城管局会计档案管理制度

PAGE城管局会计档案管理制度一、总则（一）目的为了加强城管局会计档案管理，保证会计档案的安全、完整、有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合城管局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于城管局机关及所属各事业单位的会计档案管理。（三）定义会计档案是指城管局在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理原则会计档案管理遵循统一领导、分级管理的原则，确保会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证，包括各类发票、收据、报销单、借款单等。2.记账凭证，根据审核无误的原始凭证编制，记录经济业务简要内容，确定会计分录，作为记账依据。（二）会计账簿1.总账，按照会计科目分类登记全部经济业务，提供总括核算资料。2.明细账，按照明细分类账户登记某一类经济业务，提供详细核算资料。3.日记账，包括现金日记账和银行存款日记账，序时记录现金和银行存款的收支情况。4.固定资产卡片，详细记录固定资产的名称、型号、规格、购置时间、使用部门、折旧情况等信息。（三）财务会计报告1.月度、季度、年度财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等主表及相关附表。2.财务情况说明书，对单位一定会计期间内财务、成本等情况进行分析总结，说明单位的生产经营状况、利润实现和分配情况、资金增减和周转情况等。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，用于核对银行存款日记账与银行对账单之间的差异，调整未达账项。2.银行对账单，反映单位银行账户的收支明细情况。3.纳税申报表，记录单位应纳税额的计算和缴纳情况。4.会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等。三、会计档案的收集与整理（一）收集要求1.各会计岗位人员应按照会计核算的要求，及时将各类会计资料整理齐全，确保会计档案的完整性。2.对于从外单位取得的原始凭证，必须符合国家统一的会计制度规定，如有遗失，应取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，才能代作原始凭证。（二）整理方法1.会计凭证的整理分类：按照收、付款凭证和转账凭证的顺序进行分类。编号：对每一类凭证进行编号，确保凭证号码的连续性。装订：将凭证按编号顺序排列整齐，加上封面、封底，用线绳装订牢固，并在装订处加盖装订人员印章。填写封面：在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、凭证张数等内容。2.会计账簿的整理核对账目：对各类账簿进行结账，核对账账、账证、账实是否相符。整理账页：将账页按顺序编号，加具封面、封底，装订成册。填写封面：在封面上注明单位名称、账簿名称、年度、月份、账簿页数等内容。3.财务会计报告的整理核对数据：对财务报表中的各项数据进行核对，确保数据准确无误。装订成册：将财务报表按顺序排列，加上封面、封底，装订成册，并在封面上注明单位名称、年度、月份、报表种类等内容。4.其他会计资料的整理分类整理：将银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等其他会计资料按照类别进行整理。编号归档：对整理好的资料进行编号，并归档保存。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证保管期限为30年。2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿保管期限为30年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告类：月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年；年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料类：银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年；纳税申报表保管期限为10年；会计档案移交清册保管期限为30年；会计档案保管清册、销毁清册永久保管。（二）保管地点1.城管局应设立专门的会计档案保管库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防磁等设施，确保会计档案的安全保管。2.会计档案保管库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。（三）保管要求1.会计档案应分类存放，按照保管期限和类别进行排列，便于查找和利用。2.对电子会计档案，应定期进行备份，并存储在磁性介质上，异地存放。备份数据应注明备份时间、内容等信息，并定期进行检查和恢复测试，确保数据的完整性和可用性。3.会计档案管理人员应定期对会计档案进行清查盘点，核对账实是否相符，如发现问题应及时报告并处理。4.严格限制非会计档案管理人员接触会计档案，确因工作需要查阅会计档案的，应经单位负责人批准，并办理登记手续。查阅人员不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。五、会计档案的查阅与借阅（一）查阅程序1.内部查阅因工作需要查阅会计档案的，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息。《会计档案查阅申请表》经本部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。财务部门负责人批准后，由会计档案管理人员提供查阅，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得将会计档案带出保管库房。2.外部查阅外单位因工作需要查阅城管局会计档案的，应持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。查阅申请经城管局单位负责人批准后，由会计档案管理人员提供查阅，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得将会计档案带出保管库房。如需复印或复制会计档案，应经财务部门负责人批准，并办理登记手续。（二）借阅程序1.内部借阅因工作需要借阅会计档案的，应填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息。《会计档案借阅申请表》经本部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。财务部门负责人批准后，由会计档案管理人员办理借阅手续，将会计档案交给借阅人员，并在借阅登记薄上登记借阅人员姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。借阅人员应妥善保管会计档案，不得转借他人，不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。借阅期满后，应及时归还会计档案。2.外部借阅外单位因工作需要借阅城管局会计档案的，应持有单位介绍信，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息。借阅申请经城管局单位负责人批准后，由会计档案管理人员办理借阅手续，将会计档案交给借阅人员，并在借阅登记薄上登记借阅人员单位名称、借阅时间、归还时间等信息。借阅人员应妥善保管会计档案，不得转借他人，不得在会计档案上涂画、拆封和抽换。如需复印或复制会计档案，应经财务部门负责人批准，并办理登记手续。借阅期满后，应及时归还会计档案。六、会计档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的会计档案，除本制度另有规定外，可以按照以下程序销毁：由财务部门提出销毁意见，会同档案管理部门共同鉴定，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。销毁会计档案时，应当由档案管理部门和财务部门共同派员监销。国家机关销毁会计档案时,应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时,应当由同级审计部门派员参加监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。2.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。（二）销毁程序1.编制销毁清册财务部门会同档案管理部门对保管期满的会计档案进行全面清查，确定需要销毁的会计档案清单。在销毁清册上详细注明会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.审批销毁清册报经单位负责人审核批准。3.监销由档案管理部门和财务部门共同派员监销。监销人员在销毁会计档案前，应当按照销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位负责人。七、会计档案的信息化管理根据《会计档案管理办法》，结合城管局实际情况，制定本制度。1.城管局应积极推进会计档案信息化管理，采用电子会计档案管理系统，实现会计档案的电子化存储、检索、利用和管理。2.电子会计档案应具备以下条件：形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。3.电子会计档案的存储电子会计档案应存储在磁性介质或光盘等存储介质上，并定期进行备份。备份数据应异地存放，确保数据的安全性。存储电子会计档案的介质应标明档案名称、存储时间、存储内容等信息，并妥善保管。4.电子会计档案的利用经单位负责人批准，查阅人员可以通过电子会计档案管理系统查阅电子会计档案。查阅人员应遵守相关规定，不得擅自修改、删除电子会计档案。如需打印电子会计档案，应使用专用的打印设备，确保打印内容与电子会计档案一致。打印出的电子会计档案应按照本制度的规定进行整理和保管。八、监督与检查（一）监督机制1.城管局应建立健全会计档案管理监督机制，定期对会计档案管理工作进行检查和评估，确保会计档案管理工作符合法律法规和本制度的要求。2.财务部门负责对会计档案管理工作进行日常监督和检查，及时发现和纠正存在的问题。3.审计部门负责对会计档案管理工作进行定期审计，对发现的违规行为依法进行处理。（二）检查内容1.会计档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、销毁等环节是否符合本制度的规定。2.会计档案的保管设施是否完好，是否存在安全隐患。3.电子会计档案管理系统是否正常运行，电子会计档案的存储、利用等是否符合要求。4.会计档案管理人员是否具备相应的专业知识和