看守所规范档案管理制度

PAGE看守所规范档案管理制度一、总则（一）目的为加强看守所档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在看守所工作中的作用，依据国家有关法律法规及档案管理行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于看守所全体工作人员在档案的收集、整理、保管、利用等各项工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：看守所档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或人员负责，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则：档案内容必须真实反映看守所工作实际情况，保证档案的完整性，不得遗漏重要信息。3.安全保密原则：加强档案安全防护措施，确保档案不丢失、不损坏、不泄密，严格限制档案的查阅和使用范围。4.方便利用原则：在确保档案安全保密的前提下，充分考虑档案利用需求，简化手续，提高档案利用效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置看守所应设立专门的档案管理室，配备必要的档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定看守所档案管理制度并组织实施。2.负责看守所各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化和标准化。3.建立健全档案保管制度，做好档案的安全保管工作，定期对档案进行检查、清点和维护，确保档案的安全完整。4.负责档案的查阅、借阅和利用工作，按照规定办理查阅、借阅手续，及时提供所需档案资料，并做好登记和跟踪服务。5.开展档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的数字化管理和共享，提高档案管理工作效率和服务水平。6.对看守所各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。7.做好档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁，并做好记录。8.收集和整理与看守所工作相关的资料，建立档案信息资源库，为看守所工作提供参考和依据。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.收押档案：包括犯罪嫌疑人、被告人的基本情况登记表、拘留证、逮捕证、入所健康检查表、收押登记表等。2.案件档案：与看守所办理案件相关的各类材料，如提讯证、提解证、换押证、法律文书送达回执、案件处理情况记录等。3.监管档案：看守所日常监管工作形成的档案，如巡视记录、谈话教育记录、安全检查记录、突发事件处置记录等。4.教育改造档案：对在押人员进行教育改造的相关材料，如教育计划、教案、学习记录、考核成绩等。5.生活卫生档案：涉及在押人员生活卫生管理的档案，如伙食账目、医疗记录、卫生防疫记录等。6.人事档案：看守所工作人员的个人档案，包括履历表、考核表、任免文件、奖惩记录等。7.财务档案：看守所财务收支、经费管理等方面的档案，如会计凭证、账簿、报表等。8.其他档案：与看守所工作有关的其他各类文件、资料、图表等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门形成的各类文件材料，并定期移交档案管理部门。2.收集的档案应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备，载体应符合档案保管要求。3.对于重要档案或特殊载体档案，应采取特殊保护措施，确保档案的安全完整。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类，确保分类科学合理，便于查找和管理。一般可分为收押、案件、监管、教育改造、生活卫生、人事、财务、其他等几大类，每大类下再根据实际情况细分若干小类。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和检索。编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速查找和了解档案内容。档案目录应打印成册，并建立电子目录数据库。4.装订：对纸张档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式，不得使用金属钉。5.上架：将整理好的档案按照编号顺序上架存放，排列应整齐有序，便于查找和取用。同时，应建立档案存放位置索引，注明每类档案的存放架位和层号。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁卫生，温度适宜，相对湿度应控制在40%60%之间。3.档案存放应使用专门的档案柜或货架，档案柜应坚固耐用，排列整齐有序，并标注档案类别和编号。（二）保管期限1.根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括看守所的重要文件、法规性文件、历史记录、重大案件档案等。3.长期保管的档案保管期限一般为30年，主要包括较为重要的案件档案、监管工作记录、教育改造资料等。4.短期保管的档案保管期限一般为10年，主要包括一般性的文件材料、日常工作记录等。（三）定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、完好程度、保管环境等。2.每月应对档案库房进行一次全面检查，查看档案是否有受潮、发霉、虫蛀、鼠咬等情况，发现问题及时处理。3.每年应对档案进行一次清点核对，确保档案的数量准确、存放位置无误。4.检查和清点情况应做好记录，发现问题应及时报告并采取相应措施进行处理。（四）安全防护措施1.档案库房应安装防火、防盗报警装置，配备必要的灭火器材，确保档案安全。2.对电子档案应采取数据备份、加密存储等安全措施，防止数据丢失或被篡改。3.严格限制无关人员进入档案库房，档案管理人员离开库房时应关好门窗，切断电源。4.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止因人为疏忽导致档案安全事故。五、档案的利用（一）利用范围1.看守所内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅、借阅相关档案。3.其他经看守所批准的单位或个人因特殊需要查阅、借阅档案。（二）利用手续1.看守所内部工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅（借阅）申请表》，注明查阅（借阅）目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅（借阅）手续。2.司法机关、行政执法部门查阅、借阅档案，应出具单位介绍信和相关法律文书，注明查阅（借阅）内容和范围，经看守所领导批准后，由档案管理部门办理查阅（借阅）手续。3.其他单位或个人查阅、借阅档案，应提交书面申请，说明查阅（借阅）理由和档案需求，经看守所审核批准后，办理查阅（借阅）手续。4.档案管理部门应对查阅（借阅）申请进行审核，符合条件的予以办理，并登记查阅（借阅）时间、档案名称、查阅（借阅）人等信息。5.查阅（借阅）档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案管理部门。如需带出，应经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续，限期归还。（三）利用限制1.涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅和使用范围。2.对重要档案的查阅和使用，应实行审批制度，确保档案的安全和合理利用。3.查阅（借阅）档案时，不得在档案上涂改、圈划、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料。如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门同意，并注明出处。4.查阅（借阅）人员应按时归还档案，如因特殊情况需要延期归还，应提前办理续借手续。逾期未还的，档案管理部门应及时催还。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人和相关专业人员组成，负责对档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际保存价值，对档案进行鉴定。2.已过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁；仍有保存价值的档案，应继续保存。3.对涉及重要历史事件、重大案件、重要人物等具有特殊意义的档案，应延长保管期限或永久保存。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对档案进行全面审查，逐卷逐件分析档案的保存价值，提出鉴定意见。2.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。3.《档案销毁清册》经档案鉴定小组组长审核签字后，报看守所领导批准。（四）销毁实施1.经批准销毁的档案，应在指定地点由专人负责监销。2.销毁档案可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程应做好记录，监销人、销毁人应在《档案销毁清册》上签字确认。4.《档案销毁清册》应永久保存，作为档案管理工作的重要资料。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立看守所档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段，提高档案管理工作效率，提升档案服务水平，为看守所工作提供更加便捷、高效的信息支持。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理要求，将纸质档案内容录入档案管理信息系统，确保数据准确、完整。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护，及时更新档案信息，保证数据的时效性和准确性。3.建立数据备份制度，定期对档案数据进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。（三）系统安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，严格控制用户对系统的访问。2.安装防火墙、杀毒软件等安全防护软件，定期进行病毒查杀和系统漏洞扫描，确保系统安全稳定运行。3.制定系统应急处理预案，应对可能出现的系统故障