档案室责任人制度汇编表

PAGE档案室责任人制度汇编表一、总则（一）目的为加强公司档案室的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度汇编表。本制度适用于公司各部门及全体员工。（二）适用范围本制度涵盖公司各类档案，包括但不限于行政文件、业务合同、财务资料、人事档案、技术文档等。（三）相关职责1.档案室责任人全面负责档案室的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、借阅等。制定和完善档案室管理制度，确保档案管理工作的规范化和标准化。定期对档案室进行安全检查，及时发现和处理安全隐患。组织开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。2.各部门档案管理员负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。协助档案室责任人做好档案的借阅、归还等工作，严格执行借阅制度。对本部门档案的安全和保密负责，定期进行自查自纠。3.公司员工严格遵守档案管理制度，不得擅自查阅、借阅、复制、销毁档案。妥善保管个人使用的档案资料，不得遗失或损坏。在工作中形成的各类文件材料，应及时整理并移交本部门档案管理员。二、档案收集（一）收集范围1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。2.公司与外部单位签订的各类合同、协议、意向书等。3.公司的财务报表、审计报告、税务资料等。4.公司员工的人事档案、培训记录、绩效考核等。5.公司的技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、准确和完整。2.档案收集应遵循真实、完整、系统、规范的原则，不得遗漏重要文件。3.对于电子文件，应按照相关标准进行收集和整理，确保文件的可读性和可利用性。（三）收集时间1.各类文件材料应在形成后及时收集，一般不得超过一个月。2.合同、协议等重要文件应在签署后一周内移交档案室。3.年度终了后，各部门应在次年一季度内将上一年度的档案资料整理移交档案室。三、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于检索和统计，提高档案管理的效率和水平。（二）整理方法1.分类按照档案的内容和性质，分为行政档案、业务档案、财务档案、人事档案、技术档案等类别。每类档案再根据实际情况进行细分，如行政档案可分为文件、会议纪要、规章制度等。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用数字、字母或数字与字母相结合的方式，便于识别和管理。3.编目编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。档案目录应一式两份，一份存放在档案室，一份供查阅使用。（三）整理流程1.各部门档案管理员对收集到的档案进行初步整理，按照分类要求进行分类和编号。2.将整理好的档案移交档案室责任人，由档案室责任人进行审核和汇总。3.档案室责任人根据审核结果，对档案进行进一步整理和编目，形成完整的档案体系。四、档案保管（一）保管场所1.档案室应选择安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫的场所，确保档案的安全保管。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。（二）保管要求1.档案应按照分类和编号顺序存放，便于查找和利用。2.对不同保管期限的档案应分别存放，并有明显的标识。3.定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整和安全。4.对破损、褪色、变质的档案应及时进行修复或复制，确保档案的可读性。（三）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案室的安全防范。2.档案室应安装防盗门窗、监控设备等，确保档案的安全。3.严格限制非档案管理人员进入档案室，确需进入的，应经档案室责任人批准，并进行登记。4.定期对档案室进行安全检查，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案借阅（一）借阅范围1.因工作需要，公司内部员工可借阅与本人工作相关的档案。2.外单位因工作需要查阅公司档案时，应按照相关规定办理借阅手续。（二）借阅流程1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.将申请表提交所在部门负责人审核签字。3.将申请表交档案室责任人审批，审批通过后，档案室责任人根据申请表提供档案。4.借阅人在借阅期限届满后，应及时归还档案。如需续借，应重新办理借阅手续。（三）借阅要求1.借阅人应爱护档案，不得擅自涂改、伪造、转借、复印、摘录、销毁档案。2.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人归还档案时，档案室责任人应认真核对档案的完整性和准确性，如有损坏或遗失，应及时查明原因并追究责任。六、档案利用（一）利用方式1.提供档案原件供查阅、复印、摘录等。2.根据利用者的需求，提供档案信息的咨询服务。3.举办档案展览、编研等活动，充分发挥档案的作用。（二）利用流程1.利用者填写《档案利用申请表》，注明利用档案的目的、内容、方式等信息。2.将申请表提交所在部门负责人审核签字。3.将申请表交档案室责任人审批，审批通过后，档案室责任人根据申请表提供档案或档案信息。4.利用者在利用档案过程中，应遵守档案管理制度，不得擅自扩大利用范围或泄露档案机密。（三）利用记录1.档案室应建立档案利用记录，详细记录利用者的姓名、部门、利用时间、利用内容、利用方式等信息。2.档案利用记录应妥善保存，以备查阅和统计。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和公司档案管理制度，对档案进行鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。3.严格掌握鉴定标准，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案室责任人、各部门档案管理员及相关业务人员组成。2.档案鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，确定其价值。2.综合鉴定法：结合档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判定其价值。（四）销毁流程1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》。2.将申请表提交公司分管领导审批，审批通过后，方可进行销毁。3.档案室应指定专人负责档案销毁工作，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息。4.档案销毁记录应妥善保存，以备查阅。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案信息管理系统，实现档案的电子化管理。2.提高档案管理的效率和水平，实现档案信息的快速检索和共享。3.加强档案信息的安全保护，确保档案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化建设内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描，形成电子档案，建立电子档案数据库。电子档案应与纸质档案保持一致，并进行备份存储。2.档案信息管理系统建设开发或选用适合公司档案管理需求的信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、借阅、利用等功能的信息化管理。档案信息管理系统应具备权限管理、检索查询、统计分析、数据备份等功能。3.网络安全建设建立档案信息网络安全防护体系，采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，确保档案信息的安全。定期对档案信息管理系统进行安全检查和维护，及时发现和处理安全隐患。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，确保系统的正常运行