信息档案审查制度及流程

PAGE信息档案审查制度及流程一、总则（一）目的为加强公司信息档案管理，确保信息档案的真实性、完整性、准确性和安全性，规范信息档案审查工作流程，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类信息档案的审查管理，包括但不限于文件、合同、报表、记录、电子数据等。（三）基本原则1.依法合规原则：信息档案审查工作应严格遵守国家法律法规及行业标准，确保审查活动合法合规。2.客观公正原则：审查人员应秉持客观公正的态度，依据事实和标准进行审查，不受任何外部因素干扰。3.全面细致原则：对信息档案的审查应涵盖各个方面，包括内容、格式、签署、存档等，确保无遗漏。4.及时高效原则：在规定时间内完成信息档案审查工作，不影响公司正常业务开展，提高工作效率。二、审查职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定信息档案审查的具体实施细则和操作流程。2.组织对各类信息档案进行定期和不定期审查，对审查过程中发现的问题及时记录并反馈。3.建立信息档案审查台账，跟踪审查结果的整改落实情况。4.负责对审查人员进行培训和指导，提高审查人员的业务水平。（二）信息产生部门职责1.负责本部门信息档案的收集、整理和初步自查，确保档案内容真实、准确、完整。2.在信息档案形成后，按照规定的时间和流程提交给档案管理部门进行审查。3.对档案管理部门反馈的审查意见及时进行整改，并将整改情况反馈给档案管理部门。（三）审查人员职责1.熟悉信息档案审查的相关法律法规、行业标准和公司制度，具备相应的专业知识和技能。2.按照审查流程和标准，对信息档案进行认真细致的审查，确保审查结果准确可靠。3.保守审查过程中涉及的公司机密信息，不得泄露给无关人员。4.对审查中发现的问题提出明确的审查意见和建议，协助信息产生部门进行整改。三、审查内容（一）合法性审查1.信息档案内容是否符合国家法律法规、政策要求以及行业标准。2.合同等法律文件是否具备合法有效的签署手续，当事人是否具有相应的民事行为能力。（二）真实性审查1.信息档案所反映的事实是否真实可靠，数据是否准确无误。2.相关证明材料、文件等是否真实有效，有无伪造、篡改迹象。（三）完整性审查1.信息档案是否包含了应有的各项内容，有无缺失重要信息的情况。2.相关附件、补充材料是否齐全，与主文件是否配套。（四）准确性审查1.文字表述是否准确清晰，逻辑是否严谨，避免出现歧义、模糊或错误的表述。2.数据计算是否准确，统计口径是否一致。（五）规范性审查1.信息档案格式是否符合公司统一规定，排版是否整齐规范。2.字体、字号、行距等是否符合要求，页面布局是否合理。3.签署、盖章等手续是否符合公司规定的流程和格式。四、审查流程（一）信息提交1.信息产生部门在信息档案形成后，按照类别和时间顺序进行整理，填写《信息档案提交清单》，详细注明档案名称、形成时间、来源、涉及事项等信息。2.将整理好的信息档案及《信息档案提交清单》一并提交给档案管理部门。（二）初审受理1.档案管理部门收到信息档案后，对提交清单和档案的完整性进行初步核对。2.如发现提交清单填写不完整或档案存在明显缺失等问题，及时通知信息产生部门补充完善。3.核对无误后，将信息档案分配给审查人员进行初审。（三）初审1.形式审查：审查人员首先对信息档案的格式、签署、盖章等形式要件进行审查，检查是否符合公司规定和行业标准。2.内容审查：按照审查内容要求，对信息档案的合法性、真实性、完整性、准确性进行详细审查。审查过程中，可通过查阅相关资料、询问当事人、实地核实等方式获取证据，确保审查结果准确。3.初审记录：审查人员在初审过程中，对发现的问题进行详细记录，填写《信息档案初审意见书》，明确指出问题所在、审查依据以及整改建议。（四）反馈与整改1.档案管理部门将《信息档案初审意见书》反馈给信息产生部门，告知其初审中发现的问题及整改要求。2.信息产生部门收到反馈意见后，应在规定时间内对问题进行整改。整改完成后，填写《信息档案整改情况报告》，提交给档案管理部门。3.档案管理部门对整改情况进行核实，如整改到位，将信息档案进入下一审查环节；如整改不彻底或不符合要求，继续要求信息产生部门整改，直至达到审查标准。（五）复审1.对于重要信息档案或初审中问题较多、整改难度较大的档案，档案管理部门组织进行复审。2.复审人员由档案管理部门负责人、相关业务专家以及信息产生部门负责人等组成。3.复审人员按照审查标准对整改后的信息档案进行复查，综合考虑初审意见和整改情况，形成复审结论。4.复审通过的信息档案进入存档环节；复审未通过的，信息产生部门需进一步整改，直至复审通过。（六）存档1.经审查通过的信息档案，档案管理部门按照公司档案管理规定进行分类、编号、装订等整理工作。2.将整理好的信息档案存入公司档案库，建立电子和纸质档案索引，便于查询和管理。五、审查记录与档案管理（一）审查记录1.审查人员应在审查过程中及时记录审查情况，包括审查时间、审查人员、审查内容、发现的问题及整改建议等，确保审查记录真实、完整、可追溯。2.《信息档案初审意见书》、《信息档案整改情况报告》等审查相关记录应妥善保存，作为信息档案审查工作的重要资料。（二）档案管理1.档案管理部门负责建立健全信息档案审查档案管理制度，对审查过程中形成的各类档案进行规范管理。2.审查档案应按照类别、时间顺序进行分类存放，便于查阅和检索。3.定期对审查档案进行清查盘点，确保档案的安全和完整。六、监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门定期对信息档案审查制度的执行情况进行监督检查，重点检查审查流程是否规范、审查结果是否准确、整改措施是否落实等。2.设立举报信箱和举报电话，接受公司员工对信息档案审查工作中违规行为的举报，对举报情况及时进行调查处理。（二）考核办法1.将信息档案审查工作纳入部门和员工绩效考核体系，对审查工作认真负责且审查结果优秀的部门和个人给予表彰和奖励。2.对在信息档案审查工作中存在违规行为、审查结果不准确或整改不力的部门和个人，按照公司绩效考核制度进行相应处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、绩效扣分等。七、培训与宣传（一）培训计划1.档案管理部门定期组织审查人员参加业务培训，培训内容包括法律法规、行业标准、审查技巧、信息技术应用等方面，不断提高审查人员的专业素质和业务能力。2.根据公司业务发展和法律法规变化情况，适时调整培训计划和内容，确保审查人员掌握最新的知识和技能。（二）宣传推广1.通过公司内部会议、宣传栏、内部培训等多种形式，向全体员工宣传信息档案审查制度的重要性和具体要求，提高员工对信息档案管理工作的重视程度。2.对信息档案审查工作中的典型案例进行剖析和宣传，引导员工自觉遵守审查制度，规范信息档案管理行为。八、附则（一