畜牧养殖场档案建立制度

PAGE畜牧养殖场档案建立制度一、总则（一）目的为加强畜牧养殖场档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，为养殖场的生产经营、管理决策、疫病防控、质量追溯等提供有力支持，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本养殖场实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本畜牧养殖场内各类档案的管理，包括但不限于养殖生产记录、动物疫病防治档案、饲料与兽药使用档案、种畜禽档案、养殖设备档案、人员档案、财务档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则养殖场设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实准确原则档案内容应如实反映养殖场的生产经营活动、动物养殖过程、疫病防控措施等实际情况，确保档案信息的真实性和准确性。3.完整系统原则全面收集与养殖场相关的各类档案资料，保持档案的完整性和系统性，便于查阅和利用。4.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的安全保管，防止档案信息泄露。严格遵守国家有关保密规定，对涉及商业秘密、技术秘密、动物疫病信息等重要档案进行保密管理。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用价值，为养殖场的各项工作提供及时有效的服务。二、档案管理机构与人员职责（一）档案管理机构设立档案管理室，负责统筹管理本养殖场的各类档案。档案管理室应配备必要的办公设备和档案保管设施，如档案柜、电脑、打印机、复印机、防火设备、防潮设备等。（二）档案管理人员职责1.负责制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等日常管理工作。3.负责档案的保管、维护和安全保密工作，定期检查档案的保管状况，确保档案的安全完整。4.负责档案的查阅、借阅登记和利用服务工作，按照规定为查阅、借阅人员提供档案资料，并做好记录。5.负责档案信息化建设工作，将重要档案信息录入电子档案系统，实现档案信息的数字化管理和远程查询利用。6.负责对各部门档案管理工作进行指导和监督，定期组织档案管理培训，提高档案管理人员的业务水平。7.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁处理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.养殖生产记录包括畜禽存栏、出栏记录，饲料、兽药使用记录，免疫接种记录，疫病监测记录，养殖环境监测记录，生产报表等。2.动物疫病防治档案包括动物疫病诊断报告、疫情处置记录、疫苗接种计划与记录、疫病防控措施落实情况等。3.饲料与兽药使用档案包括饲料和兽药的采购记录、出入库记录、使用记录、库存盘点记录等，以及饲料和兽药的质量检验报告。4.种畜禽档案包括种畜禽品种、来源、数量、繁殖性能、健康状况等信息，以及种畜禽的系谱档案、免疫档案、疫病监测档案等。5.养殖设备档案包括养殖设备的购置合同、发票、使用说明书、维修保养记录、报废处理记录等。6.人员档案包括员工基本信息、劳动合同、培训记录、考核记录、奖惩记录等。7.财务档案包括财务报表、会计凭证、账簿、发票、合同等财务资料。8.其他档案与养殖场生产经营活动相关的其他文件、资料、图片、音像等档案。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、准确、完整收集。2.档案资料应按照规定的格式和内容要求填写，字迹清晰、数据准确、签字盖章齐全。3.对收集到的档案资料应进行初步审核，确保其真实性、完整性和有效性。对不符合要求的档案资料，应及时退回相关部门进行补充或更正。（三）整理方法1.分类按照档案的类别和性质，将收集到的档案资料分为养殖生产记录、动物疫病防治档案、饲料与兽药使用档案、种畜禽档案、养殖设备档案、人员档案、财务档案等大类，再根据具体内容进行细分。2.文件编号为便于档案的管理和查询，对每一份档案资料进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，采用统一的编号规则。例如，养殖生产记录可按照年份+月份+记录类型+流水号的方式进行编号，如202305LC001，表示2023年5月份的养殖生产记录中的第1份。3.装订对纸张较多的档案资料，应进行装订。装订应整齐、牢固，便于翻阅和保存。装订时应去除金属物，采用A4纸规格的档案封面和封底，在左侧装订。4.编目编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和检索。四、档案的保管（一）保管场所档案管理室应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠、防尘、防光、防污染等条件。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案按照档案类别和编号顺序，将纸质档案存放在档案柜中，并在档案柜上标明档案类别和编号范围。对重要的纸质档案，应进行备份保存，可采用复印件或电子扫描件的形式存储在电子档案系统中。2.电子档案建立电子档案管理系统，将各类电子档案资料按照分类目录进行存储。电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。同时，应定期对电子档案进行维护和更新，确保电子档案的完整性和可读性。（三）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案包括养殖场的重要规章制度、财务决算报告、土地使用证、房产证、重大疫病疫情报告及处置记录等，这些档案具有长期保存价值，应永久保管。2.长期保管的档案包括养殖生产记录、动物疫病防治档案、饲料与兽药使用档案、种畜禽档案、养殖设备档案等，保管期限一般为10年至30年。3.短期保管的档案包括人员档案、一般性的财务档案等，保管期限一般为3年至5年。（四）档案清查定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。对清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如补充缺失档案、修复损坏档案、调整保管位置等。同时，应做好清查记录，形成档案清查报告。五、档案的利用（一）查阅与借阅1.内部查阅养殖场内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理室查阅。档案管理人员应按照规定为查阅人员提供档案资料，并做好查阅记录，记录查阅时间、查阅人员姓名、部门、查阅档案名称及编号等信息。2.外部查阅因政府部门监管、合作单位需求等原因需要查阅档案的，应出具单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，经养殖场负责人签字同意后，到档案管理室查阅。档案管理人员应按照规定为查阅人员提供档案资料，并做好查阅记录。查阅过程中，档案管理人员应在场监督，查阅完毕后及时收回档案资料。3.借阅因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借、涂改、损坏、丢失档案。借阅期满后，应及时归还档案资料。档案管理人员应对归还的档案资料进行检查，如发现问题，应及时向借阅人员追究责任。（二）档案复制1.内部复制养殖场内部人员因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制档案的名称、编号、复制份数、复制用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理室办理复制手续。档案管理人员应按照规定为复制人员提供档案资料，并做好复制记录，记录复制时间、复制人员姓名、部门、复制档案名称及编号、复制份数等信息。2.外部复制因政府部门监管、合作单位需求等原因需要复制档案的，应出具单位介绍信或相关证明文件，填写《档案复制申请表》，经养殖场负责人签字同意后，到档案管理室办理复制手续。档案管理人员应按照规定为复制人员提供档案资料，并做好复制记录。复制的档案资料应加盖档案管理室印章，并注明“复制件”字样。（三）档案信息公开涉及养殖场商业秘密、技术秘密、动物疫病信息等重要档案，未经养殖场负责人批准，不得对外公开。如需公开档案信息，应按照国家有关法律法规和养殖场相关规定进行审批，并采取必要的保密措施，确保档案信息的安全。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定定期对保管期满的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。鉴定小组应根据档案的内容、来源、历史价值、现实利用价值等因素，综合判断档案是否已失去保存价值。对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。（二）销毁1.编制销毁清单对经鉴定确定需要销毁的档案，应编制《档案销毁清单》，详细列出档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。销毁清单应经鉴定小组组长签字确认。2.审批《档案销毁清单》报养殖场负责人审批，经批准后方可进行销毁。3.销毁实施档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关部门人员共同监督销毁过程。销毁方式可采用焚烧、粉碎等