学校档案规范化管理制度

PAGE学校档案规范化管理制度一、总则（一）目的为加强学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级、各班级以及全体教职工和学生形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案实行集中统一管理，由学校档案管理部门负责统筹协调全校档案工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则：全面收集、整理学校在教学、科研、管理、服务等活动中形成的各类档案，确保档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案，采取有效保密措施，防止档案信息泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为学校各项工作和师生利用档案提供便利。二、档案管理机构与职责（一）档案管理部门学校设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责全校档案的集中管理和业务指导。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理规章制度并组织实施。2.负责全校档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案实体安全。5.按照规定做好档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，经批准后进行销毁处理。6.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.对全校各部门的档案工作进行业务指导、监督和检查，定期开展档案工作培训和交流活动，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门兼职档案员学校各部门设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。其主要职责包括：1.负责收集、整理本部门在工作中形成的各类文件材料，按照学校档案管理部门的要求进行分类、装订，并定期移交学校档案管理部门。2.协助学校档案管理部门开展档案整理、编目等工作，提供有关档案信息和资料。3.负责本部门档案的日常保管和利用工作，确保档案的安全和完整。4.接受学校档案管理部门的业务指导和监督检查，参加档案工作培训和交流活动，提高档案管理能力。三、档案的分类与编号（一）档案分类学校档案分为党群、行政、教学、科研、学生、教师业务、基建、设备、财会、声像、实物等十一大类。具体分类如下：1.党群类：主要包括学校党组织建设、党员管理、宣传工作、纪检监察、统战工作、群团工作等方面形成的文件材料。2.行政类：主要包括学校行政管理工作中形成的各类文件材料，如学校规划、工作计划、工作总结、会议纪要、规章制度、人事任免、行政事务处理等方面的文件。3.教学类：主要包括学校教学管理、教学实践、教学研究、专业建设、课程建设、教材建设、教学评估等方面形成的文件材料。4.科研类：主要包括学校科研项目管理、科研成果管理、学术交流、科研机构建设等方面形成的文件材料。5.学生类：主要包括学生学籍管理、学生奖惩、学生资助、学生就业、学生思想政治教育等方面形成的文件材料。6.教师业务类：主要包括教师教学业务档案、教师科研业务档案、教师培训档案、教师考核档案等方面形成的文件材料。7.基建类：主要包括学校基本建设项目规划、设计、施工、验收等过程中形成的文件材料，如项目可行性研究报告、初步设计文件、施工图、工程变更记录、竣工验收报告等。8.设备类：主要包括学校教学、科研、行政等设备的购置、使用、维护、报废等方面形成的文件材料，如设备购置合同、设备清单、设备操作规程、设备维修记录、设备报废审批表等。9.财会类：主要包括学校财务预算、决算、会计凭证、会计账簿、财务报表等方面形成的文件材料。10.声像类：主要包括学校在教学、科研、管理等活动中形成的照片、录音、录像、光盘等声像资料。11.实物类：主要包括学校在各类活动中获得的奖杯、奖牌、证书、锦旗等实物档案。（二）档案编号为便于档案的管理和检索，对每一类档案进行编号。编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式，具体如下：1.年度：采用公元纪年，取四位数字表示，如“2023”。2.类别代码：按照上述档案分类，分别用两位字母表示各类档案，如“党群类”用“DQ”表示，“行政类”用“XZ”表示，以此类推。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。例如，一份2023年形成的党群类档案，其编号为“2023DQ001”。四、档案的收集与整理（一）收集范围学校各部门、各年级、各班级以及全体教职工和学生应按照本制度规定，及时收集在工作、学习和生活中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。收集范围包括但不限于以下方面：1.上级机关下发的与本校有关的文件、指示、通知等。2.本校制定的规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要、统计报表等。3.本校召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、记录等。4.本校开展教学、科研、管理、服务等活动形成的文件材料，如教学大纲、教案、课件、科研项目申请书、研究报告、实验记录、管理文件、服务记录等。5.本校教职工的人事档案、工资档案、考核档案、奖惩档案等。6.本校学生的学籍档案、成绩档案、奖惩档案、毕业档案等。7.本校基本建设项目、设备购置项目等形成的文件材料。8.本校在对外交流、合作办学、社会服务等活动中形成的文件材料。9.本校获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗等实物档案。10.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应定期收集本部门的文件材料，确保文件材料的及时归档。一般应在次年上半年将上一年度形成的文件材料整理完毕并移交学校档案管理部门。2.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应及时收集、整理，并在活动结束或项目完成后一个月内移交学校档案管理部门。3.收集的文件材料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备，载体应符合档案保管要求。4.对电子文件的收集，应确保其真实性、完整性和可读性，按照规定格式和要求进行存储，并定期进行备份。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理工作包括分类、组卷、编目等环节。1.分类：按照本制度规定的档案分类标准，对收集到的文件材料进行分类。2.组卷：将同一类别的文件材料按照一定的原则和方法进行组卷。组卷应遵循以下原则：遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，将重要的、具有保存价值的文件材料优先组卷。便于保管和利用，每卷厚度适中，一般不超过20mm。卷内文件应排列有序，按照文件的重要程度、时间顺序等进行排列。3.编目：对每卷档案进行编目，编制卷内文件目录。卷内文件目录应包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目，填写应准确、规范。五、档案的保管与保护（一）档案库房建设学校应设立专门的档案库房，档案库房应符合国家有关档案保管的标准和要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能。档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。（二）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行处理，并报告上级主管部门。2.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全和可用。4.档案库房应保持清洁卫生，温度、湿度应符合规定要求。温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（三）档案保护措施1.采取有效的防火措施，档案库房应安装火灾自动报警系统和灭火设备，严禁在档案库房内吸烟和使用明火。2.加强防盗措施，档案库房应安装防盗门窗、监控设备等，确保档案库房的安全。3.做好防潮、防虫、防鼠工作，档案库房应配备除湿机、防虫药品、防鼠器材等，定期对档案进行检查和处理。4.防止档案受到光照和污染，档案库房应采用防光窗帘、遮光灯具等，避免档案直接暴露在阳光下。同时，应保持档案库房的清洁卫生，防止灰尘、污渍等对档案造成污染。六、档案的利用与借阅（一）利用原则档案利用应遵循方便利用、服务师生、确保安全的原则，在不违反国家法律法规和学校保密规定的前提下，为学校各项工作和师生提供优质高效的档案服务。（二）利用方式1.查阅：师生因工作、学习等需要，可以到学校档案管理部门查阅档案。查阅档案时，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、查阅内容等，并经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，并经档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，档案管理人员应向借阅人当面点清档案数量，并告知借阅人应遵守的保密规定和归还期限。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制：师生因工作需要，可以申请复制部分档案内容。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。复制的档案应与原件内容一致，加盖档案管理部门印章后生效。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。登记内容包括利用日期、利用人姓名、利用目的、利用内容、审批人等信息。档案利用登记记录应妥善保管，以备查询。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、区别对待、确保重点、便于利用的原则，根据档案的保存价值和现实利用需求，对档案进行科学合理的鉴定。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法档案鉴定工作应采取直接鉴定法，即对每份档案进行逐件审查，分析其内容和形式，判断其保存价值。鉴定时，应综合考虑档案的来源、形成时间、内容重要程度、历史参考价值、现实利用需求等因素。（四）保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分标准如下：1.永久保管：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。长期保管期限一般为30年。3.短期保管：凡是在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管。短期保管期限一般为10年。（五）销毁程序经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁处理。销毁程序如下：1.档案管理部门编制《档案销