团支部工作档案管理制度

PAGE团支部工作档案管理制度一、总则（一）目的为加强团支部工作档案管理，确保团支部工作的规范化、制度化、科学化，提高团支部工作效率和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司团支部工作档案的管理。（三）基本原则1.集中统一原则：团支部工作档案由团支部指定专人负责集中管理，确保档案的完整性和准确性。2.规范有序原则：档案管理应按照规定的程序和方法进行，做到分类科学、编号统一、排列有序。3.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规，确保档案的安全，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）团支部书记职责1.全面负责团支部工作档案管理工作，制定档案管理工作计划和规章制度。2.指导档案管理人员开展工作，定期检查档案管理工作情况。3.审核重要档案资料，确保档案内容真实、准确、完整。（二）档案管理人员职责1.负责团支部工作档案的收集、整理、归档、保管和查阅等具体工作。2.按照档案管理规定，对档案进行分类、编号、装订和上架，确保档案存放有序。3.建立档案查阅登记制度，严格控制档案查阅范围，做好档案查阅记录。4.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。三、档案收集与整理（一）收集范围1.团支部工作计划、总结、报告等文件材料。2.团支部组织建设、团员管理等方面的文件材料，如团员登记表、入团申请书、团员证等。3.团支部开展活动的文件材料，包括活动方案、通知、照片、视频、总结等。4.团支部与上级团组织、其他团支部及相关单位的往来文件材料。5.团支部获得的荣誉证书、表彰文件等。6.其他与团支部工作相关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门和团员应及时将应归档的文件材料移交档案管理人员，确保档案收集的及时性。2.归档的文件材料应齐全、完整、真实，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对不符合要求的文件材料，档案管理人员应及时通知相关部门或人员进行补充、修正。（三）整理方法1.按照档案形成的时间顺序、重要程度等进行分类，一般分为组织建设、团员管理、活动开展、工作交流、荣誉表彰等类别。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.对每份文件材料进行装订，去除金属物，保持文件的整齐美观。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等内容，便于查阅。四、档案归档与保管（一）归档程序1.档案管理人员对收集整理好的文件材料进行审核，确认无误后进行归档。2.将归档的档案按照类别和编号顺序装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号等信息。3.将档案盒存放在档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。（二）保管期限1.团支部工作档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括团支部工作计划、总结、重要活动材料、上级团组织重要文件等。3.长期保管的档案主要包括团支部组织建设、团员管理等方面的重要文件，保管期限为10年至30年。4.短期保管的档案主要包括一般性的文件材料，保管期限为1年至5年。（三）保管要求1.档案保管应选择安全、干燥、通风的场所，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。4.电子档案应定期进行备份，存储在安全可靠的介质上，并做好数据维护工作。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.本公司内部人员查阅团支部工作档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和期限等，经团支部书记批准后，方可查阅。2.查阅档案应在档案管理人员指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅地点。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.因工作需要借阅团支部工作档案的，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容、期限等，经团支部书记批准后，方可借阅。2.借阅档案应严格按照规定的期限归还，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。4.借阅结束后，借阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案借阅登记表》上签字确认。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并承担相应责任。六、档案保密与销毁（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.对涉及公司机密和团员个人隐私的档案，应采取特殊的保密措施。3.未经批准，任何人不得擅自查阅、复制、传播团支部工作档案。（二）销毁程序1.对保管期限已满或已失去保存价值的档案，由档案管理人员提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报团支部书记批准。2.经批准后，档案管理人员应会同相关人员对拟销毁的档案进行清点、核对，确保销毁档案的准确性。3.销毁档案应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。4.对销毁档案的过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，记录由档案管理人员和监销人员签字确认后存档。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立团支部工作档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理的要求，将档案信息录入信息化管理系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对信息化管理系统中的档案数据进行维护，更新档案信息，确保数据的时效性。（三）系统安全与管理1.加强信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访