儿童康复科档案管理制度

PAGE儿童康复科档案管理制度一、总则（一）目的为加强儿童康复科档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在儿童康复工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于儿童康复科的各类档案管理，包括但不限于患儿病历档案、康复治疗记录档案、教学科研档案、行政管理档案等。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：儿童康复科档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映儿童康复工作的实际情况。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，保护患儿及其家属的隐私，确保档案信息不被泄露。4.方便利用原则：档案管理应便于查找、调阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门及人员设置设立儿童康复科档案管理室，配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.严格执行档案管理制度，确保档案的安全和保密。3.定期对档案进行检查、核对，发现问题及时处理。4.积极为儿童康复工作提供档案信息服务，协助各部门查阅和利用档案。5.负责档案管理设备的维护和管理，保证档案管理工作的正常开展。（三）各部门职责1.临床科室负责本科室患儿病历档案、康复治疗记录档案等的收集、整理和初步审核，并按时移交档案管理室。2.教学科研部门负责教学科研档案的收集、整理和归档，并配合档案管理室做好相关工作。3.行政管理部门负责行政管理档案的收集、整理和归档，并监督档案管理制度的执行情况。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.患儿病历档案：包括门诊病历、住院病历、诊断证明、检查检验报告、康复评估报告等。2.康复治疗记录档案：包括康复治疗计划、治疗记录、治疗效果评估等。3.教学科研档案：包括教学计划、教案、教学课件、科研项目申报书、研究报告、学术论文等。4.行政管理档案：包括科室工作计划、总结、会议记录、考勤记录、财务报表等。5.其他与儿童康复工作相关的档案资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子档案，应确保其存储格式的兼容性和可读性，并进行备份保存。（三）整理方法1.分类整理：按照档案的类别和性质进行分类，如病历档案、康复治疗记录档案、教学科研档案、行政管理档案等。2.编号编目：对每一类档案进行编号，并编制目录，便于查找和管理。3.装订成册：对于纸质档案，应进行装订成册，确保档案的整齐和牢固。4.数字化处理：对重要档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，提高档案管理的效率和利用价值。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.各部门收集整理好的档案资料，应定期移交档案管理室。2.档案管理室对移交的档案进行审核、登记，确认无误后进行归档。3.归档后的档案应按照类别和时间顺序排列，存放于专门的档案柜中。（二）保管期限1.患儿病历档案：长期保存。2.康复治疗记录档案：保存期限不少于[X]年。3.教学科研档案：根据档案的性质和重要程度确定保管期限，一般为[X]年至长期保存。4.行政管理档案：保存期限不少于[X]年。（三）保管要求1.档案管理室应保持清洁、干燥、通风，温度和湿度应符合国家有关标准。2.档案应存放于专门的档案柜中，分类存放，标识清晰。3.定期对档案进行检查、核对，发现档案损坏、变质等情况应及时处理。4.对电子档案应进行定期备份，存储于安全可靠的存储介质中，并异地存放。5.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。五、档案的查阅与借阅（一）查阅程序1.因工作需要查阅档案的人员，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容和查阅时间等。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，交档案管理室审核。3.档案管理室根据申请内容，确定查阅范围，并安排专人陪同查阅。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案管理室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并登记备案。（二）借阅程序1.因工作需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容和借阅时间等。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，交档案管理室审核。3.档案管理室根据申请内容，确定借阅范围，并办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录或销毁档案内容。借阅期满后应及时归还档案管理室。（三）查阅、借阅纪律1.查阅、借阅人员应严格遵守档案管理制度，爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或折叠。2.查阅、借阅人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。如因工作需要引用档案内容，应注明档案来源。3.查阅、借阅人员应按时归还档案，如逾期不还，档案管理室有权收回档案，并视情节轻重给予相应处理。六,档案的统计与鉴定（一）统计工作1.档案管理室应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期对档案统计数据进行分析，为档案管理工作提供决策依据。3.按照国家有关规定，及时向上级主管部门报送档案统计报表。（二）鉴定工作1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。3.档案鉴定小组根据档案的价值和保管期限，对档案进行逐卷审查，提出存毁意见。4.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，经科室负责人审核，报上级主管部门批准后，由档案管理室会同相关部门进行销毁，并在《档案销毁清册》上签字确认。七、档案的安全与保密（一）安全管理1.档案管理室应配备必要的安全防护设备，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施。2.加强对档案管理室的安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.严格执行档案管理人员的安全操作规程，确保档案管理工作的安全。（二）保密管理1.档案管理人员应严格遵守国家有关保密法律法规，保守档案机密。2.对涉及患儿及其家属隐私的档案信息，应严格保密，不得泄