档案局技防系统查询制度

PAGE档案局技防系统查询制度一、总则（一）目的为加强档案局技防系统的管理，规范查询行为，确保档案信息的安全与合理利用，依据相关法律法规和行业标准，制定本查询制度。（二）适用范围本制度适用于档案局内部工作人员以及因工作需要经授权的外部单位或个人对技防系统相关信息的查询活动。（三）基本原则1.依法依规原则：查询行为必须严格遵守国家法律法规以及档案局的相关规定。2.安全保密原则：确保档案信息在查询过程中的安全性和保密性，防止信息泄露。3.权限明确原则：明确不同人员的查询权限，杜绝越权查询。4.记录留痕原则：对每一次查询行为进行详细记录，以便追溯和监督。二、查询主体与权限（一）内部工作人员1.档案管理人员负责日常档案管理工作的人员，有权查询与其职责相关的档案信息，包括档案的存储位置、状态、借阅记录等。权限范围涵盖其所负责管理的档案类别及区域。2.业务经办人员因业务办理需要，可查询与其业务相关的特定档案信息。例如，负责档案整理的人员可查询需要整理的档案清单及相关元数据；负责档案统计的人员可查询相关数据统计所需的基础档案信息。3.审批人员对档案借阅、利用等申请进行审批的人员，有权查询申请相关的档案信息，以核实申请的真实性和必要性。例如，审批档案查阅申请时，可查询申请查阅的档案内容摘要等信息。（二）外部单位或个人1.司法机关持有效法律文书（如调查令、判决书等），可按照法律规定的程序查询档案局技防系统中与其案件相关的档案信息。查询范围仅限于涉案档案，且必须严格遵守相关法律规定的保密要求。2.行政机关因行政管理需要，经档案局批准，可查询特定范围内的档案信息。例如，相关部门为进行政策研究、项目审批等工作，在提供必要的证明文件和申请手续后，可查询有关政策依据、项目历史档案等信息。3.其他经授权的单位或个人经档案局领导批准，并签订保密协议后，可在限定的范围内查询相关档案信息。例如，因合作项目需要查阅特定档案的合作单位人员，需按照规定流程申请，获批后在档案局指定人员监督下进行查询。三、查询流程（一）内部查询流程1.提出申请内部工作人员如需查询技防系统信息，应填写《档案局技防系统查询申请表》，详细说明查询目的、查询内容范围等。申请表由申请人所在部门负责人签字确认，以确保查询申请的合理性和必要性。2.审批将填写完整的申请表提交至档案管理部门负责人进行审批。审批人员根据申请人的权限范围以及查询内容的必要性进行审核，如申请符合规定，予以批准；如不符合要求，应注明原因并退回申请。3.查询操作经批准的申请，由档案管理部门指定专人负责在技防系统中进行查询操作。查询人员应严格按照批准的范围进行查询，不得擅自扩大查询内容。查询过程中，系统应自动记录查询时间、查询人员、查询内容等详细信息。4.结果反馈查询完成后，查询人员应及时将查询结果反馈给申请人。如查询结果涉及纸质档案，应按照规定办理借阅或复印等手续，并做好相关记录。（二）外部查询流程1.申请受理外部单位或个人向档案局提交查询申请时，应提供有效的证明文件，如司法机关的法律文书、行政机关的介绍信等。档案局档案管理部门对申请材料进行初步审核，确认申请的合法性和完整性。2.审核与批准将申请材料提交至档案局领导进行审核批准。领导根据具体情况，综合考虑查询目的、对档案信息安全的影响等因素，决定是否批准查询申请。如批准，应明确查询范围、期限等要求。3.签订协议（针对其他经授权的单位或个人）对于其他经授权的单位或个人，在批准查询申请后，需签订保密协议。协议应明确双方的权利义务、保密责任、违约责任等内容，确保档案信息安全。4.查询实施按照领导批准的要求，由档案局指定专人陪同外部查询人员进行查询操作。陪同人员应全程监督查询过程，确保查询行为符合规定，防止信息泄露。查询过程中的系统记录同内部查询要求。5.结果提供与后续跟踪查询结束后，根据批准的范围，向外部单位或个人提供查询结果。对于司法机关等有后续需求的，应按照相关法律程序配合做好后续工作。同时，对外部查询情况进行跟踪记录，确保档案信息安全无隐患。四、查询记录与档案管理（一）查询记录要求1.系统自动记录技防系统应具备完善的查询记录功能，对每一次查询操作进行详细记录，包括查询时间、查询人员身份标识（内部人员工号、外部人员单位及身份信息）、查询内容、查询结果等。2.纸质记录补充对于内部查询，除系统记录外，查询申请表应作为纸质记录进行存档，保存期限按照档案管理规定执行。对于外部查询，除系统记录和保密协议外，申请材料、批准文件等应一并整理归档，以备查阅。（二）档案管理与保密1.查询结果档案管理查询结果涉及纸质档案的，按照档案借阅、复印等管理规定进行操作，办理相关手续后，对纸质档案进行妥善保管，确保其安全与完整。查询结果以电子形式存在的，应进行备份存储，并按照档案存储要求进行分类管理，设置相应的访问权限。2.保密措施所有参与查询工作的人员，包括内部工作人员和外部查询人员，均应严格遵守保密规定。严禁将查询结果泄露给无关人员，不得在非工作场所谈论查询内容。对于涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的档案，应采取更高等级的保密措施，如加密存储、专人专管等。五、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门自查档案管理部门定期对技防系统查询记录进行自查，检查查询行为是否符合规定流程，查询权限是否正确使用，记录是否完整准确等。每月至少进行一次全面自查，并形成自查报告，对发现的问题及时进行整改。2.内部审计监督单位内部审计部门定期对技防系统查询制度的执行情况进行审计。审计内容包括查询流程的合规性、查询记录的真实性与完整性、档案信息安全措施的有效性等。每年至少开展一次专项审计，并出具审计报告。（二）外部监督1.接受上级部门检查档案局接受上级档案管理部门的监督检查，积极配合提供相关查询记录、制度执行情况等资料。对于上级部门提出的意见和建议，认真落实整改，不断完善查询制度和管理工作。2.社会监督（如有需要）在符合法律法规和保密要求的前提下，如有必要，可接受社会公众的监督。通过设立举报渠道、公开监督电话等方式，鼓励社会各界对档案局技防系统查询工作中的违规行为进行举报，及时核实处理举报信息，维护档案信息安全和查询制度的严肃性。六、违规处理（一）违规行为界定1.越权查询未按照规定的查询权限进行查询操作，擅自查询超出自身权限范围的档案信息。2.泄露信息将查询结果泄露给无关人员，或违反保密规定在非工作场所谈论查询内容，导致档案信息泄露风险。3.虚假申请内部工作人员或外部单位/个人提供虚假的查询申请材料，骗取查询权限。4.违反查询流程不按照规定的查询流程进行申请、审批、操作等，如未填写申请表、未经过审批擅自查询等。（二）处理措施1.警告与批评对于初次发生轻微违规行为的内部工作人员，给予警告批评，责令其立即改正，并在全局范围内进行通报。对于外部单位或个人，发出书面警告，要求其严格遵守查询制度，如再次违规将采取进一步措施。2.暂停查询权限对于多次违规或违规情节较为严重的内部工作人员，暂停其查询权限[X]个月，期间不得进行任何查询操作。对于外部单位或个人，暂停其本次查询申请所涉及的查询权限，并要求其重新提交申请，经严格审核通过后方可恢复查询。3.法律责任追究对于因违规行为导致档案信息泄露，给档案局或相关单位/个人造成损失的，依法追究其法律责任。涉及犯罪行为的，移交司法机关处理。七、附则（一）解释权本制度由档案局负