卫生院档案管理安全制度

PAGE卫生院档案管理安全制度一、总则1.目的为加强卫生院档案管理的安全性，确保档案资料的完整、准确、系统，有效保护和利用档案资源，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院各科室在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的安全管理。3.基本原则档案管理安全工作遵循预防为主、综合治理、明确责任、严格管理的原则，确保档案不发生丢失、损坏、泄露等安全事故。二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善档案管理安全制度、流程和规范。组织档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保档案的安全有序。定期对档案管理工作进行检查和评估，及时发现和整改安全隐患。负责档案管理设施设备的配备、维护和管理，保障档案存储环境的安全。2.各科室职责各科室负责本科室档案资料的形成、收集、整理和移交工作，确保档案资料的真实、完整。按照档案管理部门的要求，及时将本科室的档案资料移交至档案管理部门，并配合做好档案管理相关工作。严格遵守档案管理安全制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案资料。3.档案管理人员职责认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理安全制度。负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、借阅登记等。定期对档案进行清查盘点，确保档案的数量和质量相符。掌握档案管理设施设备的操作技能，保障档案存储环境的安全稳定。对档案管理工作中发现的问题及时报告，并提出改进建议。三、档案收集与整理安全1.收集要求各科室应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集。收集的档案资料应包括纸质文件、电子文件、图表、声像等各种形式，确保档案的多样性和完整性。对于重要的档案资料，应及时进行备份，防止数据丢失。2.整理规范档案管理人员应按照档案分类标准对收集的档案资料进行整理，确保档案分类准确、编号规范。纸质档案应进行装订、编页，电子档案应进行分类存储，并建立相应的索引目录。在整理档案过程中，应注意保护档案的原始面貌，不得擅自涂改、裁剪、损毁档案资料。四、档案保管安全1.保管场所档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。档案库房应配备必要的消防器材和安全报警装置，并定期进行检查和维护。2.档案存储档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。纸质档案应存放在档案柜中，档案柜应排列整齐，标识清晰。电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份存储。备份存储设备应异地存放，防止数据丢失。3.档案保管期限档案保管期限分为永久、定期（30年、10年）。永久保管的档案包括卫生院的重要文件、会议记录、财务报表、医疗文书等。定期保管的档案应在保管期限届满后，按照规定进行鉴定和销毁。五、档案利用安全1.借阅制度因工作需要借阅档案的人员，应填写借阅申请表，经所在科室负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅档案应在规定的时间内归还，如需延期借阅，应办理延期手续。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、复印、摘录、销毁档案资料。借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量和质量，如有损坏或丢失，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。2.查阅制度查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员应遵守查阅纪律，爱护档案资料。如需复印、摘录档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。3.档案利用登记档案管理部门应建立档案利用登记台账，对档案的借阅、查阅、复印、摘录等利用情况进行详细记录。档案利用登记台账应包括利用时间、利用人员、利用内容、归还时间等信息，以便于查询和统计。六、档案信息化安全1.信息系统安全档案信息化管理系统应具备完善的安全防护措施，包括身份认证、访问控制、数据加密、备份恢复等功能。定期对档案信息化管理系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现和修复安全隐患。加强对档案信息化管理系统的用户管理，设置不同的用户权限，防止未经授权的访问。2.数据安全电子档案数据应进行加密存储，防止数据泄露。定期对电子档案数据进行备份，备份数据应存储在安全的介质上，并异地存放。严格控制电子档案数据的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和处理电子档案数据。3.网络安全档案信息化管理系统应与卫生院内部网络和外部网络进行有效的隔离，防止网络攻击和数据泄露。安装防火墙、入侵检测系统等网络安全设备，对网络流量进行监控和过滤。定期对网络设备进行维护和检查，确保网络的稳定运行。七、档案鉴定与销毁安全1.鉴定工作档案管理部门应定期对到期的档案进行鉴定，确定档案的存毁价值。鉴定工作应由档案管理人员、相关业务人员和档案管理部门负责人组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的保管期限、内容重要性、利用价值等因素，对档案进行全面评估，提出存毁意见。鉴定结果应形成书面报告，经档案管理部门负责人审核后，报卫生院领导批准。2.销毁程序经批准销毁的档案，应编制销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限等信息。销毁档案时，应在档案管理部门负责人和相关监督人员的监督下进行，确保销毁彻底。销毁档案后，应在销毁清册上签字确认，并将销毁清册归档保存。八、档案安全监督与检查1.定期检查档案管理部门应定期对档案管理工作进行安全检查，检查内容包括档案保管场所的安全状况、档案存储情况、档案利用情况、档案信息化安全等。定期检查应形成检查记录，对发现的问题应及时进行整改，并跟踪整改情况。2.专项检查根据档案管理工作的需要，档案管理部门可组织开展专项安全检查，如档案数字化安全检查、档案库房消防设施检查等。专项检查应制定详细的检查方案，明确检查内容、方法和标准，确保检查工作的有效性。3.安全评估档案管理部门应定期对档案管理安全工作进行评估，总结经验教训，发现存在的问题和不足，提出改进措施和建议。安全评估结果应作为档案管理工作考核和改进的重要依据。九、档案安全事故应急处置1.应急预案制定档案管理部门应制定档案安全事故应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急处置程序、保障措施等内容。应急预案应定期进行演练和修订，确保其有效性和可操作性。2.应急处置措施发生档案安全事故时，应立即启动应急预案，采取有效的应急处置措施，保护档案资料的安全。如发生火灾，应立即组织人员疏散，使用消防器材进行灭火，并及时报警。如发生水灾，应及时转移档案资料，采取排水、除湿等措施，减少损失。如发生档案丢失、损坏、泄露等事故，应及时查明原因，采取补救措施，并向上级主管部门报告。3.事故调查与处理档案安全事故发生后，应成立