成的文件、资料、照片等。8.其他具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的齐全、完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，纸张质量符合档案保存要求。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。4.各部门应定期将收集的文件材料移交档案管理部门，移交时应填写《档案移交清单》。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应准确反映档案的内容和存放位置。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于翻阅和保管。四、档案保管（一）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应符合国家有关档案保管的标准和要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药、吸尘器等，确保档案的安全保管。（三）档案上架档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找和利用。（四）档案清查定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，核对档案的数量、质量和保管情况，发现问题及时处理。（五）档案鉴定定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限和价值，确定档案的存毁。对已失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。五、档案利用（一）利用范围本局工作人员因工作需要，可查阅、借阅本局所管理的档案。外单位人员因特殊原因需要查阅、借阅本局档案的，须经本局主管领导批准。（二）利用手续1.本局工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位人员查阅、借阅档案，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经本局主管领导批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。3.档案管理部门应根据申请人的申请，提供相应的档案，并做好查阅、借阅登记工作。查阅、借阅登记应包括查阅、借阅日期、查阅、借阅人姓名、单位、查阅、借阅内容、归还日期等信息。（三）利用要求1.查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅、借阅档案应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、批注等。3.如需复制档案，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定的程序办理复制手续。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。4.查阅、借阅档案的人员应按时归还档案，如因特殊原因需要延期归还的，应提前办理延期手续。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立本局档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理效率和服务质量。（二）信息化管理内容1.档案数据录入将本局所管理的各类档案进行数字化处理，录入档案信息化管理系统，建立档案数据库。2.档案信息检索利用档案信息化管理系统，实现档案信息的快速检索和查询。3.档案信息共享通过档案信息化管理系统，实现档案信息在本局内部各部门之间的共享，提高工作效率。4.档案信息安全管理采取必要的安全措施，保障档案信息化管理系统的安全运行，防止档案信息泄露。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的计算机设备和软件系统，并指定专人负责档案信息化管理工作。2.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保档案数据的准确录入和及时更新。3.加强档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，定期备份档案数据，防止数据丢失。七、档案统计（一）统计内容档案统计应包括档案的收进、移出、整理、保管、利用等方面的情况。（二）统计方法档案统计应采用定期统计和不定期统计相结合的方法，定期统计报表应报送上级主管部门。（三）统计要求1.档案管理人员应认真做好档案统计工作，确保统计数据的准确、及时。2.统计报表应按照规定的格式和内容填写，不得虚报、瞒报、漏报。3.对统计数据应进行分析研究，为档案管理工作提供决策依据。八、档案保密（一）保密范围本局所管理的各类档案均属保密范围，包括档案内容、档案信息系统、档案管理工作中涉及的机密事项等。（二）保密措施1.加强档案管理人员的保密教育，提高保密意识。2.对档案库房、档案查阅场所等进行安全保密管理，设置必要的保密设施。3.严格控制档案的查阅、借阅范围，对涉及机密的档案应实行专人专管。4.对档案信息