广人事档案管理方案制度

PAGE广人事档案管理方案制度一、总则（一）目的为加强公司人事档案管理，确保人事档案的真实、完整、安全和有效利用，特制定本方案制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案应如实反映员工的个人信息、工作经历、业绩表现等情况。2.完整性原则：确保档案材料齐全，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格保护员工人事档案信息，防止信息泄露。4.规范化原则：按照规定的流程和标准进行档案管理操作。二、档案内容（一）个人基本信息包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。（二）学历学位材料学历证书、学位证书、成绩单等。（三）工作经历材料劳动合同、离职证明、工作业绩报告、培训记录等。（四）考核评价材料绩效考核表、年度评价表、奖惩记录等。（五）薪资福利材料工资条、奖金发放记录、社保缴纳记录等。（六）职业资格证书材料各类职业资格证书、专业技术职称证书等。（七）党团材料入党申请书、入党志愿书、团组织关系证明等。（八）其他材料如体检报告、荣誉证书、重要工作成果证明等。三、档案收集与整理（一）收集渠道1.员工入职时，由本人提交相关档案材料。2.人力资源部门定期向各部门收集员工的工作业绩、考核评价等材料。3.员工晋升、调动、离职等时，相关部门及时提供相应材料。（二）整理要求1.对收集到的档案材料进行分类、排序。2.去除重复、无效的材料。3.对破损、褪色的材料进行修复或复制。4.按照规定的格式和顺序装订成册。四、档案保管（一）保管场所设立专门的人事档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式。2.纸质档案按照类别和时间顺序存放，便于查找。3.电子档案进行备份存储，确保数据安全。（三）定期检查1.每月对档案进行一次外观检查，查看是否有损坏、丢失等情况。2.每年对档案进行一次全面清查，核实档案内容的完整性和准确性。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.人力资源部门工作人员因工作需要可查阅员工人事档案。2.公司领导因工作需要可查阅相关员工人事档案。3.其他部门因工作需要查阅档案，需经人力资源部门负责人批准。（二）查阅流程1.查阅人填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等。2.申请表经批准后，由档案管理人员陪同查阅。3.查阅人不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。（三）借阅权限1.因特殊情况需要借阅人事档案的，需经公司分管领导批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，需办理续借手续。（四）借阅流程1.借阅人填写《人事档案借阅申请表》，经批准后到档案管理人员处办理借阅手续。2.档案管理人员对借阅档案进行登记，注明借阅时间、借阅人、归还时间等。3.借阅人应妥善保管档案，按时归还，如出现档案丢失、损坏等情况，由借阅人承担相应责任。六、档案转递（一）转递原因1.员工离职、调动到其他单位。2.档案管理机构调整等原因需要转递档案。（二）转递流程1.人力资源部门根据员工离职或调动情况，开具《人事档案转递通知单》。2.将通知单及档案材料密封后，通过机要交通或专人送取的方式转递至接收单位。3.接收单位收到档案后，应及时将回执寄回公司人力资源部门。七、档案信息化管理（一）系统建设建立人事档案管理信息系统，实现档案信息的电子化录入、存储、查询、统计等功能。（二）数据录入1.档案管理人员按照规定的格式和要求，将纸质档案内容录入系统。2.对新产生的档案材料及时进行电子化处理。（三）数据安全1.采取数据加密、备份等措施，确保系统数据安全。2.设定不同的用户权限，防止数据被非法访问和篡改。八、档案管理人员职责（一）档案收集与整理负责收集、整理员工人事档案材料，确保档案的完整性和准确性。（二）档案保管妥善保管人事档案，做好档案库房的安全管理工作。（三）档案查阅与借阅管理按照规定办理档案查阅与借阅手续，监督查阅与借阅情况。（四）档案转递负责办理人事档案的转递事宜，确保档案安全送达。（五）档案信息化管理维护人事档案管理信息系统，保证系统正常运行和数据准确。九、监督与考核（一）监督机制1.公司内部设立监督小组，定期对人事档案管理工作进行检查。2.接受员工对档案管理工作的监督和投诉，及时处理相关问题。（二）考核办法1.制定人事档案管理工作考核指标，对档案管理人员进行考核。2.考核结果与档案管理人员的绩