档案管理制度保存在哪里

PAGE档案管理制度保存在哪里档案管理制度保存规范一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本档案管理制度，明确档案的保存地点及相关管理要求。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在工作过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案进行集中统一管理，确保档案管理的规范性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织的各项活动和业务往来，不得篡改、伪造档案资料。3.完整性原则：全面收集、整理和保存公司/组织在各个方面形成的档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索系统，便于档案的查询、借阅和使用，提高档案利用效率。二、档案分类及保存地点（一）行政档案1.公司文件保存地点：公司档案室的行政文件专柜。内容范围：包括公司发布的各类规章制度、通知、决定、报告、会议纪要等正式文件。管理要求：按照文件的类别和时间顺序进行分类存放，建立电子目录索引，便于快速查找。2.证照资料保存地点：公司档案室的证照专柜。内容范围：涵盖公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法定代表人身份证明、各类资质证书、荣誉证书等。管理要求：定期核对证照的有效期，及时办理相关证照的年检、换证等手续，并将更新后的证照资料及时归档。3.印章管理档案保存地点：公司档案室专门的印章管理档案盒。内容范围：包括印章启用、变更、停用记录，印章使用审批表，印章保管人员交接记录等。管理要求：严格按照印章管理制度进行管理，确保印章使用的安全和规范。（二）人事档案1.员工个人档案保存地点：公司档案室的人事档案专柜。内容范围：包含员工入职登记表、劳动合同、学历证书、学位证书、培训记录、绩效考核记录、奖惩记录等个人资料。管理要求：一人一档，按照员工姓名拼音顺序排列，建立详细的电子档案信息库，便于查询和统计。2.人事报表及统计资料保存地点：公司档案室的人事报表专柜。内容范围：如员工花名册、工资报表、考勤报表、人员变动统计表等。管理要求：定期整理归档，确保数据的准确性和完整性，为公司人力资源决策提供依据。（三）财务档案1.会计凭证保存地点：公司档案室的财务凭证专柜。内容范围：包括原始凭证和记账凭证，如发票、收据、报销单、转账凭证等。管理要求：按照会计年度和凭证编号顺序装订成册，妥善保管，保存期限按照国家财务法规执行。2.会计账簿保存地点：公司档案室的财务账簿专柜。内容范围：总账、明细账、日记账等各类会计账簿。管理要求：定期进行核对和结账，确保账簿记录的清晰和准确，保存期限符合相关规定。3.财务报表保存地点：公司档案室的财务报表专柜。内容范围：月度、季度、年度财务报表，如资产负债表、利润表、现金流量表等。管理要求：加盖公司公章及财务负责人印章，按照时间顺序归档保存，以便进行财务分析和审计查阅。（四）业务档案1.销售业务档案保存地点：公司档案室的销售业务档案专柜。内容范围：销售合同、客户资料、销售订单、发货记录、售后服务记录等。管理要求：按照客户名称或项目名称进行分类整理，建立销售业务台账，跟踪销售业务进展情况。2.采购业务档案保存地点：公司档案室的采购业务档案专柜。内容范围：采购合同、供应商资料、采购订单、验收报告、付款记录等。管理要求：对采购业务档案进行全程跟踪管理，确保采购流程的合规性和采购信息的完整性。3.项目档案保存地点：根据项目实际情况，可在公司档案室设立专门的项目档案区域，或在项目组办公室设置临时档案存放点，项目结束后统一移交公司档案室。内容范围：项目立项文件、项目计划、项目进度报告、项目验收报告、项目文档资料等。管理要求：项目档案应随项目进展同步整理归档，确保项目文档的完整性和准确性，为项目总结和后续项目提供参考。（五）科技档案1.研发项目档案保存地点：公司档案室的科技档案专柜。内容范围：研发项目立项申请书、可行性研究报告、技术方案、实验数据、研究成果报告等。管理要求：对研发项目档案进行分类管理，建立项目研发档案索引，便于查询和追溯研发过程。2.产品技术档案保存地点：公司档案室的产品技术档案专柜。内容范围：产品设计图纸、工艺文件、技术标准、质量检验报告等。管理要求：随着产品的升级换代，及时更新产品技术档案，确保档案与产品实际情况相符。（六）声像档案1.照片档案保存地点：公司档案室的照片档案专柜。内容范围：公司重大活动照片、产品照片、办公环境照片等。管理要求：照片应注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息，并进行分类整理，可同时建立电子照片档案库，方便检索和浏览。2.视频档案保存地点：公司档案室的视频档案专柜或存储服务器指定文件夹。内容范围：公司宣传片、会议视频、培训视频等。管理要求：视频应进行编号和标注，确保视频内容的完整性和可识别性，定期对存储设备进行检查和维护，防止视频数据丢失。三、档案保存环境要求（一）温度与湿度档案室温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%范围内。温度和湿度的变化应尽量平稳，避免出现大幅度波动。（二）防火档案室应配备防火设备，如灭火器、自动喷水灭火系统等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。严禁在档案室吸烟和使用明火，电气设备应符合防火安全要求，电线不得私拉乱接。（三）防潮档案室地面应进行防潮处理，防止地面潮湿影响档案保存。档案架应与墙壁保持一定距离，避免档案受潮。对于易受潮的档案，如纸质档案，可采用密封包装或放置干燥剂等方式进行防潮。（四）防虫定期对档案室进行清洁和消毒，防止虫害滋生。档案柜内可放置驱虫药物，但要注意避免药物对档案造成损害。对已发现虫害的档案，应及时采取措施进行处理，如熏蒸杀虫等。（五）防盗档案室门窗应坚固可靠，安装防盗门窗和监控设备，确保档案安全。档案管理人员应严格遵守门禁制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案室。（六）防尘档案室应保持清洁，定期打扫地面和档案架，防止灰尘积累。可安装空气过滤设备，减少空气中的灰尘含量，保护档案不受灰尘污染。四、档案保管期限（一）永久保管1.公司设立、合并、分立、终止等重大事项的相关文件。2.公司年度财务决算报告。3.涉及公司核心机密和重大权益的合同、协议等文件。4.公司重要的人事任免文件。5.公司获得的具有重大历史意义和社会价值的荣誉证书、奖杯等实物档案。（二）定期保管1.30年保管期限公司一般性的规章制度、通知等行政文件。员工劳动合同（除涉及核心机密部分）。重要业务合同（如合作期限较长、涉及金额较大的合同）。2.10年保管期限一般性的财务报表、会计凭证等财务档案（除永久保管的部分）。普通项目的项目文档资料（如一般性的项目总结报告等）。员工的一般性培训记录、绩效考核记录等人事档案。（三）保管期限的确定与调整档案保管期限由档案管理部门根据国家有关法律法规和公司实际情况进行初步确定，并征求相关部门意见后报公司领导审批。随着公司业务发展和客观情况变化，档案管理部门应定期对档案保管期限进行评估和调整，确保档案保管期限的合理性和科学性。五、档案整理与归档（一）整理原则档案整理应遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法采用年度机构（部门）保管期限分类法对档案进行分类整理。即先按年度将档案分开，再在每个年度内按机构（部门）进行分类，最后根据保管期限进行排列。（三）归档要求1.各部门应指定专人负责收集、整理本部门形成的档案资料，并按照档案管理部门规定的时间和要求及时移交档案室归档。2.归档的文件材料应齐全完整，字迹清楚，签署完备，载体和书写材料应符合耐久性要求。3.归档文件应进行系统编目，编制档号、目录等检索工具，确保档案检索的准确性和便捷性。六、档案借阅与利用（一）借阅申请1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、档号、借阅目的、借阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司档案，必须持有单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，经公司档案管理部门负责人审核，报公司领导批准后方可查阅。（二）借阅审批档案管理部门对借阅申请进行审核，对于涉及公司机密或重要档案的借阅申请，应严格把关，确保借阅行为符合公司规定和保密要求。审核通过后，在《档案借阅申请表》上签署意见，并登记借阅信息。（三）借阅期限1.一般档案的借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.重要档案和涉及公司机密的档案借阅期限应根据具体情况由档案管理部门确定，原则上不得超过[X]个工作日。（四）借阅归还1.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期应办理续借手续。归还档案时，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，确保档案无损归还。2.借阅人在借阅期间应妥善保管档案，不得擅自涂改、损坏、转借或丢失档案。如发现档案丢失或损坏，应及时报告档案管理部门，并承担相应的赔偿责任。（五）档案利用档案管理部门应积极为公司各部门提供档案利用服务，根据工作需要及时提供档案资料。对于利用档案形成的各类文件、报告等资料，应按照档案管理要求进行整理归档，纳入公司档案管理体系。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案保管期限表和公司实际情况，对档案的价值进行评估鉴定。鉴定时应考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，确定档案是否仍具有保存价值。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经公司领导审批后，档案管理部门负责组织实施档案销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。3.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁申请表》、《档案销毁清册》等相关资料归档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化扫描对重要档案和利用率较高的档案进行数字化扫描，扫描图像应清晰、完整，符合档案存储要求。扫描后的电子档案应进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于查询和利用。（三）系统功能模块档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能模块，实现档案管理工作的全流程信息化操作。同时，系统应具备权限管理功能，不同用户根据其工作职责和权限访问相应的档案信息。（四）数据安全与备份加强档案信息化管理系统的数据安全保护，采取数据加密、用户认证、防火墙等技术手段，防止数据泄露和非法访问。定期对档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，确保数据的安全性和可恢复性。九、监督与检查（一）监督机制公司设立档案管理监督小组，定期对档案管理工作进行监督检查，确保档案管理制度的有效执行。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的整理、归档、保管、借阅、鉴定、销毁等环节。2.档案保存环境的安全性，如温度、湿度、防火、防潮、防虫、防盗、防尘等措施的落实情