档案文件移交与接收制度

PAGE档案文件移交与接收制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案文件的管理，确保档案文件的完整、准确、系统和安全，实现档案文件的有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门之间档案文件的移交与接收工作，以及公司/组织与外部单位之间涉及档案文件的交接事宜。（三）基本原则1.真实性原则：档案文件应真实反映公司/组织各项活动的实际情况。2.完整性原则：确保档案文件的齐全、完整，不遗漏重要信息。3.准确性原则：档案文件的内容和表述应准确无误。4.系统性原则：对档案文件进行科学分类、整理，保持其内在联系。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案文件进行妥善保管。二、档案文件移交（一）移交范围1.公司/组织在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于合同协议、会议纪要、财务报表、技术资料、人事档案等。2.上级主管部门下发的与公司/组织相关的文件、通知等。3.公司/组织对外报送的重要文件副本。（二）移交时间1.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案文件整理完毕，并向档案管理部门移交。2.对于临时性项目或专项工作，在项目结束或工作完成后的[规定时间]内，相关部门应及时将档案文件移交至档案管理部门。（三）移交要求1.移交的档案文件应按照档案管理部门规定的分类标准进行整理，编制详细的文件目录，目录应包括文件名称、文号、日期、来源等信息。2.档案文件应保持原件的完整性，如有破损、缺失等情况，应进行修复或补充。3.电子档案文件应确保格式正确、内容完整，并按照规定的存储方式和命名规则进行存储。4.移交部门应填写《档案文件移交清单》，详细记录移交档案文件的名称、数量、日期等信息，并由移交人和接收人签字确认。（四）移交流程1.准备阶段移交部门对档案文件进行整理、分类，编制文件目录。填写《档案文件移交清单》。2.移交阶段移交部门将整理好的档案文件及《档案文件移交清单》一并提交给档案管理部门。档案管理部门对移交的档案文件进行核对，如发现问题，及时与移交部门沟通解决。3.确认阶段经核对无误后，移交人和接收人在《档案文件移交清单》上签字确认，完成档案文件的移交手续。三、档案文件接收（一）接收职责档案管理部门负责接收各部门移交的档案文件，并对其进行统一管理。（二）接收流程1.接收准备档案管理部门根据移交部门提交的《档案文件移交清单》，准备接收场地和存储设备。安排专人负责档案文件的接收工作。2.文件核对接收人员按照《档案文件移交清单》对移交的档案文件进行逐一核对，检查文件的数量、完整性、准确性等。核对电子档案文件的格式和内容，确保其可正常读取和使用。3.接收登记如核对无误，接收人员在《档案文件移交清单》上签字，并将档案文件按照规定的分类方法进行存放，同时在档案管理系统中进行登记。对接收的档案文件建立相应的索引和检索目录，方便日后查询和利用。（三）特殊情况处理1.如发现移交的档案文件存在缺失、损坏等问题，接收人员应及时与移交部门联系，要求其限期补充或修复。2.对于不符合档案管理要求的档案文件，接收人员应向移交部门说明原因，并提出整改意见，待整改合格后再予以接收。四、档案文件的整理与归档（一）整理原则1.遵循档案文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.按照档案管理的分类标准进行整理，便于保管和利用。（二）分类方法1.年度分类法：按照文件形成的年度进行分类。2.机构分类法：根据公司/组织内部的部门设置进行分类。3.问题分类法：按照文件的内容所反映的问题进行分类。（三）归档要求1.档案文件应按照分类方法进行排列，同一类别的文件按照时间顺序或重要程度进行排列。2.对每份档案文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。3.编制档案文件的卷内目录，目录应包括文件编号、名称、日期、页码等信息。4.填写档案文件的备考表，记录卷内文件的整理情况、缺损情况及其他需要说明的事项。5.装订档案文件时，应确保整齐、牢固，便于翻阅和保管。五、档案文件的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合档案保管的要求。（二）保管设备1.配备必要的档案存储设备，如档案柜、货架、光盘存储设备等。2.对电子档案文件应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新。（三）保管措施1.建立档案文件保管台账，详细记录档案文件的入库、出库、借阅等情况。2.定期对档案文件进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案文件应及时进行修复或复制。4.严格遵守档案保密制度，对涉及公司/组织机密的档案文件进行专人专柜保管。六、档案文件的利用（一）利用范围公司/组织内部各部门因工作需要，可按照规定查阅、借阅档案文件。外部单位因特殊原因需要查阅、借阅公司/组织档案文件的，应按照相关规定办理审批手续。（二）利用流程1.申请公司/组织内部人员如需查阅、借阅档案文件，应填写《档案文件查阅/借阅申请表》，注明查阅/借阅的目的、内容、时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。外部单位如需查阅、借阅公司/组织档案文件，应提交正式的申请函，并说明查阅/借阅的目的、范围、时间等，经公司/组织相关领导审批同意后，方可办理查阅/借阅手续。2.审批《档案文件查阅/借阅申请表》或申请函提交至档案管理部门后，档案管理部门负责人应根据档案文件的保密级别和利用范围进行审批。对于涉及公司/组织机密的档案文件，审批应更加严格，必要时需经公司/组织高层领导批准。3.查阅/借阅经审批同意后，申请人凭有效证件到档案管理部门查阅/借阅档案文件。档案管理部门工作人员应按照规定为申请人提供必要的协助，并对查阅/借阅的档案文件进行登记。查阅档案文件应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案文件带出。如需借阅，借阅期限一般不得超过[规定天数]，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。（三）利用限制1.查阅、借阅档案文件应严格遵守保密制度，不得泄露档案文件的内容。2.未经档案管理部门同意，不得对档案文件进行拍照、复印、摘录等操作。3.档案文件的利用应仅限于申请时注明的目的，不得用于其他用途。七、档案文件的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关档案保管期限的规定，结合公司/组织的实际情况，对档案文件进行定期鉴定，确保档案文件的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家及公司/组织内部审计人员等组成，负责对档案文件进行鉴定。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作小组根据档案文件保管期限表，对档案文件进行逐件审查，确定其保存价值。2.对于保管期限已满且确无保存价值的档案文件，应提出销毁意见。3.对涉及公司/组织重要权益、机密信息等的档案文件，应适当延长保管期限。（四）销毁流程1.编制销毁清单档案鉴定工作小组对拟销毁的档案文件进行整理，编制《档案文件销毁清单》，清单应包括文件名称、文号、日期、数量等信息。2.审批《档案文件销毁清单》提交至公司/组织相关领导审批，经批准后方可实施销毁。3.销毁实施档案管理部门安排专人负责档案文件的销毁工作，销毁方式可采用焚烧、粉碎等安全可靠的方法。在销毁过程中，应确保档案文件的彻底销毁，防止信息泄露。4.监销销毁工作应有专人监销，监销人员应在销毁现场进行监督，并在《档案文件销毁清单》上签字确认。5.记录存档销毁工作完成后，档案管理部门应将《档案文件销毁清单》及销毁过程记录等资料进行存档，以备查阅。八、监督与检查（一）监督职责公司/组织内部设立档案管理监督机构，负责对档案文件移交与接收制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.档案文件移交与接收的及时性、准确性。2.档案文件的整理、归档、保管情况。3.档案文件利用制度的执行情况。4.档案文件鉴定与销毁工作的规范性。（三）检查方式1.定期检查：档案管理监督机构定期对各部门档案文件管理情况进行全面检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分部门的档案文件管理情况进行不定期抽查。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，档案管理监督机构应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。2.整改完成后，相