检察院司法档案管理制度

PAGE检察院司法档案管理制度一、总则（一）目的为加强检察院司法档案管理，确保司法档案的完整、准确、安全和有效利用，保障检察工作的顺利开展，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本院全体检察人员在履行检察职能过程中形成的各类司法档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则司法档案由本院档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映检察工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则采取有效措施确保档案安全，严格保密制度，防止档案信息泄露。4.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本院司法档案管理制度并组织实施。2.负责司法档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。3.建立健全司法档案管理信息系统，实现档案管理的信息化、规范化。4.开展档案利用服务，为检察工作和社会利用提供档案信息支持。5.组织档案业务培训，提高档案管理人员业务素质。（二）业务部门职责1.负责本部门司法档案材料的收集、整理和初步分类，定期向档案管理部门移交。2.配合档案管理部门做好档案的整理、归档、鉴定等工作，提供相关业务资料和信息。3.按照档案管理规定，正确使用和保管档案，不得擅自销毁、涂改、转借档案。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理各项规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、编目、上架、保管等，确保档案质量。3.做好档案的安全保密工作，对档案库房进行定期检查，防止档案损坏、丢失和泄密。4.积极开展档案利用服务，为利用者提供优质高效的服务。5.参与档案业务培训和学术交流活动，不断提高自身业务水平。三、档案收集与整理（一）收集范围1.案件受理材料，包括案件线索来源、受理登记表、交办函等。2.案件审查材料，如证据材料、询问笔录、鉴定意见、法律文书等。3.案件讨论记录、汇报材料、领导批示等。4.案件执行情况材料，如执行通知书、执行回执、结案报告等。5.与案件相关的其他材料，如工作请示、批复、会议纪要等。（二）收集要求1.各业务部门应在案件办理过程中及时收集相关材料，确保材料的完整性和准确性。2.收集的材料应字迹清晰、内容完整，纸张规格符合要求。3.对于电子文件，应按照规定格式和存储要求进行收集，并确保其真实性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同保管期限、密级和类别进行整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分类按照案件性质、年度、保管期限等进行分类。2.编号对每卷档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目编制档案目录，包括案卷号、题名、年度、保管期限、页数、来源等项目。4.装订将整理好的档案材料进行装订，确保整齐牢固。四、档案归档与保管（一）归档时间各业务部门应在案件办结后[X]个月内，将整理好的档案移交档案管理部门归档。（二）归档程序1.业务部门填写档案移交清单，注明档案名称、数量、保管期限等信息。2.档案管理部门对移交的档案进行核对，无误后办理签收手续。3.档案管理部门按照规定对档案进行上架排列，存入档案库房。（三）保管期限司法档案的保管期限分为永久、长期和短期。1.永久保管的档案反映本院主要职能活动和历史面貌的，对本院工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案在较长时间内对本院工作有查考利用价值的档案，保管期限为[X]年。3.短期保管的档案在较短时间内对本院工作有查考利用价值的档案，保管期限为[X]年。（四）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案安全。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。五、档案利用与借阅（一）利用范围1.本院检察人员因工作需要查阅档案。2.有关单位因工作需要查阅档案，须经本院分管领导批准。3.律师及其他诉讼代理人按照规定查阅、复制与案件有关的档案材料。（二）利用方式1.查阅利用者可到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。2.借阅因工作需要借阅档案的，须填写借阅申请表，经部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。（三）利用要求1.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、污损等。2.查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。3.如需复制档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理手续。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人及相关专业人员组成。（二）鉴定标准根据档案保管期限的规定，结合档案的实际价值，对档案进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出鉴定意见。2.档案鉴定小组对档案管理部门提出的鉴定意见进行审核，形成鉴定报告。3.对确无保存价值的档案，经分管领导批准后，予以销毁。（四）销毁要求1.销毁档案应填写销毁清单，注明档案名称、数量、保管期限等信息。2.销毁档案应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。3.销毁清单应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的司法档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。（二）数据录入与维护1.将纸质档案进行数字化扫描，录入档案管理信息系统。录入的数据应准确无误，与纸质档案内容一致。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，确保数据的完整性和时效性。（三）系统功能1.档案检索功能提供多种检索方式，如按关键词、题名、年度、保管期限等进行检索，方便快捷地查找所需档案。2.档案借阅管理功能实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理。3.统计分析功能对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。（四）安全管理1.建立健全档案管理信息系统安全管理制度，加强系统安全防护，防止数据泄露、丢失和被篡改。2.定期对系统进行备份，确保数据安全。八、监督与检查（一）监督检查主体本院纪检监察部门负责对司法档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案管理工作流程的规范性。3.档案的收集、整理、归档、保管、利用等情况。4.档案管理人员的履职情况。（三）检查方式1.定期检查每年至少进行一次全面的档案管理工作检查。2.不定期抽查根据工作需要，